IATF16949程序文件14信息沟通管理程序

IATF16949程序文件14信息沟通管理程序
1、目的
为了确保公司内部和外部的信息能够及时、准确、有效地传递和交流，以支持公司的运营和决策，特制定本信息沟通管理程序。

2、适用范围
本程序适用于公司内部各部门之间、公司与供应商、客户、认证机构等相关方之间的信息沟通管理。

3、职责
31 信息管理部门
负责制定和维护信息沟通管理程序，收集、整理、分析和传递公司内部和外部的信息，为公司决策提供支持。

32 各部门
负责本部门内部和与其他部门之间的信息沟通，及时向信息管理部门反馈相关信息。

33 管理层
负责审批重要的信息沟通决策，确保信息沟通符合公司的战略和目标。

4、信息分类
41 内部信息
包括公司的方针、目标、战略规划、年度计划、管理制度、工作流程、质量目标完成情况、生产计划完成情况、设备运行情况、人员培
训情况等。

42 外部信息
包括客户需求、市场动态、竞争对手信息、法律法规和标准的变化、供应商信息、行业协会信息、认证机构信息等。

5、信息沟通方式
51 内部沟通方式
511 会议
定期召开管理层会议、部门会议、项目会议等，讨论和决策公司的
重要事项。

512 报告
各部门定期向管理层提交工作报告，包括月度报告、季度报告和年
度报告。

513 邮件
公司内部使用电子邮件进行日常工作的沟通和信息传递。

514 公告栏
在公司内部设置公告栏，发布公司的重要通知和信息。

515 即时通讯工具
使用即时通讯工具，如企业微信、钉钉等，进行实时沟通。

52 外部沟通方式
521 电话
与客户、供应商、认证机构等通过电话进行沟通。

522 邮件
与外部相关方通过电子邮件进行沟通。

523 拜访
定期拜访客户和供应商，了解需求和反馈。

524 商务谈判
与供应商进行商务谈判，确定合作条款。

525 参加行业会议和展会
了解行业动态和竞争对手信息。

6、信息收集
61 内部信息收集
各部门指定专人负责收集本部门的信息，并按照规定的时间和格式向信息管理部门提交。

62 外部信息收集
信息管理部门通过市场调研、网络搜索、参加行业会议等方式收集外部信息。

7、信息整理和分析
71 信息管理部门对收集到的信息进行整理和分类，去除无效和重复的信息。

72 对整理后的信息进行分析，提取有价值的信息，形成分析报告。

8、信息传递
81 信息管理部门根据信息的重要性和紧急程度，选择合适的方式将信息传递给相关部门和人员。

82 对于重要的信息，需经管理层审批后传递。

9、信息反馈
91 接收信息的部门和人员应及时对信息进行处理，并将处理结果反馈给信息管理部门。

92 信息管理部门对反馈的信息进行跟踪和评估，确保信息得到有效处理。

10、信息保密
101 对于涉及公司机密的信息，应严格按照公司的保密制度进行管理。

102 员工在信息沟通过程中应遵守保密原则，不得泄露公司机密。

11、监督和检查
111 信息管理部门定期对信息沟通的情况进行监督和检查，确保信息沟通的有效性和及时性。

112 对发现的问题及时提出整改措施，并跟踪整改情况。

12、记录保存
121 信息沟通的相关记录应按照公司的记录管理程序进行保存，保存期限不少于规定的时间。

122 记录包括会议记录、报告、邮件、传真等。

13、培训和意识提升
定期对员工进行信息沟通管理的培训，提高员工的信息沟通意识和能力。

14、持续改进
141 信息管理部门定期对信息沟通管理程序进行评审，根据公司的发展和实际运行情况进行修改和完善。

142 鼓励员工提出信息沟通管理的改进建议，不断优化信息沟通流程和方式。

通过以上信息沟通管理程序的实施，公司能够实现内部和外部信息的高效传递和交流，提高公司的运营效率和决策水平，为公司的持续发展提供有力支持。