高校实验室信息统计上报中的问题及对策

高校实验室信息统计上报中的问题及对策
陈恺思
【摘要】高校实验室信息统计上报是教育部统一部署的高校实验室管理的一项基础性工作,文章结合湛江师范学院实验室信息统计上报工作的实践,剖析了目前实验信息统计上报过程中存在的问题,并就如何解决这些问题作了初步探讨.
【期刊名称】《湛江师范学院学报》
【年(卷),期】2010(031)006
【总页数】4页(P169-172)
【关键词】高校;实验室;信息统计上报
【作者】陈恺思
【作者单位】湛江师范学院,实验教学管理处,广东,湛江,524048
【正文语种】中文
【中图分类】G424.31
高校实验室信息统计工作是衡量一个学校办学水平、管理水平、实践教学水平及实验教学手段的重要指标之一，其每学年上报的实验数据为教育部评估学校提供基础数据，为全面了解全国各高校实验室运行状况提供依据.为此，根据原国家教委有关文件精神，各高校每年必须报送实验室及仪器设备统计数据，由省级教委汇总有关数据并上报国家教育部.2008年至今，笔者已连续3年参与负责湛江师院的实验室信息统计上报工作，并于今年9月代表学校参加了广东省教育装备中心组织的
广东省高校实验室情况统计工作培训会议.现就结合自己这几年的实验室信息统计
工作实践，对湛江师院实验室信息统计中遇到的问题及对策作初步探讨.
1 我国高校实验室信息统计上报采取的指标体系
为适应新形势下高等学校实验室管理工作的需要，更好地了解全国高等学校实验室建设、仪器设备、实验队伍和实验教学等方面的状况，2006年，教育部对原“高等学校实验室和仪器设备统计”指标体系进行修订，制定了“高等学校实验室信息统计”指标体系(国统制〔2006〕16号).高等学校实验室信息统计包括9个报表(见表1)，其中基础报表(简称基表)7个，综合报表(简称综表)2个，统一按学年(指教育年度，即从每年的9月1日到第二年的8月31日)进行统计[1].
表1 高等学校实验室信息统计报表及命名序号表名简称命名1教学科研仪器设备
表基表1SJ199999．TXT2教学科研仪器设备增减变动情况表基表
2SJ299999．TXT3贵重仪器设备表基表3SJ399999．TXT4教学实验项目表基表
4SJ499999．TXT5专任实验室人员表基表5SJ599999．TXT6实验室基本情况表基表6SJ699999．TXT7实验室经费情况表基表7SJ799999．TXT8高等学校实验室综合信息表(1)综表1SZ199999．TXT9高等学校实验室综合信息表(2)综表
2SZ299999．TXT
新指标体系与2006年前制定的指标体系相比，具有很大的变动性.一是新体系按
照教育年度进行统计，指标更加系统；二是改变了以往7表独立的上报形式，学
校上报前形成综表，在校级层面形成实验室建设、仪器设备、实验队伍和实验教学情况等方面的整体情况，便于学校领导对上报数据有一个直观的了解；三是新指标体系上报的数据在上报期限结束后具有不可更改性；四是新指标体系的结构变化大，数据项变动大，但可在上一学年数据的基础上对新一学年的数据进行更改.
2 湛江师院实验室信息统计上报采取的工作体制
当前，湛江师院实验室信息统计上报采取“学院收集统计，部门归口审核，统一汇
总上报”的工作体制.具体表现为：
1)由实验教学管理处归口总负责全校的实验室信息统计上报工作，负责分发相关电子报表给各二级学院并提供实验室代码等相关基础数据，负责学校各实验室的经费情况统计，对各二级学院上报的数据进行归口审核并负责数据的整理汇总，经学校领导批准后再统一上报至省教育厅.
2)有实验室的二级学院(中心)为实验室信息统计的基础工作单位，负责收集统计本学院(中心)包括实验室基本情况、实验课程、实验项目名称及实验开出记录、实验室人员记录等在内的实验室基本信息(即基表4、基表5及基表6)，对本学院(中心)信息数据的准确性负责.统计的数据经学院(中心)领导审核后上报至实验教学管理处，由实验教学管理处负责审核汇总.
3)资产管理处负责学校实验室的仪器设备数据统计工作，包括基表1、基表2及基表3.其统计的数据需独立检测无误后才能与实验教学管理处汇总的数据进行合并
并形成最终上报数据.
3 湛江师院实验室信息统计上报工作中的问题
3.1 对新指标体系的内涵解读不够明确
由于新的指标体系涉及仪器设备、实验项目、实验队伍、实验室基本情况、实验室经费等多个方面，涉及范围比较宽泛，不同的信息需求者对相同报表的分析可能有不同的着眼点或不同的切入点.从近几年的统计工作来看，各教学单位在具体执行时，对新指标体系内涵的理解仍存在一定的差异，如对报表内容和报表单位的解读不明确等，致使信息统计工作受到一定阻碍.
3.2 现行的统计上报操作流程不够合理
目前湛江师院对上报数据采取的工作流程是先由各二级学院对本学院上报的数据进行审核，而后上交到实验教学管理处由实验教学管理处进行统一审核.但从各报表
所涉及的内容和实验教学管理处的管理职能来看，单纯由实验教学管理处负责审核
是不合理的.如校内教师的科研及获奖情况等是由教务处和科技处等部门负责，由于学校还未能就这些信息实现信息的互通共享，因此要确保信息的准确性，实验教学管理处仍然得与这些部门协调合作，对相关数据进行审核.如能直接将数据先交由这些部门审核，再交实验教学管理处汇总审核，则可省去很多不必要的沟通环节.
3.3 统计使用的软件存在缺陷和不足
目前广东省高校普遍使用由广东省教育装备中心编制的“高等学校实验室信息统计检测系统”(单机检测软件)sysxx2.16版.该软件既可以作为平时实验室、设备管理的工具，也可在每学年上报数据前，通过它完成上报数据的检测查错，以减少数据出错率，提高网络数据上报效率.
Sysxx2.16与sysxx2.15并没有太大的区别，但与之前的sysxx2.14版相比，sysxx2.15与2.16版最大的改进就在于增加了数据导入功能，数据的录入方式不再局限于系统本身，而是可以在原有电子数据的基础上，在EXCLE表中修改完善相应的实验数据，再将EXCLE表中的数据复制到标准格式中，去掉表头以另存为的形式转化为带有制表分隔符号的TXT文本格式就可直接导入到系统中.此外，系统精确的定位查找功能也可迅速查找出错误的数据，方便统计人员更改修正.
虽然数据的导入功能省去了我们很大的工作量，但系统的高识别性或者说是不稳定性却也给我们的工作造成了一定的麻烦.由于数据量大，为减少数据的出错率，笔者在检测数据时一般是以二级学院为单位分别进行检测，检测无误后再一一输入系统进行合并.然而在数据合并过程中经常会出现这样一个问题：单独检测通过的学院数据与其他学院检测通过的数据合并后，总会出现诸如实验项目无实验类别等的错误，即使笔者这次在系统中作了相应修改并备份数据，但是清除系统数据重新导入备份数据后仍会出现相同错误.笔者经过反复琢磨后发现，只有将所有学院的相关数据录入到同一份标准格式的EXCLE表中，再将EXCLE表转换成TXT文本格式形成的数据才能保证系统检测通过.且如果这次数据系统检测错误，而只在系统
中删除和清空，并未将系统子目录中的相关数据删除的话，系统就将保留部分错误数据的痕迹，导致下次输入的数据无法正常识别甚至仍显示错误数据.
此外，sysxx2.16对报表的处理仍停留在单机操作阶段，还没有形成网络系统，从而使得很多原本具有参考价值的统计资料成为滞后的信息，降低甚至失去应有的作用，同时由于数据分散，不利于信息的开发与利用[2].
3.4 统计队伍不稳定，缺乏专业技能
目前，湛江师院还未建立专业而稳定的实验室信息统计队伍，实验室信息统计工作仍停留在为上报而统计的工作层面，统计人员变动性大，专业技能不高.除实验教
学管理处和资产管理处的统计人员基本固定外，其他二级学院的信息统计员一般是在数据上报期间由各二级学院领导临时指任，负责本学院的统计工作.这就使得湛
江师院的实验室信息统计工作经常会出现这样一种情况：今年参加信息统计工作的人员可能不是去年经过岗前培训有实际统计工作经验的人员，造成今年参加统计工作的人员在统计技能方面又可能是一片空白.虽然每年开展统计工作之前实验教学
管理处都会对相关人员进行专业统计培训，但由于统计工作的信息量大，工作繁杂，很多临时统计人员并不能在短时间内完全接受消化，以至于在实际的统计工作中仍然会出现这样那样的问题，即使这些问题是在培训过程中一再强调的.如使用EXCLE表填写数据时应将数据的单元格格式转化为文本格式，而不少信息统计员
却始终不注意格式的转换，以至于录入的数据本是00101，却因为格式不正确而
变成了01，造成数据错误.
3.5 信息统计的准确性与真实性有待提高
由于湛江师院实验室信息统计队伍不稳定，一般都是肩负其他繁重工作之余兼任统计职务，对高校实验室信息统计上报工作的重要性与严肃性认识不够，对统计工作只是停留在报表阶段，单纯为了上报而填报，随意填写数据.同时有些二级学院领
导为保证该学院的实验开出率，授意统计人员刻意瞒报或漏报一些数据，导致数据
不真实，不准确.此外，由于学校目前对实验室经费的投入一般是以二级学院或部门为单位，并没有细分到每一个实验室，因此对于基表7“实验室经费情况表”，除“仪器设备购置经费”一块能具体到每一个实验室外，其他诸如“仪器设备维护经费”、“实验教学运行经费”、“年材料消耗经费”、“实验教学研究与改革经费”等都没有详细的统计，只有一个大概的数据.根据这种情况，笔者在填写基表7时只好将每个二级学院的实验经费按实验室数量大体分一分，如此填报不仅给笔者的统计工作带来很大的麻烦，而且这种方式统计出来的数据也缺乏真实性、全面性，无法全面反映学校实验教学与实验室的建设状况.
4 今后应采取的措施
4.1 强化实验室信息统计指标内涵的理解
实验室信息统计指标的内涵是实验室信息统计工作的核心，做好指标体系内涵理解的培训，加强对信息统计人员统计软件使用技术的提高，是保证实验室信息统计工作质量的两个重要方面.为此，要认真解读领会新指标体系的内涵及统计口径，明确统计报表内部和报表之间的逻辑关系，组织进行新指标体系的培训工作，主动到各实验室收集、核实实验室基本情况、人员、仪器设备、实验项目、建设经费等实验室基本信息，确保数据的准确性，完整性.
4.2 完善实验室信息统计上报工作流程
统计上报工作的流程将直接影响数据收集的真实性和准确性.根据湛江师院信息统计工作中遇到的实际情况，可尝试采用以下的统计上报流程工作方式(见图1). 4.3 稳定统计队伍，加强培训力度
稳定而高素质的信息统计队伍是保证高校实验室信息统计上报质量的基础.因此，各二级学院主管领导要充分认识实验室信息统计对学校实验教学持续、健康、协调发展的重要性，指定专人负责实验室信息统计工作，并将这些人员名单上报至实验教学管理处，由实验教学管理处定期对这些人员进行专门的理论及技术培训，使其
通晓统计理论基本知识、熟悉实验室的管理运行机制、掌握统计软件的使用方法及微机操作技能.对于一些确因工作需要发生变动的统计人员，一定要做好移交手续并及时对其培训，保证该部门统计工作后继有人.
图1 实验室信息统计上报工作流程
4.4 完善实验室信息收集制度，提高数据质量
从统计信息的形成过程上看，统计信息质量取决于收集、整理、开发研究和分析等诸环节的质量.而统计信息收集的质量是决定统计信息质量的最关键部分，是基础和前提[3].因此，为了提高湛江师院实验室信息统计数据的准确性、真实性，必须规范实验室信息收集制度，建立一套完整的各实验室能够共享的实验室信息管理系统，及时更新、积累实验室基础信息，保持实验室基础信息数据库的实时性、完备性、规范性，提高实验室信息统计上报数据的统一性、全面性和权威性.
4.5 与省主管部门多协调沟通，及时反映上报中遇到的问题
为确保湛江师院实验室信息统计上报工作的顺利进行，实验教学管理处应主动与省级主管部门保持沟通联系，在实验室信息统计上报过程中遇到指标理解不明、统计软件技术问题不能解决等问题时应及时上报至省级主管部门，及时进行协调处理，争取第一时间解决问题.对于省里面组织的实验室信息统计上报培训会议，学校相关负责人要确保能够参加，及时了解当年实验室信息统计工作的最新要求及相关变动等，以便按照新要求及时调整信息统计措施.此外，还应与其他兄弟院校保持沟通联系，交流经验，吸取教训，为本校实验室信息统计上报工作提供一定的参考依据.
总之，要想提高湛江师院实验室信息统计水平，必须高度认识实验室信息统计工作的重要性，将实验室信息统计工作当做实验室管理的一项重要常规性工作来看待，建立稳定而高素质的信息统计队伍，规范统计制度，为湛江师院实验室信息统计提供坚实基础.
【相关文献】
[1] 教育部〔2006〕45号.教育部办公厅关于报送高等学校实验室信息统计数据的通知[S].
[2] 张元辉.高校统计工作面临的问题及对策探讨[J].绵阳师范学院学报，2008(4):17-19.
[3] 陈天祥.论如何提高统计信息的质量[J].福州大学学报，2001(3):28-30.。