档案管理基础工作

归档
归档是将处理完毕且具有保存价值的文件按照规定的要求进行整理，并及时提 交给档案部门的过程。归档是文件转化为档案的重要环节，也是档案管理的起 点。
档案鉴定与销毁
档案鉴定
档案鉴定是对档案的真伪、价值、保管期限等进行鉴别和确 定的过程。档案鉴定是档案管理的基础工作之一，对于保证 档案的真实性和价值具有重要意义。
择合适的编研方法。
档案的开发与利用
开发目的
档案开发与利用的目的是满足利用者的需求，提高档案的利用率 ，发挥档案的价值。
利用方式
常见的档案利用方式有阅览、复制、咨询等，可根据利用者的需求 选择合适的利用方式。
开发策略
常见的档案开发策略有数字化、网络化、社会化等，可根据档案的 特点和时代要求选择合适的开发策略。
我国档案管理法规体系
我国档案管理法规体系由国家法律、行政法规、部门规章和地方性法规 等多个层次构成，旨在规范档案管理工作，保障档案的完整与安全，促 进档案信息的合理利用。
国际档案管理标准与规范
国际档案管理的标准与规范通常由国际档案理事会等国际组织制定，旨 在促进各国档案管理工作的规范化、标准化和国际化。
档案销毁
档案销毁是对失去保存价值的档案进行销毁处理的过程。销 毁前需要进行严格的鉴定，确保无价值的档案才能进行销毁 。销毁过程中要遵守相关规定，确保档案的安全和保密。
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档案管理基础工作
汇报人： 2024-01-07
目录
• 档案的收集 • 档案的整理 • 档案的鉴定与保管 • 档案的利用与开发 • 档案的信息化管理 • 档案管理的法规与标准
01
档案的收集
档案收集的原则
及时性原则
档案应当在事件发生后尽快收 集，避免时间过长导致信息丢
失或难以追溯。
完整性原则
收集的档案应完整无缺，包括 文字、图片、视频等各种形式 的信息，以确保信息的全面性 。
编目法
装订法
对档案进行详细的编目，包括档号、责任 者、题名、日期等项目，以便于检索和管 理。
对档案进行装订，保持档案的完整性和美 观性。装订可以根据档案的类型、内容和 形式等因素进行选择。
03
档案的鉴定与保管
档案的鉴定
鉴定原则
根据档案的重要性、价值和使用频率 等因素，确定档案的保管期限和密级 ，确保档案得到妥善保管和合理利用 。
准确性原则
收集的档案信息应当准确无误 ，避免误导后续的档案利用和 决策。
规范性原则
档案的收集应当遵循统一的标 准和规范，确保档案的质量和
可读性。
档案收集的范围
组织内部档案
包括但不限于行政管理 、人事管理、财务管理 、业务管理等方面的档
案。
组织外部档案
包括政策法规、市场调 查、竞争者信息等外部
环境相关的档案。
05
档案的信息化管理
档案信息化管理的意义
提高档案管理效率
通过信息化手段，实现档案的快速检索、整 理和存储，提高档案管理效率。
提升档案保存质量
通过数字化存储和备份，可以有效保护档案 原件，延长档案保存寿命。
促进档案资源共享
信息化管理使得档案资源可以在网络上进行 共享，方便各部门和人员使用。
促进档案的利用和开发
电子化收集
利用电子化手段进行档案的收 集、整理和存储，如电子文档
、云存储等。
02
档案的整理
档案整理的原则
系统性原则
档案整理应遵循系统性原则，确保档 案的分类、排序和组织合理，便于后 续的检索和使用。
完整性原则
档案整理应确保档案的完整性，不遗 漏任何重要的文件或资料，保证档案 的历史价值。
安全性原则
鉴定标准
鉴定流程
建立档案鉴定工作流程，明确鉴定责 任和程序，确保鉴定工作的规范化和 科学化。
制定档案鉴定标准，明确档案的保存 价值和保管期限，为档案的分类、整 理和利用提供依据。
档案的保管
01
02
03
档案分类
根据档案的内容、形式、 载体等特点，对档案进行 分类，以便于管理和利用 。
档案整理
对分类后的档案进行整理 ，包括编号、编目、装订 等，确保档案的完整性和 系统性。
04
档案的利用与开发
档案的检索
检索原则
档案检索应遵循科学、规范、高 效的原则，确保档案信息能够快
速、准确地被检索到。
检索工具
常见的检索工具有档案目录、索引 、关键词等，可根据档案的类型和 特点选择合适的检索工具。
检索方法
常见的检索方法有分类检索、主题 检索、关键词检索等，可根据档案 的内容和特点选择合适的检索方法 。
04
档案信息化管理的安全问题
数据安全
保障档案数据不被非法获取、篡改和破坏。
网络安全
防止网络攻击和病毒传播，保障档案信息系 统的正常运行。
存储安全
确保档案数据能够长期安全地存储和备份。
访问控制
对不同用户设定不同的访问权限，防止未经 授权的访问和操作。
06
档案管理的法规与标准
档案管理的法规体系
01 02
档案整理应保证档案的安全性，采取 必要的措施防止档案的损坏、丢失和 泄密。
高效性原则
档案整理应注重效率，合理利用资源 ，提高档案管理的效率。
档案整理的流程
分类
根据档案的内容、性质、特征 和形式等因素，将档案进行分 类和划分。
整理
对档案进行系统化、规范化的 整理，包括编目、装订、装盒 等环节。
收集
按照一定的标准和要求，将分 散在各处的档案资料进行集中 和整理。
鉴定
对档案的价值进行评估和鉴定 ，确定档案的保管期限和密级 。
保管
采取必要的措施，确保档案的 安全、完整和长期保存。
档案整理的方法
分类法
编号法
根据档案的内容、性质、形式等因素，将 档案进行分类和划分，便于检索和使用。
对档案进行编号，以便于管理和检索。编 号可以根据档案的内容、时间、重要程度 等因素进行设计。
档案的编研
编研原则
档案编研应以服务利用者为宗旨 ，遵循真实性、准确性、完整性 的原则，确保编研成果的质量。
编研内容
档案编研的内容包括档案的整理 、汇编、选编、影印等，可根据 实际需要选择合适的编研内容。
编研方法
常见的编研方法有分类整理法、 主题整理法、关键词整理法等， 可根据档案的特点和利用需求选
个人档案
涉及员工个人的人事、 绩效、培训等方面的档
案。
项目档案
涉及组织内各个项目的 计划、执行、监控和收
尾等阶段的档案。
档案收集的方法
01
02
03
04
定期收集
按照固定的时间周期进行档案 收集，如每日、每周、每月等
。
随时收集
对突发事件或临时事件产生的 档案进行即时收集。
定向收集
针对特定部门或项目进行专题 性的档案收集。
档案保管设施
建立符合要求的档案库房 和保管设施，确保档案的 安全和保密。
档案的保管期限与销毁
保管期限
根据档案的价值和利用频 率等因素，确定档案的保 管期限，对于无保存价值 的档案及时进行销毁。
销毁程序
建立档案销毁工作程序， 明确销毁责任和审批权限式
选择合适的销毁方式，如 焚毁、粉碎或化学处理等 ，确保档案信息不被泄露 。
信息化管理可以更好地挖掘档案价值，为决 策、研究提供有力支持。
档案信息化管理的技术手段
01
数字化技术
将纸质、照片等传统档案转化为数 字格式，方便存储和传输。
网络技术
通过网络平台实现档案信息的共享 和远程访问。
03
02
数据库技术
建立档案数据库，实现档案信息的 统一管理和快速检索。
数据压缩技术
对大量档案数据进行压缩，节省存 储空间。
03
档案管理法规与标准的执行
档案管理法规与标准的执行是确保档案管理工作合法、规范、高效的重
要环节。通过加强宣传教育、完善监管机制、强化执法力度等措施，可
以确保档案管理法规与标准的贯彻执行。
档案分类与归档
档案分类
档案分类是根据档案的内容、形式、时间等特点，将档案进行科学分类和系统 排列的过程。合理的分类可以提高档案的检索效率和利用价值。