秘书的日常事务工作

（二）、日志填写的工作方法
1、手工填写的工作日志 对于手工填写的工作日志同时还要准备两本，一本为上司使用，一本为自己 使用。使用时的工作方法是：（1）、提前了解上司工作和活动的信息，并在 2份日志上填入，并于当日一早再次确定和补充；（2）、提前在自己的日志 上也清楚标出自己当日应完成的工作；（3）、输入或填写的信息要清楚、方 便阅读，保持日志整洁，最好先用铅笔填写，确认后，再用水笔正式标明， 还可以使用不同色彩；（4）、输入或填写的信息要完整，标明各项活动的时 间、地点、姓名、联络的必要信息；（5）、输入或填写的信息要准确，当日 出现情况变化，应立即更新日志，并告知上司出现的变化；（6）、在上司日 6 志变化的同时，应更改自己的日志，并做好变更的善后工作；（7）、在自己 的日志上要清楚标出为上司的有关活动所做的准备，并逐项予以落实；（8）、 协助和提醒上司执行日志计划，在需要时能帮助上司排除干扰。 2、电子工作日志 计算机程序现在可以提供日历、日志和计划的功能，并应用于联网的计算机 中。有条件的可以使用计算机电子日志来管理时间，通过电脑程序中的 MicrosoftOutlook可以打开个人文件夹，上面有今日的时间、本月和下月日历， 只要输入工作任务即可。输入的方法和内容与手工填写日志基本相同。电子 工作日志比手工填写日志用起来更方便，可以迅速修改和更新日志内容，且 不留痕迹。
四、日志
（一）、日志的相关知识 1、工作日志填写的信息内容 （1）、上司在单位内部参加的会议、活动情况，要记录清楚时间、 地点、内容；（2）、上司在单位内部接待的来访者，要记录清楚来 访者的姓名、单位详情、约会时间；（3）、上司在单位外部参加的 会议、活动、约会等情况，要记录清楚时间、地点的确切细节、对方 的联络方法等；（4）、上司个人的安排，如去医院看病等，以保证 秘书不会在这段时间安排其他事宜；（5）、上司私人的信息，如亲 属的生日，以提醒上司购买生日卡或礼物。 秘书的日志内容除了包含上司的日志内容外，还需要包括：（1）、 上司的各项活动需要秘书协助准备的事宜，例如为上司某某会议准备 发言稿、会议议程、订机票；为上司的某某会谈草拟合同和定餐等。 （2）、上司交办自己的工作，例如为签字仪式联系地点、媒体等准 备工作。（3）、自己职责中应做的工作、活动，例如撰写工作总结， 参加值班等。
秘书的日常事务工作（二）
教学目的与要求： 秘书事务工作涵盖范围很广，对秘书的要求自 然也很高。通过本章学习，将对约会安排、旅 行安排其印章、督察与信访等工作有个全面的 了解和熟悉，为更好地开展秘书工作打下良好 的基础。
第一节、约会安排
一、约会安排的基本原则 1．要根据领导的工作习惯和生活习惯来安 排约见 2．要区分轻、重、缓、急，合理安排约见 3．协助领导搜集有关信息，使领导事先做 到心中有数。 4．酌情弹性
第二节、旅行安排
一、旅行计划与旅行日程表 1．旅行计划 一份旅行计划至少应包括以下内容：（1）、出差的时 间、启程及返回日期，接站安排；（2）、出差的路线、终点及途经 地点和住宿安排；（3）、会晤计划（人员、地点、日期和时间）； （4）、交通工具的选择，飞机、火车、大巴或轿车。要列明飞机客 舱种类及停留地的交通安排；（5）、需要携带的文件、合同、样品 及其他资料：如合同书书、协议书、演讲稿等；（6）、上司或接待 人的特别要求；（7）、上司旅行区域的天气状况；（8）、行程安排， 约会、会议计划，会晤人员的名单背景，会晤主题；（9）、之类费 用：现金、兑换外币、办理旅行支票； 2、制作旅程表（1）、日期（2）、时间（3）、地点（4）、交通工 具（5）、具体事项（6）备注 3、准备上司在不同场合的发言提纲
第二节、时间安排与计划
一、日程安排的内容 （1）各种接待、约会。包括接待和会见本单位员工、外 单位来宾和国外的来宾。（2）商务旅行活动。当前各组 织领导特别是企业领导经常到各地、各国去联系合作事宜， 进行市场调研和参观学习。（3）参加各类会议。各类组 织都会经常举行不同类型的会议，领导部署重要的任务， 听取员工的建议，组织各类表彰会议，等等。（4）到车 间进行实地检查和指导。优秀的企业家都注重及时了解本 组织的生产、营销、资产运行等方面的情况，这离不开亲 自去做市场分析、产品分析、资产分析的工作。（5）组 织的各类重大活动的安排。（6）领导私人活动的安排。 在西方国家，包括日本秘书一般都要对领导的私人生活进 行安排。比如何时去休假，替领导安排好接待领导私人亲 朋的日程表等。
三、乘车、乘船、乘机旅行和预订票 注意事项1．乘车2．乘船3．乘机4．预订
票注意事项
第三节、印信管理、督察与信访工 作
一、印信管理和使用 1．印章管理 2、介绍信及其管理 3、注意事项 二、督察工作的原则 1．坚持实事求是的原则 2．坚持突出重点的原则 3．坚持分流承办的原则 4．坚持注重实效的原则 5．坚持科学有序的原则 三、信访工作 1.为了搞好信访工作，必须坚持以下原则 2.搞好信为了搞好信访工作，必须坚持以下原则访工作，必须掌握的方法有： 一送，指从来信、来访中筛选出与各级各部门中心工作有关的情况和问题， 或可能引发重大问题的苗头，或带有倾向性、普遍性的问题，送有关机关、 单位领导人，为他们指导中心工作提供依据。二转，指将来信、来访群众提 出的问题及时转交有关部门处理。三办，指根据情况由信访部门直接办理有 关信访案件，未设信访部门或信访员的单位，要由办公室指定专人进行承办。 四查，指信访部门对所转出的人民群众来信、来访的处理情况进行督促、督 办；对所属下级部门处理人民来信、来访的工作进行检查。
2、处理工作日志的变化与调整 一般的变更包括：（1）、原定结束时间延长超时； （2）、追加紧急的或新添的项目；（3）、项目 的时间调整、变更；（4）、项目中止或取消。 针对上述情况，秘书应注意：①安排的活动之间 要留有十分钟左右的间隔和适当的空隙，以备活 动时间的拖延或新添临时的、紧急的情况。②进 行项目的时间调整、变更，仍然遵循先重急后轻 缓的原则，并将变更的情况报告上司，慎重处理。 ③确定变更后，应立即做好有关善后工作，例如 通知对方，说明理由，防止误解等。④再次检查 工作日志是否已经将变更后的信息记录上，不要 漏记或不作修改。
二、约会安排的方法
1．在领导时间比较充裕、精力比较充沛的 情况下安排约见2．电话安排约见3．信件 安排约见4制定约见日程表 三、约见安排的注意事项 1．配合领导的时间表2．分清轻重缓3．约 会时间留有余地4．适当保密5．内外兼顾 6．在领导时间比较充裕、精力比较充沛的 情况下安排约会7．细致周到
第一节、接听与拨打电话
一、接听与拨打电话的原则与基本要求1．表达规范、正确 2．礼貌热情，语气清晰和婉 3．简洁 4．保密 5．注意时间 二、接打电话和处理电话中问题的方法（一）、处理电话留言的一般 礼貌热情， 2．礼貌热情，语气清晰和婉 原则 1、简洁：在记录留言时，要抓住要点，排除无用的话语，让受让人 一看就明白；2、完整：留言中若提到有关日期、时间、数字等重要 信息，要非常仔细地记全，不要遗漏;3、准确：要确保信息记录的正 确，包括双方的姓名，对方的单位、电话号码，来电日期、时间，来 电的内容等。一定要在留言上签字，以防收到信息的人有什么疑问。 在记录完留言后应将留言中的数字信息、地址等重要内容与地方作核 查，确认准确；4、及时送达留言：记录者应尽早传递留言，如果留 言是紧急内容，应将留言表中紧急一项标出，提醒接收者。当留言出 错的时候。最好坦然向对方承认，取得谅解，并尽快采取补救措施。
1、线路中断 2、接通时受到干扰 3、没有时间谈话 4、很难对付的电话
（五）、在对方电话答录机中留言
1、等到对方电话预先录制的请留言信息结束，在 听到特殊的提示音后开始留言；2、先清楚地说出 自己的姓名和单位的名字；3、清楚说明要给谁留 言，最好留下全名；4、间洁说明留言的内容，一 定要做到信息简短明了；5、对于姓名和地址等主 要词汇，可运用拼写再次确定，如李海先生的名 字是木子李，大海的大海；6、如果信息中药留言 数字，应缓慢述说，并再次重复；7、然后说出留 言的日期和具体时间；8、挂断之前，自己要向对 方说“谢谢”和其他礼貌用语。
二、办理出国旅行手续的内容和程 序
1．办理出国申请:（1）、撰写出国申请（2）、办理护（3）、办理签证 （4）、办理《国际预防接种证书》（即“黄皮书”“健康证书”）（5）、 办理出境登记卡(6）、订购机票（船票、车票）（7）、办理保险 2、出行前的准备:（1）、编制几种旅程方案，供上司选择；选定最佳方案后， 将其打印成文。（2）、了解外汇信息，办理兑换外币。（3）、准备随身携 带物品包括服装、拖鞋、洗漱用品等。（4）、根据旅行目的，为上司准备必 须携带的各种文件，同时还要为上司提供有关国家的风土人情及各种礼节， 使上司的商务活动顺利的圆满完成。（5）、检查相关的文件：护照、签证、 黄皮书、国际机票、外语名片（且不可忘记）、外币以及其他必需的出国文 件、证件等。（6）、收集所到国的背景资料。 3、出入境手续:（1）、边防检查（2）、海关检查（3）、安全检查（4）、 健康检疫
（三）、拨打Βιβλιοθήκη 话的方法1、首先报出本人的姓名和单位名称 2、如果想请对方回电话，切记要留下自己 的电话号码，这是最基本的礼仪。 3、要问对方此时打电话对方是否方便 4、注意自己的语言 5、适时结束通话 6、拨错了电话号码要道歉，决不可挂上了 了之，因为这样是很不礼貌的。
（四）、通话过程中可能出现的问 题以及处理方法
二、日程安排的基本要求
1．统筹兼顾 2．安排规范 3．效率原则 4．突出重点 5．留有余地 6．适当保密 7．事先同意
三、日程安排的形式
1．年计划表2．月计划表3．周计划表4．日程表 日程安排注意事项：（1）日程表编写以记叙、说明为主要表达方式， 不加评论，不做过多分析，简洁具体，使人一目了然。（2）月计划、 周计划、日计划不要安排的太满，尤其是后两者。因为环境随时变化， 领导要根据不同的情况作出一定的改变，所以编写要留有余地。（3） 所有的日程安排都应按领导的意思去办。经领导审核通过打印成表并 送给相关部门，同时要留有备份。（4）活动与活动之间要有一定的 空隙时间，以避免一些时间冲突。（5）在制订日程表的过程中，应 养成谦虚细心的习惯。事不论大小，都要认真去检查核对，然后再请 领导审核，这样一方面减少错误，另一方面也提高工作效率。（6） 对已经处理完的工作，一般应注明结果，对没处理的也一样，这样避 免漏掉一些重要内容，并帮助领导随时掌握信息。
（三）、注意事项
1、秘书应确保上司日志信息的保密，只对 上司授权的人查阅。2、要确保2本工作日 志信息一致和准确，如果上司有了新安排， 应立即补充，并且每天要进行检查和更新。 3、秘书要熟悉上司工作习惯和约会时间的 长短，每天最早和最晚可安排约会的时间， 以便安排的约会符合要求。4、秘书应熟悉 上司用餐和休息的时间，以便安排约会避 开上司的休息。
（二）、接电话的方法
1、“响铃不过三” 2、接电话的问候语 3、如果来电要找的人不在或因开会不能接电话，秘书可 有以下三种选择：①如果知道上司何时回来，可以告诉对 方到时再打过来。②可请对方留下姓名和电话号码，等上 7、要做好电话记录 司回来后再同他联系。③可询问对方是否愿意与其他人通 话，但要告知对方你要转给人员部门，并征求对方同意。 4、记录并引用对方的名字 5、接电话的语调 6、排除干扰 7、要做好电话记录
秘书的邮件文件处理工作邮件处理工作是一项日常的秘书工作任何一个单位每天都要收进和寄发一定数量的邮件秘书人员对这些邮件处理得好坏会影响工作的进程为此秘书人员必须能够合乎规范地处理邮件
秘书的日常事务工作（一）
教学目的和要求：理解办公室日常事务的各项 内容主要构件及操作要求，能够按要求进行各 项事务的操作。 秘书的日常事务工作，看起来简单平凡， 实际并非如此，它直接关系到企业的工作效益 和组织形象，也直接影响到秘书自己。本章拟 从描述秘书在日常接听与拨打电话，组织日程 时间安排与计划中可能遇到的各种事务入手， 并对其进行全面分析。