浅析事业单位档案管理中的电子档案管理

浅析事业单位档案管理中的电子档案管
理
摘要：本文首先阐述了电子档案概述，接着分析了事业单位电子档案管理优
化措施，希望能够为相关人员提供有益的参考和借鉴。

关键词：事业单位；档案管理；电子档案管理
引言：
电子档案管理水平的不断提高，利于推进事业单位档案工作开展，作为档案
工作人员要不断学习先进的档案管理理念，提高电子档案管理能力，为事业单位
档案管理工作开展奠定良好基础。

为提高研究水平，档案管理过程要根据事业单
位实际，针对事业单位电子档案管理模式，优化管理方法，创新管理体系，不断
为事业单位稳定发展提供保证。

1电子档案概述
目前，大多事业单位已经进入自动化办公状态，直接在计算机系统中就能将
档案信息录入，形成电子文件后再利用程序运行批量化处理电子文件内容。

电子
档案是当前形势下档案管理的主要形式，能够为用户提供较为完整的档案管理功
能以及网络查询功能。

同时，也可以利用办公自动化管理和网络技术形成较为完
善的现代信息管理网络。

2事业单位电子档案管理优化措施分析
2.1提高电子档案管理工作的安全性
提高档案管理安全是档案管理工作开展的重要部分，为全面解决电子档案管
理安全问题，事业单位要将安全管理加强重视。

进行工作的时候要定期，维护，
升级单位的办公软件，针对电子档案管理硬件设备要做好定期的维修与检查工作，
设备若是有问题要及时采取策略加以处理。

信息数据完成传输以后要及时做保存
工作，预防信息数据的丢失。

最后不要忽略网络安全问题，在工作的时候要重视
先进性技术的使用，有利于网络安全的提高，进而也让黑客和病毒的入侵几率减少，促使电子档案的安全性能够越来越高。

要想全面提高电子档案管理的质量，
事业单位要强化对于技术的保障，强化电子档案管理的策略，还要在电子档案管
理技术保障上继续加强，以形成健全化的电子档案管理系统。

也可以运用数据库
技术，多媒体技术和网络技术，改造，升级档案管理软件。

另外，电子档案管理
技术的完善化构建也要落实好，实施电子档案资源的统一化管理。

最后，事业单
位要构建技术含量高，方便快捷的管理系统，让档案管理工作中数据收集，数据
分类和数据鉴定、数据信息化、数据自动化等都得到实现。

保证档案管理安全是
提高事业单位档案管理水平的重要途径，作为事业单位档案管理工作人员，要积
极迎合时代发展，加强电子档案安全的建设，发挥档案管理的价值，为事业单位
各项工作开展提供有效的保证。

2.2加强电子档案管理团队的构建
在事业单位中，电子档案管理工作效率要想切实得到提高，应该强化建设电
子档案管理团队。

第一，事业前段时间要重视人才选拔。

选拔人才的时候不仅要
重视考核专业知识技能，而且还要重视应聘人员思想道德素质的考核。

也就是要
选择经验丰富，热爱档案管理工作的人，让责任心强的人加入到档案管理中，强
化档案管理团队的人员构成。

第二，开展岗前的培训工作，让档案人员上岗以前
先了解电子档案管理的知识和工作要求，促使工作效率能够提高。

第三，管理人
员工作以后也不要忽略培训，需要强化专业知识和技能的培训学习，让管理人员
能够学习到新的技术和方法，切实提高专业水平。

把计算机技术和网络信息技术
集合起来就形成了电子档案管理，所以档案工作岗位的人员，对他们的业务能力，计算机信息技术理论、实操和责任心都有着比较高的要求。

档案管理工作的特性
复杂，工作量大，在此影响下招聘管理人员的时候一定要以高标准来要求，预防
岗位流动性的出现。

档案管理岗位的工作必须要长期连续，定期实现培训工作，
全面提高对管理人员的重视程度。

通过定期的培训除了要让管理人员岗位忠诚度
提高以外，还要让管理人员专业技能的学习意识加强。

作为管理人员不仅要在自
学识上不断丰富，而且还要掌握档案管理知识技术，以适应电子档案管理的发展需要。

2.3完善和创新电子档案监督管理机制
管理机制的完善化建立，可切实确保管理工作的顺利实施，也能在工作上产生好的效果，尤其是在电子档案管理工作中更为适用。

虽然很多事业单位有电子档案管理机制，但是建立的还是不够完善，有一些不足的地方存在，在实施管理工作的时候无法发挥出真正有价值的作用，所以要加强完善与创新。

作为事业单位要有效结合工作发展的基本需要，还有相关规定来构建电子档案管理机制，明确说明电子档案文件的制作，文件的审核与归档等工作，让档案管理人员能够在工作中有规章制度可以遵循。

还需要在监督管理机制上制定，有利于对档案管理人员行为的约束，并且还要建立责任制度，让工作人员知道自己要负的责任，进而全面提高电子档案管理的效果。

有效的管理制度建立要结合本单位实际，应根据事业单位档案管理内容，针对性地制定完善的管理制度，以此才利于加强事业单位档案管理水平。

制度的建立阶段要结合事业单位发展实际，针对性开展制度创新研究，总结更加适合本单位发展的电子档案管理监督模式，有效地提高制度建立水平，进一步保证电子档案监督管理工作有效开展，为事业单位发展奠定良好基础。

2.4建立严格的电子档案保管制度
随着事业单位电子档案管理工作有效开展，完善管理制度是电子档案管理运行必须要做的事，主要是为了让管理工作的效率不断提高，在此期间还要将归档方案进一步加强。

进行电子档案管理的时候，管理中的主要环节是归档环节。

而电子归档与纸质档案有所不同，主要是前期准备方面。

比如，在电子档案管理的时候，实施归档工作以前，先要在软硬件环境下全方位检测所有纸质档案资料，看档案是否具有一定的有效性。

再检测电子档案相关的纸质，以及其他载体形成的资料，确保电子档案资料与说明整体描述一致。

还要使用机器阅读扫描将档案资料放入相关目录，有利于后续整理与查询，从而让档案和相关软件一起归档。

完成档案归档工作以后要有完善，严格的保管制度，以确保档案资料的安全与真实。

在具体保管操作的过程中，必须要做好以下几点。

第一，电子档案资料存储
介质的质量关卡要守住，把握好档案资料的存储关口。

第二，根据资料的不同，
设定出适合的保存方案，从而创建管理存储的适合环境。

第三，档案资料管理的
是电子产品，为避免出现损坏和失去真实性的问题，设备设施要远离磁场强的集
中区域，不要把设备放置到有害气体的环境当中。

除此这外，电子档案管理设备
的构建，需要适合的磁场强度和光射环境。

比如，保持环境中的温度，湿度等。

第四，定期利用软件查杀管理软件的病毒，还要在杀毒软件和防火墙方面不断加
以升级。

2.5建立统一的数据标准
电子档案管理具有较强的专业性，与纸质档案不同，想要确保信息收集及时、完整，需要建立统一的数据标准，便于资料整合、数据处理、信息利用，信息系
统要与数据库相统一兼容。

首先，档案管理涉及事业单位内部所有部门，单位领
导要树立档案意识，给予档案工作高度重视，加强各个部门之间的交流沟通，通
过合作提升档案收集效率，为管理扫清障碍、奠定基础；其次，管理人员在收集
档案资源中，需要将标准交代清楚，并且与一线人员进行及时沟通，利用专业知
识对所有信息资源进行审核筛选，过滤无用信息、保留有价值的信息和数据；最后，制定单位内部的通用软件，做好数据信息的标准化以及规范化工作，避免出
现分工重叠的情况，浪费管理成本和人力资源。

结束语：
总之，事业单位在发展过程中，需要全面开展档案管理工作，档案管理是保
证事业单位相关工作有效开展的关键。

因此，通过以上分析，结合事业单位电子
档案管理工作内容，全面总结电子档案管理的方法，希望能全面加强电子档案管
理质量，从而进一步提高实践研究水平，为事业单位电子档案管理工作开展提供
良好建议。

参考文献：
[1]机关事业单位档案管理中的电子档案管理探究[J].王艳.文化产
业,2022(01)
[2]浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理[J].车贯.才智,2019(23)
[3]事业单位档案管理中的电子档案管理途径[J].吴倩.中小企业管理与科技(中旬刊),2020(06)。