精选物料编码

避免使用特殊符号
• 有人为了使编码段落分明而在编码中使用 「-」符号，或者在编码中夹杂「*」「.」 「/」…等特殊符号。这些符号之使用将影 响输入之效率，而在口述编码时亦会造成不 便，因此最好避免采用。其实编码在使用一 段时间后自然会适应，不必刻意去使用一些 特殊符号让段落分明。如果非用这些符号不 可，则应该让符号出现之位置加以固定，否 则反而易生困扰。
编码愈简短愈好
• 编码之目的在求简化，因此编码位数愈少愈 好。如此，可以节省阅读、抄写、输入的作 业时间，增加资料处理之效率。再者，由于 编码简短，在处理的过程中出错的机率也能 够因而降低。
避免采用有意义编码
• 很多人在设计编码时都希望让编码反映某些 意义，目的在使编码容易记忆或者可以「望 字生义」。因此往往以英文单字首几码或缩 写字母冠于编码上。在编料号时则喜欢把一 些规格、尺寸等属性直接反映于料号中。或 许在资料笔数少时，这种方式的确可以获得 一些方便。但在资料笔数庞大时，此一方法 事实上已收不到「易记性」的效果，反而使 「分类性」、「顺序性」、「弹性」及「唯 一性」…等更重要的编码原则难以兼顾，结 果只是徒增编码工作的困扰而已。
编码长度保持一致
• 编码长度一致可使阅读或输入时一眼即可发 现异常错误。再者，一致之长度在我们附加 检查号码时也将方便许多。如果在实际编码 时很难求取编码位数之一致，则至少要求同 一类者位数一致。譬如在编码时，成品和原 料的料号就可能长短差距很大，但我们可以 让成品编码与原料编料号个别有其一致之长 度。另外一种方式即将编码短之位数以「0」 来补齐。
• 但不是越简单越好，而是在分类和扩展的原 则下越简单越好。
完整性原则
• 编码时，必须对现有的所有物资都进行分类 和编码，不能遗漏。
一贯性原则
• 在进行编码时，所采用的方法要一直使用下 去，中途不得更改。
永久性原则
• 编码具有永久性，无论材料是否已报废，此 编码保留，而不建议另做他用。
易记性原则
• 然而细分项目太多，则处理不易，而细分项 目太少则分类展开太慢，分类细目通常以五 到九个为佳。
• 需视实际状况而定。
制定出科学合理的编码原则
• 将已完成的大丶中丶小类制作成容易 阅读且易於了解的文档是必须的。
• 此时还要考虑到流水号与附加码等状 况，流水水号要兼顾到未来的扩展可 能性，而附加码则应熟思其必要性。
有利于防止物资舞弊事件发生
物资统一编码，并采用计算机管理后，对物 资管理流程就必须作出严格的控制，即规定原 始单据的填制丶审核，计算机资料的记录丶审 核和修改，应分别由不同人员按规定的程序进 行管理。
这样经过严格的程序控制后，可以减少舞弊 事件的发生。
有利于压缩物资的品种丶规格
在对物资进行编码时，可以对某些性能相近 或相同的物资进行必要的统一丶合并和简化， 合理压缩物资的品种丶规格，用尽可能少的品 种丶规格在保证产品质量的前提下满足生产各 种不同的需要，以达到节约物资丶避免浪费丶 提高经济效益的目的。
编码应该反应顺序
• 排序是电脑强大功能之一。资料在列印或查 询时通常会依资料编码的大小顺序由小到大 (或由大到小)排列。因此如果我们需要资料 在列印时按照某一种顺序来排列，就应该在 编码时对于资料编码之大小顺序事前加以规 划。
变动属性不应纳入编码
• 有些资料之某项属性如果在未来有可能发生 变动，则绝不可将该属性纳入编码中。否则， 一但发生变动时，是否要修改编码将会成为 十分困扰的抉择。例如员工所属部门就不可 纳入员工编码中，因为员工调动部门是经常 可能发生的。其它如客户所属之责任区，商 品之分类别 (Group Code)，业务员的所属 区域...等等皆是如此。正确的方法，应将这 些属性另设独立的栏位表达。
• 涉及编码的部门有：开发部丶技术部丶质量 部丶资材部丶制造部丶销售部丶财务部…等。
搜集现有物资的所有种类及规格型号
• 现有物资编码原则 • 现有产品结构表 • 加工程序说明 • 公司产品目录 • 存货帐套
将搜集的物资种类进行整理分类
• 将搜集的物资种类进行整理分类，确定出大 丶中丶小类；并预测未来可能出现的新类别， 需留一定的空位以便未来穿插。
• 国际通用的字母有26个，也就是说可以将物 资分成26个大类，这对一般企业来说已足够 使用。
暗示法
• 暗示法，是指根据物资的特性，采用特定的 数字成符号使之能代表物资特性的方法。
• 暗示法，又可分为数字暗示和符号暗示法。
混合法
• 混合法就是指将英文字母和数字结合起来使 用的方法。
六丶物资编码操作步骤
• 因缺乏物资编码的统一管理，各部门均按各 自的需要在编码，由于各自的思维方式不一 样，致使编出的编码错误丶重复较多。
• 久而久之，位整套编码破洞百出。
子母公司编码统一否
• 子丶母公司编码原则不统一，是整个企业编 码不统一的原因所在。
• 由于在编码时，未考虑子丶母公司使用同一 套编码手册，因而造成子丶母公司按各自的 编码原则编码，致使同一种物资在子丶母公 司出现不同的编码。
分类性原则
• 对于种类繁多的物资必须按一定的标准分成 不同的类别，使同一类物资在某一方面具有 相同或相近的性质，这样便于管理或查询。
扩展性原则
• 对现有物资分类时，还必须对未来可能出现 的物资进行考虑，有必要在现有分类的基础 上留有足够的空位，便于未来穿插新增物资。
简单性原则
• 物资编码的目的在于将物资种类化繁为简， 便于管理。
• 这样不便于子丶母公司之间的物资调度作业。
三丶常见物资编码的原则
唯一性原则 分类性原则 扩展性原则 简单性原则
完整性原则 一贯性原则 永久性原则 易记性原则
唯一性原则
• 物资编码的单一性是指一个物资编码只能代 表一种物资，同一种物资只能找到一个物资 编码，而绝无一个物资有数个物资编码，或 一个物资编码有数项物资，一般地，只要物 资的物理或化学性质有变化、只要物资要在 仓库中存储、就必须为其指定一个编码。
二丶物资编码存在的主要问题
有无正确的编码原则 有无统一的编码管理 子母公司编码统一否
有无正确的编码原则
• 有无正确的编码原则，是企业能否成功编码 的关键。
• 有于缺乏正确的编码原则，许多企业的物资 编码存在许多不合理之处或编码工作半途而 废。
有无统一的编码管理
• 有无统一的编码管理，是企业能否科学合理 编码的重要因素。
• 有许多公司，特别是电子电机装配业常常就 是为了要理出有意义的料号体系，而使得编 码工作变得异常艰巨、耗时，勉强将 现行料件都编上了料号，结果日后有新增的 料件时，却发觉实在不易遵行原来的原则来 进行新料件的编码工作。
• 事实上，料号仅是料件的代码。是在电脑化 时作为使用者与电脑之间的沟通工具而已。 它甚至可以不需要具备任何意义，就像我们 的身份证号码一样。
编码应有防错功能
• 当编码位数愈长时，我们在阅览、口述、腾 写及输入一串阿拉伯数字构成的编码时，发 生错误、漏字、次序颠倒、重复等错误的机 率就愈为频繁。有时这种错误会导致资料张 冠李戴之严重后果。
• 如果编码长度超过十二码以上者，才要考虑 在编码后加上一位「检查号码」，而视为编 码的一部份。如此我们即可用电脑来判断并 警告资料输入时发生的错误。
成立编码小组 搜集现有物资的所有种类及规格型号 将搜集的物资种类进行整理分类 确定大类丶中类的位数及代号 确定小类的位数及编码方法 制定出科学合理的编码原则 对现有物资进行全部编码 制定物资编码管理办法
成立编码小组
• 根据编码工作需要，可以从公司各部门各抽 出一人组成编码小组；并指定编码小组组长， 其职责是负责整个编码工作。
• 编码时，最好采用一些通常使用的丶方便记 忆的丶富有某一特定意义的数字或数字组合 或符号，这样便于记忆。
四丶电算化物资编码的原则
编码应该反应分类 编码应该反应顺序 变动属性不应纳入编码 编码愈简短愈好 避免采用有意义编码 避免使用英文字母 避免使用特殊符号 编码长度保持一致 编码应有防错功能
确定大类丶中类的位数及代号
• 大类：通常可区分为产成品丶半成品丶原料 丶材料(包材)丶机物料丶用品……等。
• 中类：确定大类后，再依序将大类向下分解。 如原料可再分解成化工原料丶注塑原料丶金 属原料……等。
确定小类的位数及编码方法
• 物资编码大丶中分类后还要再加以细分，如 采用数字法，则每级最多可有十个细分之项 目，采用英文字母法则有26个细分项目。
为了提高物资管理质量和管理效率，藉著 对物资进行分类编码，使物资传递迅速丶意 见沟通容易，资料一目了然且不会漏记。
有利于提供正确的物资资料
由于物资要经过请购丶订购丶验收丶入库丶 领发丶退库丶记录等多个环节，再加之种类繁 多，容易造成一物多名或物名错乱的现象，造 成采购丶验收丶领发和记录不便。
对物资统一编码后，每一种物资对应一种编 码，即任何一种物资无论名称如何称呼，编码 只有一种；同时也能克服由于手工作业而造成 的物资漏记现象。
内容大纲
一丶物资编码的意义 二丶物资编码存在的主要问题 三丶常用物资编码的原则 四丶电算化物资编码的原则 五丶物资编码方法 六丶物资编码操作步骤
一丶物资编码的意义
物资编码是以简短的数字丶文字或符号来 代表物料丶品名丶规格或属性及其他有关事 顼的一种管理工具。
在物料极为单纯丶品种极少的企业或许没 有物资编码都不要紧，但在物资多到数百种 或上千丶上万种以上的企业，物资编码就显 格外重要了。
编码应该反应分类
• 编码如能反应分类，则在列印报表时，同类 之资料才会被汇总于一处，将方便被比较或 汇总。分类之一般原则是大分类号在前，小 分类号在后，依序排列。例如编码时，可以 第一、二码表示大分类，第三、四、五码表 示中分类，第六、七码表示小分类，之后则 径行编以几码的流水号即可。如果担心日后 有新增资料发生，则可以在分类号或流水号 中预留一些空号以便日后可以插入。
• 通常会用在条型码上，一般电脑无此必要。
五丶物资编码方法
数字法 英文字母法 暗示法 混合法
数字法
• 数字法是指将某项物资用特定的一个数字或 一组数字来表示的方法。
• 可采用的数字有10个：0 ~9，这对一般企业 来说己绰绰有余。
英文字母法
• 英文字母法是指将某项物资用特定的一个字 母或一组字母来表示的方法。
避免使用英文字母
• 亦就是说最好全部用阿拉伯数字来编码。一 则可使键入编码的作业效率提至最高，一则 可避免数字与某些英文字母因为形象或读音 雷同而产生混淆的情形。如果非用英文字母 的话，则英文字母最好排在编码之前几码， 且位数必需一致。千万要避免英文字母与数 字混杂使用。
• 避免因字义或形象雷同造成混淆不清,若要使 用尽量排在前几码,千万不要与数字混杂(I与 1,O与0，Q与9，Z与2)容易输入错误
有利于计算机管理
有了良好的物资编码，再配合计算机的使用， 对物资进行记录丶统计丶核算等能大大提高工 作效率，这样才能有更多的时间让物资管理人 员在物资数量和现场整理方面下功夫，使物资 数量更加准确；如果不使用计算机管理，靠手 工对物资进行记录丶统计丶核算，会做许多重 复工作，同时也会占据物资管理人员大部分工 作时间，这样会使物资管理人员没有时间决对 物资的数量和现场进行更好的管理。
对现有物资进行全部编码
• 这是工作量最大的部份了，因为必须 对本公司的所有物资均进行编码。其 实倒是不怎么复杂，只要将存货帐套 的每一物资都依照制定的编码原则逐 一套上即可。
• 此阶段应有完整的完成进度规划，按 计划进行，明确责任人并关注进展状 况，则可称得上是指日可待了。
制定物资编码管理办法
• 如果能体认这一观点，那么即使有上万笔的 料件，也可以在短短两、三周内就完成整个 编码工作。在国外，甚至有许多公司干脆就 用乱数法则直接赋予料件编码，而丝毫不会 影响电脑作业的进行。因为在料件笔数庞大 的电脑化作业中我们不需要也不可能去记忆 一个料号所代表的料件。我们要知道的只是 料件的品名规格（Description），而所有 的资料在列印或显示时，品名规格都会伴随 着料号出现。