合同档案管理及档案利用管理制度有哪些

合同档案管理及档案利用管理制度有哪些
第一章总则
第一条为了加强合同档案的管理和利用，维护企业合法权益，提高管理水平，根据《档案法》及有关法规，结合企业实际情况，制定本制度。

第二条合同档案是企业重要的经济档案，包括合同文本、附属材料和有关文件。

合同档案管理应遵循真实性、完整性、及时性和安全性的原则。

第三条企业应设立专门的合同档案管理部门，负责合同档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。

第二章合同档案的收集与整理
第四条合同档案的收集范围包括：
1. 合同文本及附属材料；
2. 合同签订、履行过程中的相关文件；
3. 合同履行完毕后的相关资料；
4. 合同纠纷处理过程中的相关文件。

第五条合同档案的整理应遵循以下要求：
1. 按照合同的类别、签订时间、履行情况等分类；
2. 确保档案材料的真实性、完整性；
3. 便于检索和利用；
4. 符合档案保管的要求。

第六条合同档案的整理应由专人负责，确保档案
材料的准确性和完整性。

第三章合同档案的归档与保管
第七条合同档案的归档应按照规定的程序进行，
确保档案的及时归档。

第八条合同档案应按照规定的格式进行编号，便
于检索和管理。

第九条合同档案的保管应遵循以下要求：
1. 确保档案的安全性，防止丢失、损坏、泄露；
2. 档案室应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉等措施；
3. 定期对档案进行检查、清理、消毒；
4. 建立合同档案的查阅制度，限制查阅范围和次数。

第四章合同档案的利用与保管
第十条合同档案的利用应遵循以下规定：
1. 查阅合同档案应填写查阅申请表，经部门负责人批准；
2. 查阅合同档案时，应遵守档案室的规章制度，不得污损、涂改档案；
3. 查阅合同档案应限于内部使用，不得泄露给外部单位或个人；
4. 合同档案的借阅应严格控制，仅限于内部使用，不得外借。

第十一条合同档案的保管期限应根据国家规定和
企业实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。

第十二条合同档案的销毁应按照规定的程序进行，确保档案的安全、及时、彻底销毁。

第五章责任与处罚
第十三条违反本制度的规定，造成合同档案丢失、损坏、泄露的，应承担相应的责任。

第十四条未经批准，擅自查阅、借阅、复制、泄
露合同档案的，应承担相应的法律责任。

第十五条合同档案管理人员失职、渎职的，应依
法承担相应的法律责任。

第六章附则
第十六条本制度自发布之日起施行。

第十七条本制度的解释权归企业办公室。

合同档案是企业重要的经济资源，合同档案管理制
度的建立和完善对于企业的发展具有重要意义。

企业应高度重视合同档案的管理工作，确保合同档案的真实性、完整性、及时性和安全性，为企业的发展提供有力支持。