公司内部文件管理制度

公司内部文件管理制度
第一章总则
第一条为规范公司的文件管理工作，提高文件管理质量和效率，保护公司文件的完整性和安全性，提高公司工作效率，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。

第二条公司内部文件管理制度适用于公司的所有部门，所有员工必须遵守本制度的规定。

第三条公司文件管理工作应当遵循科学性、规范性、合法性、便捷性的原则，确保文件的及时性、准确性和全面性。

第四条公司对于未在本制度中明确规定的具体事项，应当按照相关法律法规和公司内部规章制度执行。

第二章文件的分类管理
第五条公司所有文件应当按照文件的性质、内容、保管期限等因素进行分类管理，明确文件的存档、借阅、销毁等具体管理措施。

第六条公司文件按照保管期限的长短可以分为永久文件、长期文件和短期文件。

1. 永久文件指的是具有永久价值的文件，必须永久保存并定期进行复制和备份。

2. 长期文件是指保管期限较长的文件，保存时间超过5年。

3. 短期文件是指保存期限较短的文件，包括保存时间在1年以内的文件。

第七条所有文件均应当制定文件目录，并按照文件的分类和存档位置进行编号、归档和标识。

第八条公司文件存档应当根据不同的文件分类采取不同的存储方式，包括纸质文件和电子文件。

1. 纸质文件应当统一存放在文件柜或文件库中，按照文件的保管期限和编号进行有序排列。

2. 电子文件应当存储在专门的电子文件管理系统中，进行分类归档、定期备份和安全加密。

第九条公司文件的借阅、复制与移交必须按照文件管理规定进行，严格控制借阅、复制与移交权限，并建立相应的借阅、复制与移交记录。

第三章文件的利用与传输
第十条公司文件的利用应当符合公司的工作需要，严格控制文件的查阅、使用和传递权限，确保文件的使用不会泄露公司的机密信息。

第十一条公司文件的传输应当采取安全、快捷的方式进行，确保文件传输的准确性和完整性，防止文件在传输过程中的丢失和被篡改。

1. 纸质文件传输应当采取专门的传递渠道，确保文件的安全和及时到达目的地。

2. 电子文件传输应当采取加密传输的方式，防止文件在传输过程中的被窃取和泄露。

第十二条公司文件的利用与传输必须遵守相关法律法规和公司的相关规定，不得违反国家的机密管理制度和公司的保密规定。

第四章文件的销毁与归档
第十三条公司文件的销毁应当按照文件的保管期限和文件管理规定进行，严格控制文件销毁的权限和程序，确保文件销毁的合理性和安全性。

1. 纸质文件在达到保管期限或者不再需要的情况下，必须按照相关规定进行销毁，包括撕毁、粉碎等方式将文件彻底销毁。

2. 电子文件在达到保管期限或者不再需要的情况下，必须按照相关规定进行清除、删除等
方式将文件彻底销毁。

第十四条公司文件的归档应当按照文件的保管期限和文件管理规定进行，定期进行整理和归档，确保文件的有序存档和方便查阅。

第十五条公司文件的销毁与归档必须建立相应的销毁、归档记录，并进行监督和管理，确保文件的销毁和归档程序合法和规范。

第五章文件管理责任
第十六条公司文件管理工作应当由专门的文件管理部门负责组织和实施，明确文件管理工作的责任和任务。

第十七条公司文件管理部门应当建立健全文件管理制度，包括文件管理规程、文件利用规则、文件安全保密规定等，确保文件管理工作的规范性和有效性。

第十八条公司各部门应当配合文件管理部门进行文件管理工作，包括规范文件的编制、存档、借阅等工作，确保文件管理工作的有序进行。

第十九条公司文件管理部门应当定期进行文件管理工作的检查和评估，发现问题及时进行整改，并报告公司管理层。

第二十条公司领导应当加强对文件管理工作的监督和指导，确保文件管理工作的有效实施。

第六章附则
第二十一条公司文件管理制度的解释权和修改权归公司管理层所有。

第二十二条本制度自发布之日起生效。

第二十三条本制度如有不符合相关法律法规或者公司实际情况的地方，参照相关法律法规和公司内部规章制度进行调整。