高校建筑工程档案信息化建设和规范管理途径

科学管理〈〈〈KEXUEGUANLI DOI:10.16565/ki.l006-7744.2021.03.28高校建筑工程档案信息化建设和规范管理途径
王慧
摘要高校建筑工程档案的信息化建设和规范管理对提升档案管理水平和工程业务工作效率具有重要意义D本文总结分析了高校建筑工程档案信息化建设过程中的可鉴经验，探究了信息化建设和规范管理模式，从加大信息化投入、以资料控业务、资源协同共享和信息安全标准等方面给本行业提供了可参考途径D
关键词建筑工程档案管理信息化规范创新
中图分类号G270.7文献标识码A收稿日期2020-09-03
★作者简介:王慧，河北大学基建处工程师，硕士研究生，研究方向为建筑工程管理D
Research on the Infijrmatization Construction and Standardized Management of Construction Engineering Archives in Colleges and Universities
Wang Hui
Abstract The informatization construction and standardized management of university construction engineering archives are of great significance to improve the level of archives management and the work efficiency of engineering business.This paper summarizes and analyzes the experience in the process of informatization construction of university construction engineering archives,and probes into the informatization construction and standardized management mode.The aim is to provide some reference from the perspective of increasing informatization investment,business control through data,resources sharing and information security standard.
Keyword construction engineering;archives management;informatization;standard;innovation
在大数据时代背景下,建设工程领域对档案管理信息化建设和规范管理愈加关注，逐渐深刻认识到推进建设工程档案信息化建设和规范管理在保障工程项目档案资料的及时性、完整性和安全性,以及提升档案管理水平和业务工作效率方面的重要意义，需要积极探索信息化、数字化改革创新之路。

一、高校建筑工程档案管理现状和问题
1.从管理要求上来讲，高校档案涉及党务、政务、教学、科研、后勤保障等各个方面，内容极其庞杂且保存年代久远,建筑工程档案并未因其专业性、特殊性和重要性而得到关注。

与其他档案不同，工程建设从前期立项到施工建设再到竣工验收，整个运行过程都不断产生资料以资料推工的工程档案
阅，尤其在遇到改造、评价审计等，需要查看档案其管理注重{档案管理和工程管资料保
不够的，而应该探索如何利用数字平台和新技术把档案管理子，更有利于调阅和查找。

2.从管理队伍上来讲，工程档案虽然由多个部门移交,但难以实现人人参与、人人负责的管理模式。

工程档案建设项目的重要内容，但往往由一般管理人员兼职收集和管理,项目管理人员只负责职责范围内的具体工作,缺乏档案管理意识。

工程档案管理员在传统模式下,无法起到数据资源平台管理者的核心作用，接收到什么资料就存什么资料，难以体现工程档案资料的价值。

3.从创新动力上来讲,工程档案大多数时候被视为业务工作的附属品,实际上任何对项目本身的推进和评价都有赖于工程资料的采集和整理,创新动力不足主要体现在理念落后和投入不足等方面。

高校工程管理部门更注重工作实绩,对项目后期管理投入不积极,对保障工程资料管理的投入有待进一步提高，数据信息不能充分发挥应有价值。

高校相关管理部门应通过引入新技术手段，创新管理方法来充分挖掘工程档案的价值。

二、高校建筑工程档案信息化建设可鉴经验
高校档案管理部门一般能参考城建档案馆要求,根据学校基本建设和维修工作的实际情况,制定存档范围和存档年限,要求校内各单位每年按统一格式统一移交档案。

而高校工程管理部门通常按项目完成实际情况整
100!兰台世界LANTAI WORLD
理并移交档案，已竣工验收项目资料移交学校档案管理部门后，反而面临调阅程序复杂、时间跨度大的资料难找、管理人员调整等因素，常常让业务人员多跑腿、多操作,直接影响工作效率。

工程档案管理信息化建设可有效解决这样的问题，部分高校已经理念先行，在此方面进行了有益探索，积累了许多值得借鉴的管理经验。

1.统一思想，增强档案管理现代化理念。

高校基本建设和维修工程项目档案与一般房屋建筑和市政基础设工程档案样，项、、工、竣工验收等，建设工程、设、工理等程、等资料档案管理人员可化在档案管理建项目信息，项目管理程，项目收资料，建项目，资料的、、
2引入新技术手段，增强信息服务意识。

许多高校搭建校化，在建设化校方面进行了有益探索与积，信息管理了学行
管理务等多方面，、、
档加工、远程管理等新技术，打破信息壁垒，进行档案智能管理系统的设计与开发。

比如，山东建筑大学在新校区建设初期，引入物联网理念,在工程档案管理信息化建设方面进行了积极的探索，有效促进了学校的基本建设工作。

“将物联网的射频识别无线传感技术应用到工程档案管理中，即构成了一个由无数档案条目节点组成的在线数据库咽，他们把每一份工程档案都设置了电子标签,通过无线传感网上传到档案云数痔F台。

这类工程档案管理方面的创新尝试，在高校工程管理方面也实现了信息管理和远程服务，大大提高了工作效率。

3.注重共享和部门协，提升工作效率。

高校工程档案信息化建设主要侧重于项目数据库开发、网络平建管理系统建设。

高校工程管理部门办公网站一般作为对外进行信息传播和业务服务的互联网平台，而档案的信息化建设更有赖于管理系统的建设。

当前，高校积极推进无纸化办公，建立和利用办公系统实现日常行政事务管理。

各参建单位也有各自职责范围内的管理系统，但这些系统通常只运行在独立的局域网，相互之间也可能不兼容，资源难以共享。

工程立项后即可在系统上新建项目，建设阶段,对校外参建单位开通数据上报端口,通过工作流程采集信息，管理员审批通过才算真正实现归档;按部门职责，对校内参建单位开通信息链接端口，及时将立项手续、规章制度、合同、招标中标信息、要、施工日志、审计报告、验收报告等文件内容共享，提高工作效率工程管理度
三、加强规范管理和开拓创新途径的建议
1.加大信息化投入，搭建数字化平台。

第一,2017年，国家档案局颁布了《纸质档案数字化规范》，为时期档案信息化管理提出范要作为信息化的，质档案化档案档案的
内容之一，互+'时档案工作的$2%尤在大时，档案的采效率分质化档案无可的高校学学的构，在应大、化、区、、云算等方面有，在学校建修管理上应大信息化建设资、人的，工程信息化设建设，推进工程档案信息化，要为工程项目的先建提可的
，将重点在的上大部分高校有信息设档案化的要，要算、复、设、设、接校学校信息络设等，要办公房档案质电子、阅日常管理等要方面，高校可自主，可通采方公责工程档案信息的设、应管理后务，高校管理不人才，建设要时进，工作，管理员可以分运信息工程档案化络管理工作工程管理人员应及时跟进最新政策要求和技术标准，业务上接建档案管理部门、建设行主管部门部门的，应时国家对工程建设档案管理的新要求。

只有工程档案由专员管理、人人参与,环环相扣、层层审批,才能让档案用起来,管理活起来。

2.构建络化系统,以资料业务。

第一，工程档案资料项目整运行程的，把工程质量、工程施工和支出进度的重要依据。

通档案管理数字化平台和网络系统,将工程资料和项目管理紧密结合,“构建一种工程档案管理和工程项目管理同步运行、相互支持、相互促进的管理模式，以业务流、业务流促进文件流的目标”$3%,高校建设历史数
LANTAI WORLD兰台世界!101
据资源丰富，档案数据库的建立基础比较好。

可建立数据库，分为历史数据和在建项目数据两部分，历史数据通常由已经竣工验收的工程项目提供，直接将纸质档案数字化进行保存、利于查找即可;数据库建立主要目标还应在于为在建项目的管理上。

将在建工程项目参建单位独立系统连接起来,按建设阶段和管理范围设置身份验证和使用权限,通过系统主脑对施工现场、设备材料、招标采购、咨询服务、工程监理、财务审批等方面进行控制，实现工程质量和进度的发展动态管理和项目的全过程监督。

但在主脑的要注意网络安全问题，要不断更新完善信息技术和系统管理。

3.建立信息管理标准，避免网络安全隐患。

第一，工程档案在利化档和管理程
项目行的可接标理咨
工、监理、跟踪审计、财务、档案管理部门等多个单位和部在档案管理系统建程主要数据和的在化和工程建档案管理不断融合的％为数字化和系统管理在工程档案化建设程工程管理部建立安全标准，根据实际情况设置密级和网络安全阀门，采取防护措规避因网络安全、信息技术不成熟等影响因素带来的数据丢失遗漏、黑客攻击、信息窃取等各类安全隐二化建设从建立基本数据库到建数字化平台，无论技术还是管理上都有很多不成熟的地方。

当然我们不能因此放弃对工程档案管理创新途径的探索，而是应该在实践过程中不断总结经验,通过建立信息管理标准实现规范化、精细化管理。

比如，高度重视工程档案信息化建设工作,选择专业对口、学习能力强、职业道德好的档案管理人员负责保专人推进此项工作;完善工程资料数据采集计划图标，设定重要环节资料归档时限，确保工程管理人员和参建单位及时对接、随建随收、存档完整;设置项目资料审核关卡、环环相扣，使参建单W时对接项目资料，保证入库工程档案的原始性、真实性和准确性;充分与数字化服务公司沟通，完善应用反馈和评价机制，通过适时调整入库标准、后台管理模块、定期抽检等段审查遗漏、接错误、文不对题、查档缓慢、加密不清等问题。

4.档案数据集成化资源共享。

第一，任何信息化的建设和管理都人来责、程规范是102!兰"世界LANTAI WORLD
好档案管理工作的提学主管工程建设的职部门应明确分管档案部门领导责任，指派有责任心、业务能力强的专人负责工程档案管理专员职责在项目
施过程中及时采集有效信息,监督项目运行漏洞和薄弱竣工验收按要档项目资失、整理规范、存放等资应常查阅借阅、信息补充等管理工作。

高校主管档案的职能部门应在充分学建设管理职部的基础上工程档范围、保管熟工程管理的专人负责管理，确保工程档案管理责任明确，入库出库程序规范、各项上两职部应在
上进行无接 共管理保建设工程档案管理延续性，不因时成资失或查找困难，能够部资共、通二基建和工程项目建设通常由学工程管理部
施，纪检监察、财务、招标采购、审计、后勤、资产、安保等行管理部学管理等部共参与成
上管理部文、等 在工程标、资来和进、有资管理、、
程审、服务等各部
常常进行通数据成和管理工程档案化系统据项目和部职责设置
查将工程档案管理与公系统、管理部业务系统进行可有资
和人力力提部作力和工作还可加强工程项目的常监查
时为学审提供充分据
基建管理和工程档案化建设和来重在于和行规范的管理在工程档案化建设和规范化管理的理创和践应工程业务管理和档案化管理的都有重要要在建设程
学习和探
参考文献
[1]宋守君.工程档案信息化管理系统的功能与对策研究——以山东建筑大学为例[J].山东建筑大学学报,2014(8):366-367. [2]江丽华档案数字化工作中存在问题及对策思考[J].档案建设,2020(2):39.
[3]石慧敏，刘淑妮.信息化环境下的工程档案管理新模式[J].北京档案,2014(1):25-27.
[4]褚锡星.对基于信息化的工程建筑档案管理建设方法的研究[J].山西档案,2019(2):114.。