文件收发工作制度

文件收发工作制度
1.0目的：
规范文件收发要求，提高工作效率。

2.0适用范围
公司各部门。

3.0职责
3.1总经理负责文件的审批；
3.2办公室负责提出文件的处理意见；
3.3办公室负责文件的接收、登记、送文、取文、分发等；
3.4各部门负责人负责本部门文件的提交和接收。

4.0内容：
4.1定义：
a）文件指决定、决议、通报、通知、报告、请示、批复、会议纪要、备忘录、工作计划、函、呈批单等。

b）内部文件指公司各部门送往总经理需阅示的文件。

c）外部文件指内部文件以外的文件，包括政府部门、社会团体、上级公司、外部企业等发来的文件。

4.2接收与登记：
a）办公室接收公司外部和内部所有来文。

b）办公室将所有接收的外来文件登记在《外来文件登记表》，作为查证依据
4.3文件分发方式：
a）总经理批阅后的内部文件，由办公室电话通知相关部门或文件提交人取回已批阅文件。

若通知上述文件接收人未果，文件又
属急件，办公室应将文件及时送达相关部门。

b）总经理批阅后的外部文件，由办公室存档和发送。

c）办公室把公司发出的文件登记在《发出文件登记表》。

d）各部门以公司名义向外界发出的文件，须在总经理批准后方可印发。

5.0相关记录
5.1《外来文件登记表》
5.3《发文登记表》
5.4《发文登记表》。