研究生学籍档案管理制度

一、总则
为了加强研究生学籍管理，规范学籍档案的收集、整理、归档和利用，确保学籍档案的完整、准确和保密，根据《普通高等学校学生管理规定》和国家有关档案管理的法律法规，结合我校实际情况，特制定本制度。

二、学籍档案的收集与整理
1. 学籍档案的收集：学籍档案的收集工作由各学院（研究院）负责，主要包括以
下内容：
（1）新生录取通知书、学生证、身份证等证件复印件；
（2）入学登记表、体检表、成绩单、毕业证书、学位证书等证明材料；
（3）学籍变动材料，如休学、复学、转学、转专业、退学等；
（4）奖励与处分材料；
（5）其他与研究生学籍相关的材料。

2. 学籍档案的整理：学籍档案的整理工作由各学院（研究院）负责，主要包括以
下内容：
（1）按照时间顺序排列档案材料；
（2）对档案材料进行分类、编目、装订；
（3）编制学籍档案目录，方便查阅。

三、学籍档案的归档与保管
1. 学籍档案的归档：学籍档案应在每年6月30日前归档至学校档案馆。

2. 学籍档案的保管：档案馆负责学籍档案的保管工作，确保档案的完整、安全。

（1）档案馆应建立健全学籍档案的保管制度，配备专门的档案柜、档案架等设施；
（2）档案馆应定期对学籍档案进行检查、清理，确保档案的整洁、有序；
（3）档案馆应加强对学籍档案的保密工作，防止档案的丢失、泄密。

四、学籍档案的利用
1. 学籍档案的查阅：学籍档案的查阅工作由档案馆负责，需经本人或单位同意。

2. 学籍档案的复制：学籍档案的复制工作由档案馆负责，需经本人或单位同意。

3. 学籍档案的借用：学籍档案的借用工作由档案馆负责，需经本人或单位同意，并办理相关手续。

五、奖惩与责任
1. 对认真执行本制度，学籍档案管理规范的单位和个人，给予表彰和奖励。

2. 对违反本制度，造成学籍档案损坏、丢失、泄密的单位和个人，追究其责任。

六、附则
本制度自发布之日起施行，原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。