礼品、宣传品管理办法

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光大金融租赁股份有限公司礼品、宣传品管理办法
第一章总则
第1条为加强本公司礼品、宣传品的管理，节约成本，提高效率，规范流程，明确责任，在公司现有管理制度相关规定基础上特制定本办法。

第2条办公室为公司礼品、宣传品的集中管理部门，实行预算管理、统一采购、逐笔入库、领用登记、定期维护、分开核算、统一处置原则。

第3条本办法中礼品是指公司集中采购的用于维护客户关系及招持客户所需的物品；宣传品是指公司用于对外公开宣传所需的用品，一般指带公司标识的手提袋、笔记本、台历、贺年卡等印刷品及单价不超过100元的用于公众宣传的小礼品。

第二章预算管理
第4条办公室于每年11月底之前根据公司及各部门实际需求情况制定礼品及宣传品的需求计划并提出相关科目费用预算。

第5条
计划财务部负责审核预算内容并纳入公司整体预算并报总裁办公会、公司董事会、股东大会审议通过。

办公室在审议通过的总预算额度内组织实施采购。

第三章采购
第6条礼品和宣传品由办公室负责统一采购，礼品的采购由办公室行政后勤岗负责发起；宣传品的采购由办公室宣传岗发起。

第7条采购应遵循节约、高效、均衡原则，确保业务需要。

第8条在具体实施采购时，采购经费的支出需按公司现有财务管理制度执行；供应商的选择需按公司集中采购管理办法要求执行。

第四章入库
第9条办公室设置库管员专岗，负责库房管理。

办公室所购买物品，无论类别和金额大小，采购人员均应在收到物品当日及时办理入库手续。

入库时填写入库单。

入库单一式三联，一联采购人留存、一联库管员留存；一联计划财务部作为会计记账留存。

计划财务部留存联由采购人员报销时提交计划财务部。

第10条库管员收到入库物品后应按入库单清点实物、按物品类别及时归类保管，并根据入库单做好库存品入库台账。

第五章领用
第11条礼品的领用规则：
礼品领用需填写礼品领用申请表（格式见附件），领用部门负责人签字后，提交办公室库管员核算金额、根据金额大小走签批流程。

业务部门单次领用额在1万元（不含）以下的经办公室负责人签字后可领取；1万元—5万元（不含）的需经业务分管副总裁、计财分管副总裁签批后可领取；超过5万元的由需业务分管副总裁签字后报总裁签批。

中后台部门礼品领用需由领用部门负责人签字后报分管副总裁、财务分管副总裁双签后领取。

第12条宣传品的领用规则：
由各部门根据实际需求由所在部门负责人、办公室负责人在出库单上签字后可领取。

第13条礼品和宣传品领用时，办公用品领用时，均应填写出库单，出库单一式二联，一联库管员留存、一联计划财务部作为会计记账留存。

库管员保管好出库凭证并据此登记出库台账；计划财务部留存联由库管员于每月末28日（遇节假日顺延）汇总一并提交计财部，计划财务部根据出库单将各部门领用物品的费用核算至相应部门。

第14条库管员应每月末对库房进行一次盘点、核实台账，并将盘库情况及时传导行政后勤岗以便合理安排采购。

第15条各部门领取的礼品和宣传品应具实使用、做好登记，未使用完的应及时退还办公室重新作入库处理。

第六章附则
第16条本办法已经总裁办公室审议通过，自正式发文日起执行。

第17条本办法由办公室负责解释。