淮安市机构编制委员会办公室公文处理管理办法

淮安市机构编制委员会办公室公文处理管理办法
为规范公文处理，提高行政效率和公文质量，确保公文运转顺畅，根据国家和省市有关规定，结合本办实际，制定本办法。

一、公文种类
淮安市机构编制委员会（以下简称市编委）和淮安市机构编制委员会办公室（以下简称市编办）公文种类主要有：
（一）通知。

批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。

发文字号为：淮编发、淮编办发，涉及人事变动的发文字号为：淮编办干。

（二）通报。

表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

发文字号为：淮编发、淮编办发。

（三）报告。

向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问。

发文字号为：淮编发、淮编办发。

（四）请示。

向上级机关请求指示、批准。

发文字号为：淮编发、淮编办发。

（五）批复。

答复下级机关的请示事项。

发文字号为：淮编发、淮编办发、淮编办复。

（六）函。

不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

无发文字号。

（七）会议纪要。

记载传达会议情况和决定事项。

无发文字号。

二、行文规则
（一）行文应当确有必要，注重实效。

（二）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

（三）除综合处外，本办机关内设机构不得以本机构名义向其他机关（包括本系统）制发政策性和规范性文件，不得代替本办审批下达应当由本办审批下达的事项；与相应的有关单位进行工作联系确需行文的，只能以便函的形式行文。

（四）报经市委、市政府审批的事项，经市委、市政府同意后以市编委或市编办名义行文的，文中应当注明经市委、市政府同意；经市编委或市编委领导同意的事项以市编办名义行文时，文中应当注明经市编委同意或经市编委领导同意。

（五）联合行文事项应当与相关单位协商一致，否则不得单独行文。

联合行文一般由主
办机关首先签署意见，协办单位依次会签，一般不使用复印件会签。

由本办主办拟与有关单位联合行文的重要文件，应当事先征求有关单位意见，再起草会签稿送有关单位会签。

（六）请示应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

报告不得夹带请示事项。

请示事项涉及其他单位业务范围的，应当经过协商并取得一致意见后上报，经多次协商未取得一致意见的，应当作出具体说明。

（七）请求市委、市政府印发（批转）或市委办、市府办印发（转发）的公文，应当同时报送代拟稿。

三、办文程序
办文程序一般包括：收文、办文、催办、发文和归档。

（一）收文
收文包括签收登记、审核、批办、分办。

1．签收登记。

公文统一由综合处签收、登记。

各业务处局收到其他单位直接送来的属于本业务处局办理的公文，应当送综合处登记收文。

2．审核。

负责收发文的工作人员对收到的公文进行审核，主要审核是否应由本办办理及行文是否规范。

对不予受理的公文，应当立即退回来文单位，并说明理由。

对不规范但确属重要紧急事项、需要及时办理的公文，或上级机关领导有批示的公文，以及办领导直接交办的事项，由综合处请示办领导后作相应处理。

3、批办。

对受理的公文，由负责收发文的工作人员提出分办意见，送市编办主任审签；紧急公文，应当明确办理时限。

4．分办。

综合处根据编办主任批办意见分送分管领导，根据分管领导批办意见分送业务处局，各业务处局负责人签收批办的文件；承办业务处局如对公文批办有异议，应当及时退回综合处进行调整；若无法确定承办业务处局，由综合处呈报办领导裁定。

（二）办文
办文包括草拟、审核、复核、签发。

1．草拟。

承办人对征求意见的复函、人大代表建议和政协提案答复、可明确答复的简单事项、一般公务函件等，可直接草拟文稿；对行政管理体制和机构改革、机构编制审批事项等，应当先提出拟办意见，按规定程序批准后草拟文稿。

2．审核。

草拟的文稿（或拟办意见）呈分管领导审核。

3．复核。

文稿呈送办领导签发前，应当由综合处进行复核。

复核的重点是：行文方式、办文格式、文字表述是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求。

经复核发现需要对文稿进行修改的，应当退回承办业务处局，按程序复审。

复核人应当签署姓名和复核日期。

4．签发。

公文根据文种及性质分级签发，签发应当在公文稿纸相应栏目内签署明确的批示意见和姓名、日期。

（三）催办
公文送各业务处局办理后，由综合处负责催办，做到紧急公文或重要公文及时催办，一般公文定期催办。

（四）发文
发文包括登记、打印、校对、用印、发文。

1．登记。

公文经领导签发后即送综合处文件收发人员登记，填写发文字号和印数，并审核签发手续是否完备。

2．打印。

文稿签发后，承办业务处局负责印制公文。

3．校对。

拟稿人负责校对，校对后应及时交综合处进行复校。

重点是：附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

4. 用印。

正式对外行文应当加盖公章，以市编委名义发文的，盖淮安市机构编制委员会印章；以市编办名义发文的，盖淮安市机构编制委员会办公室印章。

向市编委领导、编办领导请示、报告工作的文件，对本办各业务处局的行文（主任会议决定事项通知除外），不盖印章。

5. 发文。

盖章后，由承办处局送发。

原则上要求送达承办单位，抄送市委组织部机关处、综干处、企干处、办公室，抄送市人社局、财政局及相关部门和单位等。

综合处分送本办各处局传阅。

文件交接过程应当履行登记手续。

（五）归档
1．范围。

市编委、市编办已办理完毕具有保存价值的各种文件、函件、会议纪要、工作信息、资料等。

抄送件、阅件分送相关业务处局阅存，不办理，不归档。

2．整理。

办理完毕的文件由承办业务处局收齐补全后交综合处，综合处根据公文的相互联系、特征和保存价值等整理。

3．归档。

归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

个人不得保存应当归档的公文。

四、办文要求
（一）时限要求
1．综合处收到的各类公文，原则上在1个工作日内批办并送达承办处局。

2．需征求有关单位意见后才能拟办的，原则上在1个工作日内转出，并限定反馈时间。

3．紧急公文即到即办，有明确时限要求的公文按时限要求办理，在规定时间内办结，并至少提前2个工作日送办领导审签；确有困难，不能按时办结的，应当及时向来文单位说明。

4．以下事项原则上在5个工作日内办结，或提出拟办意见呈批：①没有明确时限要求的会签稿、征求意见稿以及可直接拟稿回复的简单事项等；②涉及机构编制审批的事项，在调研了解情况、征求部门意见收齐后；③经办主任会议审议通过，可答复或行文或需要按程序报批的事项；④市委、市政府主要领导和市编委领导有明确意见的批办件。

5. 市委常委会议、市政府常务会议、市编委会议、市编委主任会议议定的事项，在收到会议纪要或会议决定事项通知后，应当按要求抓紧办理；对没有办理要求但明确可以答复或行文的事项，原则上在5个工作日内办结。

6．市编委会议、市编委主任会议、市编办主任会议召开以后，原则上在3个工作日内拟好纪要文稿呈批。

7．综合处复核文稿及复校清样稿应当及时快捷，原则上在1个工作日内完成，紧急公文即到即核（校）。

文稿经办领导签发后，原则上在1个工作日内打印发出。

（二）拟稿要求
1. 符合国家的法律、法规及其他有关规定，如提出新的政策、规定等，应当切实可行，并说明具体理由。

2. 情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清晰，文字精练，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

3．公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

4．对外公文不手写，用电脑打印。

领导签字要用钢笔或毛笔，墨水要使用炭素墨水或蓝黑墨水，不得使用圆珠笔或铅笔。

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