GL-IPDC-02记录控制程序
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5.5质量/环境记录的处理
负责质量/环境记录存档的部门，应定期（一般一年二次）检查所存档的质量记录，评估其保存价值。当发现有达到或超过保存期限且评估认为无需保存时，应开列清单，在经部门负责人或公司领导批准后加以销毁。
6.0相关记录
IR-IP/DC01-01A《质量/环境记录归档清单》
质量/环境记录归档清单
4、引用文件
4.1 GB/T19001—2000 4.2.4 GB/T24001-19964.5.3记录控制
4.2珠海×××有限公司《质量/环境管理手册》4.2.4/4.5.3记录控制
5、工作程序
5.1质量/环境记录
质量/环境管理体系的记录通称质量/环境记录；5.2质量/环源自记录的控制要求5.2.1格式
5.3.2质量/环境记录的保存
各部门形成的质量/环境管理体系运行记录，在本部门保存；作业文件每月由作业人员分别整理装订成册，由的本部门文控员统一分类保管；
珠海×××有限公司程序文件
标题：记录控制程序
编号：GL-IP/DC02
版号：A
更改号：0
共3页第3页
5.4质量/环境记录的保存期
记录的保存期分为永久保存、长期保存和短期保存三种；
共3页第1页
1、目的
本程序对质量/环境记录的编制、收集、分类、贮存和保管做出规定，以确保所有与质量/环境有关的活动及其结果有据可查，便于追溯、数据分析与统计。
2、适用范围
本程序适用于本公司和供方提交的所有质量/环境记录。
3、职责
3.1各部门相关人员负责按本程序要求对质量/环境记录实施控制；
3.2品管部负责质量/环境记录清单的整理与保存；
5.2.8.2质量/环境记录已归档保存后，原则上不允许修改，如确有必要，必须得到管理者代表批准方可执行；
5.3控制职责
负责质量/环境记录控制的各部门应指派专人（可兼职）负责本部门责任范围内质量/环境记录的控制，包括收集、整理和保管；
5.3.1质量/环境管理体系运行记录
此类记录的编制部门和保存责任在相应的管理程序中已有规定，各部门负责按要求实施控制；
珠海×××有限公司程序文件
标题：记录控制程序
编号：GL-IP/DC02
版号：A
更改号：0
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5.2.4贮存和保管记录的保管方式应便于存取和检索，应将记录贮存在满足条件的设施中，以防止损坏、变质或丢失；
5.2.5编目
5.2.5.1记录在保管中应按其类型给予适当的编目，以避免混放；
5.2.5.2作业部门的作业文件资料各相关人员应按客户名称分类保管，作业未完成的应按“处理中”和“待处理”两类编目，以便操作及查询；
珠海×××有限公司
程序文件
编号:GL-IP/DC02
版号: A
生效日期: 2003/7/18
GL-IP/DC02
记录控制程序
本版修改记录
修改状态
日期
修改原因及内容摘要
修改人
审核人
批准人
拟制：审核：批准：
日期：日期：日期：
珠海×××有限公司程序文件
标题：记录控制程序
编号：GL-IP/DC02
版号：A
更改号：0
文件编号：IR-IP/DC01-01A
序号
记录名称
编号
版号
保存
年限
保存
部门
备注
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编制：审核：批准：日期：
5.4.1永久保存的质量/环境记录是指对反映公司经营历史、能力和业绩或对今后工作有参考价值的记录文件；
5.4.2长期保存的质量/环境记录是指在一定时间内对公司经营管理有参考价值的记录文件，包括：质量/环境审核报告、管理评审报告等，这类记录的保存期限为3年；
5.4.3短期保存的质量/环境记录是指在短时间内对公司经营、管理有价值的记录文件，包括：一些会议纪要、不合格品报告、与客户的往来信函等，这类记录的保存期为六个月、一年、二年。
5.2.6查阅
5.2.6.1当合同要求时，在规定的期限内，质量/环境记录可提供给客户或其代表评价时查阅；
5.2.6.2当其他单位和人员要求查阅质量/环境记录时，应经管理者代表批准；
5.2.7形式
记录通常为书面文件形式，也可以呈任何媒体形式，如电子媒体；
5.2.8修改
5.2.8.1质量/环境记录一经形成后，一般不宜再修改。当实际需要时，应由记录的编制部门负责人进行审查和批准。修改后由修改人在修改处签名，必要时应注明修改日期；
质量/环境记录使用的格式应符合公司文件中规定的要求，参照《文件控制程序》进行编号，不得擅自使用未经批准的格式；
5.2.2填写
填写质量/环境记录应清晰、整洁，字迹清楚、完整和客观、真实，尽量避免涂改现象，如有涂改应于涂改处签字或盖章确认。作为证实与质量/环境相关活动及其结果符合性记录。
5.2.3标识
质量/环境记录应给予适当的标识，以识别记录的类型、内容等，并与所记录的活动要对应，同类记录可给予编码标识；
负责质量/环境记录存档的部门，应定期（一般一年二次）检查所存档的质量记录，评估其保存价值。当发现有达到或超过保存期限且评估认为无需保存时，应开列清单，在经部门负责人或公司领导批准后加以销毁。
6.0相关记录
IR-IP/DC01-01A《质量/环境记录归档清单》
质量/环境记录归档清单
4、引用文件
4.1 GB/T19001—2000 4.2.4 GB/T24001-19964.5.3记录控制
4.2珠海×××有限公司《质量/环境管理手册》4.2.4/4.5.3记录控制
5、工作程序
5.1质量/环境记录
质量/环境管理体系的记录通称质量/环境记录；5.2质量/环源自记录的控制要求5.2.1格式
5.3.2质量/环境记录的保存
各部门形成的质量/环境管理体系运行记录，在本部门保存；作业文件每月由作业人员分别整理装订成册，由的本部门文控员统一分类保管；
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标题：记录控制程序
编号：GL-IP/DC02
版号：A
更改号：0
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5.4质量/环境记录的保存期
记录的保存期分为永久保存、长期保存和短期保存三种；
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1、目的
本程序对质量/环境记录的编制、收集、分类、贮存和保管做出规定，以确保所有与质量/环境有关的活动及其结果有据可查，便于追溯、数据分析与统计。
2、适用范围
本程序适用于本公司和供方提交的所有质量/环境记录。
3、职责
3.1各部门相关人员负责按本程序要求对质量/环境记录实施控制；
3.2品管部负责质量/环境记录清单的整理与保存；
5.2.8.2质量/环境记录已归档保存后，原则上不允许修改，如确有必要，必须得到管理者代表批准方可执行；
5.3控制职责
负责质量/环境记录控制的各部门应指派专人（可兼职）负责本部门责任范围内质量/环境记录的控制，包括收集、整理和保管；
5.3.1质量/环境管理体系运行记录
此类记录的编制部门和保存责任在相应的管理程序中已有规定，各部门负责按要求实施控制；
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标题：记录控制程序
编号：GL-IP/DC02
版号：A
更改号：0
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5.2.4贮存和保管记录的保管方式应便于存取和检索，应将记录贮存在满足条件的设施中，以防止损坏、变质或丢失；
5.2.5编目
5.2.5.1记录在保管中应按其类型给予适当的编目，以避免混放；
5.2.5.2作业部门的作业文件资料各相关人员应按客户名称分类保管，作业未完成的应按“处理中”和“待处理”两类编目，以便操作及查询；
珠海×××有限公司
程序文件
编号:GL-IP/DC02
版号: A
生效日期: 2003/7/18
GL-IP/DC02
记录控制程序
本版修改记录
修改状态
日期
修改原因及内容摘要
修改人
审核人
批准人
拟制：审核：批准：
日期：日期：日期：
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标题：记录控制程序
编号：GL-IP/DC02
版号：A
更改号：0
文件编号：IR-IP/DC01-01A
序号
记录名称
编号
版号
保存
年限
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部门
备注
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编制：审核：批准：日期：
5.4.1永久保存的质量/环境记录是指对反映公司经营历史、能力和业绩或对今后工作有参考价值的记录文件；
5.4.2长期保存的质量/环境记录是指在一定时间内对公司经营管理有参考价值的记录文件，包括：质量/环境审核报告、管理评审报告等，这类记录的保存期限为3年；
5.4.3短期保存的质量/环境记录是指在短时间内对公司经营、管理有价值的记录文件，包括：一些会议纪要、不合格品报告、与客户的往来信函等，这类记录的保存期为六个月、一年、二年。
5.2.6查阅
5.2.6.1当合同要求时，在规定的期限内，质量/环境记录可提供给客户或其代表评价时查阅；
5.2.6.2当其他单位和人员要求查阅质量/环境记录时，应经管理者代表批准；
5.2.7形式
记录通常为书面文件形式，也可以呈任何媒体形式，如电子媒体；
5.2.8修改
5.2.8.1质量/环境记录一经形成后，一般不宜再修改。当实际需要时，应由记录的编制部门负责人进行审查和批准。修改后由修改人在修改处签名，必要时应注明修改日期；
质量/环境记录使用的格式应符合公司文件中规定的要求，参照《文件控制程序》进行编号，不得擅自使用未经批准的格式；
5.2.2填写
填写质量/环境记录应清晰、整洁，字迹清楚、完整和客观、真实，尽量避免涂改现象，如有涂改应于涂改处签字或盖章确认。作为证实与质量/环境相关活动及其结果符合性记录。
5.2.3标识
质量/环境记录应给予适当的标识，以识别记录的类型、内容等，并与所记录的活动要对应，同类记录可给予编码标识；