关于印发《煤矿物资归档资料管理办法》的通知

关于印发《煤矿物资归档资料管理
办法》的通知
矿属各科队：
为保证煤矿仓库管理工作的正常化，促进生产发展，保障职工的身体健康和煤矿财产物资的安全，依据国家法律、法规和集团公司相关规定，结合煤矿实际，特制定《煤矿物资归档资料管理办法》。

现印发给你们，请遵照执行。

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煤矿物资归档资料管理办法
第一章总则
第一条为加强煤矿物资归档资料的管理，对物资采购工作中所形成的文件、资料进行规范化管理，利用物资资源信息、电子信息平台为煤矿采购及招标工作服务。

第二条为进一步加强物资管理工作，规范各部门物资管理人员归档行为，依据国家有关规定，结合煤矿实际，制定本办法。

第三条本办法适用于煤矿物资归档资料管理(物资采购文件资料的归档管理及物资信息管理)工作。

第四条物资归档资料主要包括煤矿物资管理工作在计划、采购、合同履约、合作协议、验收、结算等过程中形成的，需要保存的文字、图表、音像、电子等资料。

第五条物资归档资料应遵循个人整理、统一登记、集中管理的原则。

对于应当归档保存的文件材料，必须按照规定进行收集，定期向煤矿档案室移交。

第二章职责分工
第六条物供科职责:
（一）负责收集、整理在物资管理工作中形成的应归档的文件材料，及时将应保存的物资归档资料向档案管理部门移交；
（二）对各部门物资档案管理工作进行监督、指导和检查。

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第三章归档范围
第七条物资供应科对应归档的物资管理文件材料内容必须明确，资料要能够准确反映物资管理活动的真实内容和历史过程，数据可靠并与实际相符。

第八条物资文件材料归档范围如下：
（一）神华国能集团下发的物资管理方面的文件、制度等；
（二）煤矿物资管理方面文件、规章制度、材料等；
（三）采购活动中的采购计划、资格预审文件、采购文件、补遗及澄清、专家评分表、监督报告、中选通知书、合同会签单、授权委托书、合同文本及合同履行过程中的文件资料等；
（四）物资出入库单据、验收单据、盘点记录、物资台账等；
（五）其他有价值的相关资料。

第九条物资供应科、各部门员工应及时对已经办理完毕，按规定将具有保存利用价值的物资归档资料进行整理、归档。

物资归档资料的整理应遵循其形成规律，保持文件之间的有机联系，以便于利用。

第四章资料归档
第十条资料归档工作要求:
（一）物资归档资料应完整、准确，资料整理应系统、规范，建立台账，便于查找；
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（二）物资归档资料一般一式一份且应为原件。

因故无原件的，可将具有凭证的文件材料归档，文件资料归档后不得更改；
（三）整理音像等文件材料时，应同时编写文字说明，主要包括时间、地点、内容、人物、背景、摄影者等内容；
（四）具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档；
（五）归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性的要求；
（六）外文(或少数民族文字)材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的应译出题名后归档。

第十一条物资供应科设一名兼职档案管理员。

物资归档资料需要向煤矿档案室归档的资料，物供科负责人签字后向综合科移交，填写移交清册一式两份。

档案管理部门按照移交清册对接收归档的的文件进行检查、核对，确认无误后，交接双方履行签字移交手续，各留一份清册以备查考。

第五章附则
第十二条本办法由物资供应科负责解释。

第十三条本办法自发布之日起施行
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