公司文书管理办法

公司文书管理办法
1. 引言
公司文书是指公司日常工作中产生的各类纸质文档或电子
文档，包括合同、报告、备忘录、公告等。

为了保证公司文书的规范管理、高效利用，制定公司文书管理办法是非常必要的。

本文档旨在规范公司文书的创建、存储、使用和销毁等各
个环节，帮助公司员工更好地管理和利用文书，提高工作效率和信息安全性。

2. 文书的分类和命名规范
为了便于管理和查找，公司将文书分为以下几类：
2.1 合同类文书
合同类文书包括供应商合同、客户合同、劳动合同等。

命
名规范为“【合同类型】-【合同主体】-【合同编号】”，例如：“供应商合同-ABC公司-20210101”。

2.2 报告类文书
报告类文书包括市场分析报告、财务报告等。

命名规范为“【报告名称】-【报告日期】”，例如：“市场分析报告-202101”。

2.3 备忘录类文书
备忘录类文书用于内部信息传达，包括会议纪要、工作备
忘录等。

命名规范为“【备忘录主题】-【备忘录日期】”，
例如：“销售会议纪要-20210105”。

2.4 公告类文书
公告类文书用于向公司员工发布通知、政策等，包括招聘
公告、福利政策通知等。

命名规范为“【公告主题】-【公告
发布日期】”，例如：“招聘公告-202101”。

3. 文书的创建与审批
3.1 文书的创建
公司员工在创建文书时，应遵循以下步骤：
1.仔细考虑文书内容和目的，确保文书达到预期效果。

2.根据文书分类和命名规范，命名并保存文档。

3.2 文书的审批
部分文书需要经过审批程序，例如合同、报告等。

审批程
序如下：
1.将待审批文书发送给相关负责人。

2.相关负责人对文书进行审阅和意见反馈。

3.如果需要修改，修改并重新发送给相关负责人。

4.最终负责人批准并签署文书。

5.审批完成后，将文书归档。

4. 文书的存储与归档
4.1 存储设备选择
公司员工可以将电子文档存储在以下设备中：
•公司服务器
•个人电脑硬盘
•共享文件夹
4.2 存储位置和权限管理
为了确保文书的安全性和易查找性，公司规定以下存储位
置和权限管理方式：
1.公司服务器：公司服务器用于存储重要文书，如合
同等。

只有授权人员可以访问和修改文书。

2.个人电脑硬盘：个人电脑硬盘用于临时存储文书，
不宜长期保存重要文档。

3.共享文件夹：共享文件夹用于存储团队共享文档，
具备读取和修改权限。

4.3 文书的归档
公司每年都会进行文书归档工作。

具体步骤如下：
1.根据文书的保管期限，将已完成的文书进行分类。

2.将归档文书移动到指定的归档文件夹中。

3.对归档文件夹进行备份和加密，确保文书的安全性。

5. 文书的使用与访问
5.1 文书的使用
公司员工在使用文书时应注意以下事项：
1.仔细阅读文书内容，确保理解和掌握文书信息。

2.不得私自更改他人创建的文书，如有需要，应事先
征得他人同意并留下修改记录。

5.2 文书的访问权限
为了保护公司信息安全，公司设置了文书的访问权限：
1.公开文书：所有员工都可以访问。

2.内部文书：仅公司内部员工可以访问。

3.保密文书：仅特定授权人员可以访问。

6. 文书的销毁与备份
6.1 文书的销毁
根据公司规定，文书在以下情况下可以进行销毁：
1.文书已过保管期限。

2.文书内容已过时或不再有效。

3.文书存在严重错误或违规内容。

6.2 文书的备份
为了防止文书丢失或损坏，公司需要进行文书的定期备份：
1.将重要文书定期备份至公司服务器或云存储服务。

2.对备份文件进行定期检查和更新，确保备份的完整
性和可读性。

7. 文书管理责任
公司明确了文书管理的责任分工：
•CEO：负责监督和审核公司文书管理制度的实施。

•部门负责人：负责本部门文书的审批、存储和归档。

•员工：负责按照规定创建、使用、存储和销毁文书。

8. 结束语
本文档规定了公司文书的管理办法，涵盖了文书的创建、
存储、使用和销毁等方面。

公司员工应严格按照规定执行，确保文书管理的规范性和安全性。

只有做到规范管理，文书才能更好地为公司的运营和决策提供支持和保障。