图书统一采购与管理的规定

图书统一采购与管理的规定
一、引言
为了规范图书采购与管理工作，统一组织图书资源，提高图书采购与管理的效
率和质量，特制定本规定。

二、采购程序
1.需求申请：各部门或单位需要采购新书或更新图书时，须书面提交图
书需求申请，注明图书的名称、ISBN号、数量等相关信息，并由部门负责人签字确认。

2.图书选购：根据图书需求申请，由图书采购部门组织进行图书选购，
采购前需进行市场调研，了解市场上同类图书的价格和质量情况。

3.供应商选择：在市场调研的基础上，由图书采购部门确定合适的供应
商，并与供应商进行洽谈，商定图书的价格、交货期等细节，并签订采购合同。

4.采购审批：采购部门需将选定的供应商和采购详情向上级领导进行报
告，并进行审批。

审批通过后，方可正式开始采购。

5.资金安排：采购部门根据需要采购的图书数量和价格，进行资金预算，
并向财务部门提出资金申请。

6.下单采购：采购部门根据采购合同的约定，与供应商正式下单采购，
确认图书的具体数量、交货地点和时间等信息。

7.收货验收：收到图书后，采购部门须对采购的图书进行验收，确保图
书的质量、数量和规格与合同约定一致。

如发现问题，须及时与供应商协商解决。

8.入库管理：验收合格的图书，采购部门须及时将图书进行入库，并进
行分类、编目和标识，便于后续的管理和使用。

三、图书质量管理
1.采购前质量评估：采购部门在选购图书之前，应对供应商提供的图书
样本进行质量评估，确保图书的印刷质量、纸张材料等符合要求。

2.采购后质量检验：采购部门在收到图书后，必须对图书进行质量检验，
包括印刷质量、装订工艺等。

如发现质量问题，应及时与供应商沟通，并协商解决方案。

3.售后服务：供应商应提供图书的售后服务，包括更换破损图书、提供
图书信息更新等。

采购部门有权向供应商提出售后服务的要求，并监督其执行情况。

四、图书管理
1.编目与分类：图书入库后，采购部门应将图书进行编目和分类，建立
清晰、完善的图书管理系统。

2.图书借阅管理：各部门或单位内部的借阅需求，由图书采购部门进行
管理，设立图书借阅登记表，记录借阅者的信息、借阅日期和归还日期等，减少图书的遗失和滞留情况。

3.图书维护与保养：采购部门应定期对图书进行检查和维护，确保图书
的保存状态良好，避免损坏和丢失。

4.库存管理：采购部门应建立科学的库存管理制度，定期对图书库存进
行盘点，及时补充不足的图书，并淘汰过时或破损的图书。

五、责任和监督
1.采购部门负责组织和执行图书的统一采购和管理工作，并确保流程的
顺利进行。

2.各部门和单位应按照规定的流程提交图书需求申请，积极配合图书采
购部门的工作，并提供必要的支持和配合。

3.财务部门应配合采购部门，按照预算提供所需的资金，并进行相关的
核算和记录。

4.上级领导应加强对图书采购和管理工作的监督，确保工作的合规性和
高效性。

六、附则
本规定自发布之日起生效，各部门和单位应严格按照规定执行，并不定期进行评估和修订，以保证规章制度的有效性和适用性。

以上为图书统一采购与管理的规定，望各部门和单位共同遵守，以提高图书采购与管理的效率和质量。