建立不动产登记档案管理新模式的几点思考刘坤

建立不动产登记档案管理新模式的几点思考刘坤
发布时间：2021-12-04T07:31:50.348Z 来源：基层建设2021年第26期作者：刘坤[导读] 在新时代的背景下，建立统一的房地产登记制度对提高房地产管理的质量和效率具有十分重要的作用。

尽管档案管理提出了更高的要求，但房地产统一登记档案管理仍存在一些问题和困难。

吉林省磐石市不动产登记中心吉林磐石 132300摘要：在新时代的背景下，建立统一的房地产登记制度对提高房地产管理的质量和效率具有十分重要的作用。

尽管档案管理提出了更高的要求，但房地产统一登记档案管理仍存在一些问题和困难。

如果不加以有效处理，就会影响到管理的整体质量，因此有必要探索新的模式。

关键词：不动产登记；档案管理；新模式
一、不动产登记档案管理特点分析《物权法》规定，不动产物权的设立、变更、转让与消灭，必须依法登记，产生效力。

由此可以分析出，不动产登记档案管理具有以下特点：不动产登记档案管理具有唯一性，不动产登记管理档案是公示、确认不动产所有权的唯一性与根本性文件。

同时，不动产登记档案管理也具有法律性，不动产物权的设立、变更等一系列信息都要遵守相关法律法规，依法变更，方能确保不动产产权信息的准确性，因此，不动产登记档案管理具有法制性。

此外，不动产登记档案管理具有规范性，其文件格式、登记标准以及相关条款都是由国家相关部门统一制定，将这些内容进行统一的目的是：确保不动产产权的权威性，避免出现纠纷，同时有效提升不动产登记档案管理工作的质量与效率。

二、不动产登记档案管理存在的问题在早期的档案管理模式上，我国对于档案管理主要采用纸质的方式，这种方式是较为落后的管理模式，在管理过程中存在着很多不足，因此随着时代的不断发展，要对管理模式进行变更，使其从传统的管理模式上转化为较为新型的应用型管理模式，在管理模式转变的过程中，存在诸多房地产管理记录上的问题。

1.档案数据库问题
在档案管理方面會使用数据库的档案进行存档，但由于数据库可能本身功能较为缺失或数据库不断更新的原因，导致保存技术没有与时代紧密结合在一起。

这种现象会导致原本已经登记入库的房地产文件无法被数据库识别或数据存在丢失。

除此之外，如果没有对已交易的数据进行及时保存，也会造成在信息方面存在漏洞。

2.平台数据互通问题
在对房地产登记档案进行记录时，主要是由具有登记功能的政府进行录入信息，其中包括县、区、市等。

但是在对数据进行采集和合成过程中，可能会根据不同的地方采取不同的采集方式，而导致一些问题出现。

这些问题包括信息缺失，数据缺失以及数据，无法得到共享。

各个区域的数据库在构建时可能没有考虑到信息共享的问题，因此地区之间的差异，会使得一些信息互通方面的问题不由自主地产生。

这种问题会增加房地产登记档案工作的工作量，房地产登记档案管理的效率也因此下降。

3.不动产数据的真实性问题
在对房地产档案进行登记时，最主要的特点是要保证房地产登记档案的完整和真实性，这其中最为重要的一点是真实性的保证，是档案管理的基础。

在对房地产进行档案登记时应对各个信息进行严格把控，其中包括要对档案登记程序进行规范，需要对房地产所在地建筑面积，房屋用途和房主信息等进行确定。

保证数据的准确性十分重要。

数据不够准确，数据缺失会影响后期对于房地产记录工作的管理，会对其带来不必要的工作量。

4.纸质档案存放管理问题
部分档案可能由于特殊性，没有办法对其进行电子归档，因此只能使用纸张形式进行保存，但这种保存形式存在很大的隐患，保存地如果发生环境变化，会对纸张造成不可逆的损伤和遗失。

例如，当储存环境较为潮湿时，会使得纸质档案由于潮湿的问题变得没有办法识别，字迹不够清晰，除此之外，纸质档案的存放处范围比较广泛，可能在各个区域都有一定的存放，因此无论在哪个部分出现问题，都可能会对房地产登记档案管理造成很大的工作量。

三、建立不动产登记档案管理新模式
1.理顺管理机制，规范操作流程
整合优化房地产登记档案、人事、仓库资源，建立明确分工和协调管理机制。

房地产登记处根据房地产登记处的工作量配备了档案专业人员，加强了一线管理人员和搜索窗口，并进行了适当的工作人员流动，增加了紧迫感，调动了工作人员的资历。

全面梳理业务流程，从申请验收开始，经过审批，到最后的检查、认证、归档，这是文件形成和归档的生命线，使业务处理和归档环节紧密相连。

严格执行作业标准和统一归档标准。

2.建立统一信息平台，健全网络风险防范机制
以不动产登记信息平台为基础，建立不动产档案管理系统。

实现“统一归档、统一监管、统一查询与服务”等主要功能，同时要注重做好网络风险防范工作，采取严格的保密措施，为不动产统一登记信息化平台建设奠定技术基础。

3.制定目标计划，逐步分步实施
根据房地产登记制度的建立，整合房地产登记档案，建立新的管理工作应分三个阶段实施。

第一阶段的目标是理顺关系，查明分散档案的情况，清理档案，为整合做准备。

第二阶段旨在整合现有文件，规范电子文件，建立电子文件数据库，逐步转移文件，逐步实现集中统一管理。

第三阶段的目标是规范档案管理，建立完整的数据库，实现以传统管理和信息化管理为补充的房地产档案的根本转型，为房地产登记档案管理提供保障，为社会提供高效快速的服务。

4.设立省市不动产登记档案数据中心
近年来，二维代码和物理网络信息技术的发展取得了长足的进步。

大数据时代的到来，给档案管理和流通带来了巨大的发展空间。

我们应该充分利用这一高科技环境，构建一个基于计算机网络环境集成、资源数字化、服务网络化的房地产登记文件信息管理系统，并优化了分散在各部门的房地产登记文件的组合和无缝连接。

实现数据的安全传输和充分共享，实现房地产登记和档案信息资源的内在价值和社会效益，为社会提供全方位、综合的信息服务；实现房地产档案信息资源总体效率的最大化。

5.强化建设电子文档的安全性
房地产登记档案的检索和使用基础是档案数据库。

因此，有必要建立电子数据库，不断规范电子文件。

同时，要做好档案资料备份工作，建立档案资料的网络风险机制，并采取相应措施做好保密工作，做好房地产登记档案资料的保密和预防工作，并确保房地产登记管理的制度和规范化。

提高房地产登记的效率和质量。

6.做好登记档案的编研工作
在进行记录管理时，编辑和研究工作是非常重要的。

编辑和研究工作是将静态文件资源转化为动态文件资源并进行处理和制作的过程。

开展编辑研究工作，可以更好地服务于社会事业，也可以更好地学习社会科学和人文史。

此外，通过对房地产登记档案的管理，可以大大扩大房地产登记档案的影响，也可以显示整理研究的结果，使更多人了解房地产登记档案的作用，发挥了一定的宣传作用。

7.提升不动产登记档案管理人员的素养
就房地产登记档案管理而言，它具有复杂性的特点，因此对人员的综合素质要求很高。

因此，管理者的素质应不断提高，这也是保证房地产登记档案管理发展的基础。

从当前形势看，在房地产登记档案管理中，管理人员应提高自身质量，有关部门应加强对档案管理人员的培训工作，并根据管理人员存在的问题制定相应的培训方案.此外，还需要加强职业道德培训，从而大大提高工作能力。

结束语
综上所述，在社会经济高速发展的新时期，傳统模式下的不动产登记档案管理工作存在诸多不足之处，阻碍了不动产业的进一步发展，为此，不动产登记管理模式应进行创新与改革。

建议相关部门能统一不动产登记档案管理标准与规范、完善信息化管理系统，同时做好人才的培养与储备工作，从多方面优化档案管理模式，提升工作质量。

参考文献：
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[2]韩丹.关于不动产登记档案管理新模式的探究[J].办公室业务，2018（11）：94+96.
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