现代化科研院所仓储管理存在的问题及其解决方案李鹏杨敏杜琳吕沛生

现代化科研院所仓储管理存在的问题及其解决方案李鹏杨敏杜琳吕沛生
发布时间：2023-05-27T07:21:48.380Z 来源：《中国科技信息》2023年6期作者：李鹏杨敏杜琳吕沛生
[导读] 科学合理的仓储管理是现代化科研院所经济管理的一项重点内容，需要采购人员和仓储管理人员不断改善管理模式，以降低科研院所的经营成本，提升科研院所的经营效益。

为此，总结了科研院所仓储管理易出现的几大问题，包括审批流程和采购过程的效率低下，物资出库时间延迟、库存储备过多，以及管理存在缺陷等方面。

山东非金属材料研究所山东北方现代化学有限公司
摘要：科学合理的仓储管理是现代化科研院所经济管理的一项重点内容，需要采购人员和仓储管理人员不断改善管理模式，以降低科研院所的经营成本，提升科研院所的经营效益。

为此，总结了科研院所仓储管理易出现的几大问题，包括审批流程和采购过程的效率低下，物资出库时间延迟、库存储备过多，以及管理存在缺陷等方面。

提出了相应的解决方案，例如优化线上物资供应流程和审批流程、提高物资网上采购率、优化采购批量及增加采购频次、加强信息的发布和沟通、加强员工的培训、将各种解决方案转化成规范的规章制度等。

通过采用以上方案，物资供应管理效率提升至80%，供应商的网上采购询价响应时间缩短了12-24小时，仓储物资周转率提高了约13%，为科研院所的科研和生产提供了坚实的保障。

关键词：科研院所；仓储管理；物流周转率；解决方案
科研院所作为国家科技研究的重要力量之一，承担了大量科研项目的研发和应用工作，同时，随着社会经济的不断发展，科研院所也更多地承担了生产、经营及市场供应等功能，科研院所的转制改革大势所趋[1]。

在这种转制改革的大环境下，科研院所的各项管理均需要遵循市场发展规律，以便能够降低成本、提升效率、增加利润，使科研院所能够在激烈的市场竞争中占有一席之地。

其中，仓储管理是企业和科研院所等经营单位管理业务中的重要一环[2-3]，是采购与供应链管理的一项重点内容，贯穿于从采购到生产和销售的整个流程[4]，因此做好仓储管理，是大幅降低科研院所经营成本和保证产品质量的一种重要途径。

通过优化仓储管理，不断提高仓储物资供应效率，缩短物流周转时间，能够有效提升仓储物资供应管理服务水平，满足科研院所科研和生产的实际需要。

但科研院所的科研和生产所需要的物资种类繁多，易出现采购难、物资积压以及物资周转率低等各种问题，这就需要科研院所的采购人员和仓储管理人员及时发现问题，并提出相应解决方案，优化物资供应的各个流程，提升物资供应管理效率和物资周转率，降低科研院所的经营成本，提升利润率。

为此，笔者结合自身工作实践，总结了科研院所仓储管理中易出现的问题，并提出了相应的解决方案，为现代化科研院所优化仓储管理、提升物资供应效率提供参考。

1 科研院所仓储管理易出现的问题
1.1 审批流程效率低下
科研院所大多建所几十年，多年来已经形成了固定的物资采购审批流程，仓储管理人员工作习惯固化，对信息化管理认识不足，与科研生产人员沟通方式相对单一，多数情况下采用电话或面谈等沟通方式，沟通效率较低。

另外，采购业务人员及核算统计人员使用的计算机陈旧，无法对接新版信息化管理系统，甚至出现与财务服务器不相匹配的情况。

并且，许多审批流程单据没有实现数字化，仍采用纸质传输，需要科研生产人员带单据到管理部门进行审签，传输过程时间较长，导致审批流程效率低下。

1.2 采购过程效率低下
目前，信息化管理系统已在仓储管理中得到广泛的应用[5-7]。

而许多科研院所的仓储管理人员接触网络采购的新方式时间短，运用采购信息平台的操作不熟练，出现新问题不能得到及时解决，影响网上采购过程的实施，网上采购品种偏少、频次偏低，未很好运用上网采购方式的快捷性、便利性。

另外，科研院所因科研和生产需要的物资种类繁多，加之科研计划的不确定性，导致需采购的物资达到上万余种，受采购量等因素限制，通过网上采购的方式无法完全涵盖，造成采购难度加大。

1.3 物资出库时间延迟
在采购的各类物资经检验合格入库后，由于各种原因，存在信息沟通不畅的现象，领用部门无法及时地了解物资的库存信息，导致领用单位不能及时领用，造成了物资积压。

另外，还可能存在一些产品批量不固定，以及生产方面受制于厂房面积狭小、生产单位可支配厂房空间不充分、无法配置新设备等问题，这些客观因素导致生产无法进行大规模批量生产，生产部门领用物资多以小批量为主，从而造成物资不能及时领用，最终导致物资出库时间延迟。

1.4 物资库存储备过多
从节约采购和物流成本，以及节省审批周期的前提出发，采购人员一般采用一次性批量采购物资的方式，但这会造成部分物资的较大批量备货。

还有部分重要物资因为生产周期长及采购审批复杂需要提前备货。

以上原因导致了部分关键重要物资（含危化品）的备货量较
大，从而产生了物资库存储备过多的现象。

1.5 物资供应管理存在缺陷采购业务人员及仓储管理人员较为机械地按照研究院所有关物资供应管理制度开展采购和仓储管理工作，在提高物资周转率对物资供应管理工作的促进以及院所经济效益的提升方面，存在理解和认识程度不够的问题。

另外，物资供应计划管理与统计核算以及仓储信息方面的管理不能同步，造成了计划员与统计核算和仓储管理信息不能协调一致，从而造成物资不能及时领用的现象，由此产生了物资积压。

2 解决方案
2.1 梳理管理制度，优化线上物资供应流程针对审批流程纸质传输的问题，笔者所在的物资供应中心上线运行了“需用器材计划审批”等流程，将各类核算数据导入财务服务器，实现审批流程信息化、核算数据实时传输。

对部分制度流程进行了修订完善：修订了“物资采购流程管理办法”，进一步明确了物资申请计划的提出、审批流程和物资检验流程等；修订了“积压、报废物资管理办法”，对积压、报废物资确认及处置流程进行了详细规定；制定了“物资采购招标管理实施细则”及“集中采购管理办法”等相关制度，对采购招标、集中采购等工作流程进行了全面梳理。

同时，认真梳理“需用器材计划审批”和“物资领用申请”流程（如图1和图2所示），将流程节点、审批人员等进行仔细对照，并按照不同种类物资领用需不同职能部门审批的原则，分类制定了物资领用申请流程，为流程线上运行提供依据。

图1 “需用器材计划审批”审批流程图
图2 “物资领用申请”审批流程图2.2 优化审批流程，实时对接财务数据借助院所网络，上线运行了“需用器材计划表”“器材采购通知单”“领用单”三个表单化流程，并发布“关于物资供应管理流程上网运行的通知”，指导科研生产人员进行网上规范审批操作。

同时，将笔者所在物资供应部门内的计算机全部与财务服务器联网，并安装了相应的财务核算系统，在系统的“供应链”模块，根据核算、计划、采购和部门领导不同管理权限进行了相应配置，实现了系统正常运行，与财务数据实时对接，保证了工作正常开展，为相关决策提供准确依据。

2.3 提高物资网上采购率
2.3.1 认真梳理物资类型为充分利用上级单位的采购电子平台，发挥网上采购周期短、运转快的优势，有效提高物资供应管理效率，在网上采购的基础上，认真梳理近年来采购物资情况，并结合科研生产需求，确定了小化工类、织物类、包装类等近1000种原材料，成功实施网上采购。

2.3.2 协助供应商进行网上注册为保证网上采购工作的顺利开展，多次与供应商进行沟通，动员供应商积极开展上级单位采购电子平台的注册工作，采用网上传输、线下发放等多种方式为供应商提供“会员注册及供应商管理手册”，并进行相应的培训和指导，有力促进了网上采购工作的开展。

2.4 优化采购批量、增加采购频次针对部分关键重要物资（含危化品）备货量较大的问题，通过采取以下措施解决关键重要物资（含危化品）备货量较大的问题。

2.4.1 梳理关键重要物资品种通过分析近几年来的产品供应情况，重点梳理归纳了关键重要物资品种。

对关键重要物资采取按照经济批量，确定了最低储备数量，既满足科研生产急需又将占用的储备资金维持最低限度的水平上。

2.4.2 确定合理的库存数量
根据年进货总量、一次平均进货费用、年单位物资储存费用计算经济批量和进货次数，如式（1）和式（2）所示。

经济批量＝（1）进货次数=年进货总量/经济批量（2）式（1）中储存费用包括支付给储运仓库的租赁费，以及本企业附属仓库中发生的转库搬运、检验、挑选整理、修复、维修保养、包装费，库存物资损耗，工资，提取职工福利费等开支。

根据经济批量、进货次数及生产任务确定合理的库存量，一般把经济批量作为库存储备量基准，可以上下浮动。

2.4.3 减少采购批量和增加采购频次根据科学计算的经济批量，确定年采购次数，同时结合军民品生产任务，统筹考虑。

在满足军民品生产任务的前提下，尽量减少采购批量，适当增加采购频次。

以最优的批量和采购次数为基准，上下浮动。

2.5 打破信息沟通壁垒，加强信息的发布和沟通针对信息沟通不畅的问题，通过以下措施加强信息沟通和交流：一是利用院所网络平台对内发布相关信息，通过建立周、月、季度报表更新方式，定期在平台上发布；二是针对特定科研生产部门由采购业务员和计划员采取电话通知到人。

另外，采取了以下四条措施，加强与科研生产人员和职能管理部门等的沟通和交流。

（1）每周更新现有库存物资，为科研生产人员提供库存资源信息，并督促物资需求部门按需用计划领用物资；（2）每月定期上报主要原材料（特殊物资）收发存明细表，为相关领导和职能管理部门提供审批和决策依据；（3）每季度梳理库存物资库龄情况，上报原材料库龄报表，对每项积压原材料有针对性地提出警示；（4）按季度整理各类库存物资的库龄，并召开专题会议对库存原材料库龄情况进行分析，形成报告，送相关职能管理部门参考。

2.6 加强培训学习原材料仓储周转率的提高是最直接的经济效益提升，全体物资采购及仓储管理人员应当从理论的高度认识到提高物资周转率的意义，故应不断加强物资采购及仓储管理方面的理论学习，并在日常工作中把“提高仓储物资周转率”作为物资供应管理中的一项重要指标，从而在优化采购、改善仓库管理方面把工作做细做实。

2.7 制定规范的规章制度提出各种解决方案后，还应将这些方案转化成规范的规章制度，这有利于保证采购流程的规范化和标准化，有利于提升采购效率以及物资供应效率，为此制定完善了“物资采购流程管理办法”、“积压、报废物资管理办法”、“物资采购招标管理实施细则”、“集中采购管理办法”、“物资及产成品管理制度”、“易制毒化学品管理规定”等一系列物资供应管理的规章制度，并印发执行。

这些规章制度的制定和实施为大幅缩减物资的采购周期、提升物资供应管理效率提供了坚实的保障。

3 改善效果3.1 审批流程优化的改善效果利用科研院所的自身网络，优化线上各种物资供应流程，解决了审批流程效率低下的问题，实现了审批流程信息化，大大节省了科研生产人员的审批时间，同时为缩短采购周期抢占了先机。

通过对审批时间数据进行分析，相比审批流程优化前，在提出计划和领用审批上所消耗的时间平均减少了2.5天，按照公式：物资供应管理效率=（10天/采购周期）×100%计算，物资供应管理效率提升至80%。

3.2 采购过程优化的改善效果通过开展供应商网上注册培训和指导等方式，使供应商网上平台注册总数得到不断提升，相比线下询价程序，供应商的网上采购询价响应时间缩短了12-24小时，达到了提高物资供应管理效率的目标。

3.3 物资周转率得到大幅提升通过优化采购批量、增加采购频次以及加强信息发布和沟通等方法，仓储物资周转率逐月逐年提升，以2022年仓储物资领用情况为例，经抽样调查，发现截至到2022年三季度末，仓储物资周转率较2020、2021年同期分别提高2
4.46%和18.53%。

另外，部分关键重要物资的备货量同期减少了17.66%，危化品存货量所占用资金较2016年同期占用库存金额降低了26.1%。

通过以上数据分析，计算得到2022年仓储物资周转率达到6.3，相比2021年的
5.6，仓储物资周转率提高了约13%，物资周转率得到明显的提高。

4 结论
科学合理的仓储管理已成为现代企业质量和经济管理的重中之重，许多科研院所目前已采用企业化管理模式，因此采购人员与仓储管理人员需要加强理论学习，提升业务水平，善于发现仓储管理中的问题并提出相应解决方案，从而不断提高仓储物资周转率，改善仓储管理效率，为科研院所创造“第三利润”。

在仓储管理方面，应借助科研院所本身的互联网络，积极引进信息化管理模式，优化采购过程和审批流程，提升采购效率和审批效率，缩短物资出库时间，保持适当的物资储备，加强与科研和生产部门及相关智能部门的信息沟通，从而大幅提升物资周转率，为科研院所的科研和生产提供优良的服务和坚实的保障。

参考文献：
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[2]杨维刚. 煤化工企业仓储管理的现状与对策[J]. 化工管理，2022（29）：4-6.
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[4]杨尚萍.石化企业物资仓储管理规范化探究[J].中国石油和化工标准与质量，2023，43（5）：10-12.
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