95号文关于下发《绿地控股集团江西房地产事业部工程现场资料管理和台账建立标准化指引》的通知(1)

4.2.8 证照管理资料
a)施工证照及手续资料
¾ 项目相关施工证照
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¾ 项目前期政府批文、相关手续、征询意见类资料 ¾ 项目后期政府相关部门各种验收记录、证明、证书等
b)企业资料
¾ 现场总包、监理、分包单位企业资料
4.2.9 施工过程形成的声像资料 4.3 项目部办公室应上墙张贴的相关图表 两图：《分期开发建设规划总平面图》
原件的存放位置。
6.2.2 工程文件应内容真实、字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字
盖章手续完备。
6.2.3 工程资料统一采用 A4 纸规格，不符合标准的原始资料要通过折
叠和粘贴的方式达到 A4 幅面(297mm×210mm)规格，图标栏露在外面。由
政府及专业检测机构编制的装订成册的文件材料（如勘察报告）除外。
6.1.3 技术资料管理 6.1.3.1 图纸管理
a)项目群内业人员负责从技术中心或城市公司技术部领取经
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确认的施工图纸并负责将图纸下发给项目部资料员。 b)由项目部资料员负责将图纸下发给相关施工单位和监理，并
做好图纸发放登记记录。 c)项目部原则上应自留两套图纸，一套图纸由资料员专职保
绿地控股集团 江西房地产事业部（通知）
沪绿赣发〔2014〕95 号 签发人：孙志文
关于下发《绿地控股集团江西房地产事业部 工程现场资料管理和台账建立标准化指引》的通知
事业部各中心、城市公司： 为加强现场资料的规范化管理，明确工程技术档案资料归档范围、
归档流程及资料管理人员职责，保证资料的完整性及真实性。经事业部 总经室批准，特制订《绿地控股集团江西房地产事业部工程现场资料管 理和台账建立标准化指引》。现下发给你们，请认真学习、贯彻落实。
4.2 项目部现场资料应按照地块分类立卷，分类立卷原则如下： 4.2.1 管理制度文件
a)项目部门人员组织架构及职责表 b)集团、事业部下发工程管理体系、制度类文件 c)经事业部审定的创优目标 4.2.2 集团报表 a)工程管理月报 b)项目进度月报
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c)监理月报
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d)监理安全月报
（试行 版次 02）
工程管理中心 二零一四年七月
1．目的
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为了加强现场资料的规范化管理，明确工程技术档案资料归档范围、
归档流程及资料管理人员职责，保证资料的完整性及真实性，特制定现场
资料管理的相关细则。
2．适用范围
本标准化指引适用于江西事业部所有在建项目的现场资料管理。
各专业工程师处，由各专业工程师按照《现场签证管理程序》实行， 办好的工程签证在返还施工单位前项目部资料员要将一份原件存档。
6.1.5 会议纪要管理 6.1.5.1 监理周例会会议纪要
项目部各专业工程师需参加每周召开的监理例会，监理例会 纪要由监理整理，项目部需存档。 6.1.5.2 项目部专题会议会议纪要
6．工作细则
6.1 工程现场资料的管理要求 6.1.1 文件的收发管理 6.1.1.1 收文管理 项目部收到文件时，应将文件复印，项目部内
部传阅复印件，原件交予资料管理人员处存档并进行登记。资料管理人员 定期整理收文，作好文件清单，按要求编号，便于相关人员进行查询，并 填写文件记录单（见附件一《项目文件收文登记单》）。收文包括但不限 于政府文件、事业部来文、各部门来文、施工单位来文、监理来文等，应 分类建立收文台账，并将文件分类归档。
5.2 工程施工（监理）资料，项目部负责监督控制，施工（监理）单 位进行具体编制、收集、整理、保管，项目部资料员负责对施工（监理） 资料的形成及保管状态进行监督和定期检查。
5.3 项目开工后，应由项目经理负责，将本项目兼职资料员名单报送 至城市公司工程管理部备案，并由城市公司工程管理部定期报送至工程管 理中心。发生资料员变动情况应做好对接工作，资料移交清单由项目经理 签字，负责保证交接资料的完整性与真实性，并及时告知城市公司程管理
4.2.3 往来文件
a)与事业部、政府往来文件
¾ 政府文件 ¾ 事业部来文 ¾ 各部门来文 ¾ 工作联系单
b)与施工单位往来文件
¾ 施工单位来文 ¾ 指令或工作联系单以及施工单位回复
c)与监理往来文件
¾ 指令或工作联系单及监理回复
4.2.4 计划管理资料
a)进度计划
¾ 经公事业部审定的项目总体进度计划 ¾ 经事业部（集团）审批的项目年度计划 ¾ 施工单位周进度计划、月进度计划、总进度计划 ¾ 各分包单位周进度计划、月进度计划、总进度计划
3. 引用标准
3.1 沪绿地工字（2011）10 号《关于加强现场项目部工程质量管理的 通知》
3.2 工程管理操作手册（2013 版）
4.项目部资料管理分类及立卷原则
4.1 项目部现场资料和文件分为管理体ห้องสมุดไป่ตู้文件、集团报表、往来文件、 计划管理资料、技术管理资料、成本管理资料、现场管理资料、证照管理 资料、声像资料等九大类。
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脑,按分部分项建立文件夹，存入名按拍摄日期，项目部资料员应负责 定期收集、整理，刻盘保管。
6.1.8 台账的管理 6.1.8.1 主要工程资料应编制管理台账，并分类管理。根据资料补
充情况及时更新台账。部分资料需由项目部进行统一编号，编号应齐 全、连续。
6.1.8.2 需编制台账的资料明细。 a)制度文件 ¾ 收文台账 ¾ 发文台账 b)技术管理
¾ 工程例会纪要 ¾ 专题会议纪要 ¾ 重要方案论证会、交底会的会签表及会议记录
e)监理通知单及施工单位回复单
f)现场质量安全检查及验收记录
g)考核记录
¾ 定期对施工单位的考核记录 ¾ 定期对监理单位的考核记录
h)甲供材料设备进场记录及材料设备管理：封样登记一览表/机电
设备清单/建材装饰清单/收（调）料单/设备调试验收记录；
管，作为竣工验收图纸。另一套由项目经理分配至各专业工程师， 以便现场管理。若图纸套数有限，则原件图纸应保留至资料员处， 专业工程师进行现场管理时可使用复印图纸。资料员处图纸作为竣 工验收保存的图纸按单位工程分类保存即可，资料员对图纸借阅要 严格做好登记手续。 6.1.3.2 图纸会审记录管理
项目部资料员负责将经过技术中心或城市公司技术部、工程管 理部、项目部、设计单位、监理单位、施工单位签字盖章后的图纸 会审原件存档，将复印件发放给各专业工程师。并建立好图纸会审 记录台账，按照单位工程进行分类归档。
¾ 项目前期政府批文、施工证照、相关手续等台账 ¾ 项目后期政府相关部门各种验收记录、证明等台账
6.1.9 现场资料管理人员应熟悉事业部管理流程，对于需要在事业部 存档备案的工程资料及文件，必须及时上报送达。
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6.2 工程现场资料归档质量的基本要求
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6.2.1归档的工程文件原则上为原件。如保存几份需复印时，应注明
6.1.1.2 发文管理 对项目部发出的指令、联系单等，应由项目负 责人审核同意后签发，并填写文件发放记录（见附件二《工程类文件发放 记录》）。工作联系单按发文对象分为对事业部各部门、施工单位、监理 等，应分类建立台账，并将文件分类归档。
6.1.2 计划资料管理 项目经理对计划类资料编制的及时性、完整 性及真实性负责，项目部资料员应负责计划类资料的归档保存。
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类型
序号
作业内容
责任人
备注
1 工程管理月报
项目经理
每月 23 日之前项目部上交至工程管理中心，由工程管理中心 统一收集上报集团。
2 项目进度月报
项目经理
每月 23 日之前项目部上交至工程管理中心，由工程管理中心 统一收集上报集团。
3 监理月报、监理安全月报
项目经理
每月 23 日之前项目部上交至工程管理中心，由工程管理中心 统一收集上报集团。
特此通知 附件：《绿地控股集团江西房地产事业部工程现场资料管理和台账
建立标准化指引》
绿地控股集团江西房地产事业部 二〇一四年七月三十日
绿地控股集团江西房地产事业部
校对：郭雅婧
打印：谭亦然
2014 年 7 月 30 日印发 共印 20 份
绿地控股集团江西房地产事业部
工程现场资料管理和台账建立 标准化指引
项目部资料管理人员应根据项目的实际情况划分制定目录，并将
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各合同资料按照总包、监理、分包合同（协议），补充合同（协议） 等类别进行划分，统一编号，建立台帐，并由资料员统一保管存放入 柜。（注意保密）
6.1.4.2 工程签证资料管理 施工单位上报工程签证资料后，项目部资料员负责将该资料送至
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部，抄送工程管理中心。
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5.4 工程管理中心、城市公司工程管理部应定期组织对项目部管理资
料进行检查，对存在问题提出整改意见和建议。
5.5 项目结束后，应将结算资料移交至城市公司合约部，竣工资料移
交至档案馆，竣工图移交至物业公司，其他管理类资料移交至城市公司工
程管理部。
项目部组织监理单位、施工单位召开的专题会议，由项目部 资料员负责收集会议纪要与签到表，并整理归档。 6.1.5.3 工程部内部会议纪要
项目部召开的内部会议，由项目部资料员负责收集会议纪要， 并整理归档。 6.1.5.4 跨部门工程沟通会会议纪要
事业部各职能部门参加的工程沟通会议，由项目部资料员负 责收集会议纪要，并归档。 6.1.6 施工许可证、规划证等项目证照复印件： 施工现场保存复印件备查，由资料员统一保管并存放入柜，任何 人不得随意复印，也不能带出办公区域及外借给其他部门。 6.1.7 电子资料管理 施工过程中的工程照片、视频等由各专业工程师拍摄后及时存入电