OA系统在公文管理中的应用与设计

关 键 词 ：ＯＡ 系统
公 文 管理 实 际 应 用 设 计 意 义
现 阶 段 ，现 代 化 社 会 的 发 展推 动 了信 息 化 时代 的 到 来 ， 计 算 机 应 用 技 术 、 网 络 科 技 、 数 据 统 计 系 统 以 及 联 网管 理
等 一 系 列 网络 软 件 应 用 与 企 业 的 管理 与 升 级 相 互 结 合 ， 充
４ １ Ｊ 、 用 及 实现
公 文 管理 中 实 现 Ｏ Ａ 系统 的 全 面 应 用 ，基 于 Ｓ ＯＡ 的 应 用 系 统 ， 即 以 面 向所 有 的 服 务 体 系 结 构 模 式 为 背 景 ，建 立
一
个 基础 平 台 的服 务 平 台与 业 务 插件 的集 成 方式 ，并 ｏ ｆ ｆ ｉ ｃ ｅ
基础办公 文档处理软 件为工具 ，对整体 系统 进行协调统 一
的管理。
所 谓 的 系 统 流 程 型依 靠 与 文 件 型 的 办 公 处 理 系统 ，应
用范围与管理领域从个体为代 表性 的 应 用 系统 即 ：Ｅ － ｍａ ｉ ｌ 系 统 。 流 程 型 系统
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Ｏ Ａ系统在公文管理中的 应用与设计
◆ 刘 哲
摘 要 ：就 如何 促进 Ｏ Ａ 系统在 公 文 管理 中 更好 的 应 用 为 中心论 点 ， 对 Ｏ Ａ 系统 的 结 构 概 念 、 发展 历
程 、 应 用 范 围及 意 义进 行 全 面 的概 述
得 到 管理 人 员 的青 睐与 认 同 。
１ ＯＡ 系统 简 介
所谓 的 “ Ｏ Ａ” 系统 主要 指 的 是 以计 算 机 技 术 为 系统 全
面运作 的核 心点 ，通 过计算机 网络通讯技 术的快速 性与智
能 性 提 升 办 公 单 位 管 理 人 员 与 工 作 人 员 处 理 工 作 任 务 的 速 度 。Ｏ Ａ 系统 与 早 期 业 务 处理 系统 相 比较 ， 自动 化 、 智 能 化 、知 识 化 水 平 更 强 。 与 此 同 时 ， 大幅 度 优 化 “ 以纸 记 事 ” 的 工 作 状 态 ，减 少 文 件 、 信 息 的 用 纸 化 。 将 Ｏ Ａ 管 理 应 用 到 公 文 管理 中 ， 不仅 能 够 提 高 办 公 管 理 技 术 水 平 与 决 策 速
公。
２ ＯＡ 系统 发 展 演 变 史
以企 事 业 单 位 的 公 文 管理 自动 化 演 变 史 为基 础 ，ＯＡ 系
统 的发 展 主 要 经 历 了 以下 ４个 时 期 。
２ １ ０Ａ 系 统 义
ＯＡ系统文件型主要指计算机应用设备在单机 或脱机 状 态 ，对公 文所需信息 的总结与 归纳。例如 ，在公文 处理 系
平 台 型 ＯＡ 系 统 的 工 作 核 心 是 协 同 管 理 。 在 工 作 的 全 过 程 ，将 工 作 流 技 术 、知 识 管 理 技 术 、 门户 技 术 等 应 用 系 统 与行 政 办 公 、业 务 办 公 融 会 贯 通 ，形成 一体 化 处理 系 统 。 平 台 的扩 大 实 现 信 息 交 流 的 全 面 性 与 流 程 工 作 的 整 合 性 、 由 工 作 管 理 的 孤 立 性 发 展 为 信 息 处理 的 跳 跃 性 ，为 管 理 人 员 与 决 策 者提 供 便 利 。
技 术 进 行 巧 妙 地 融 合 ，提 高 流 程 管 理 应 用 配 置 的 标 准 与 基
础 ，优化管理水平与方法，促使公文管理的知识性更强。
２ ４ ＯＡ 系统 平 台
分 发 挥 信 息 技 术 的 时 效 性 与 实 用 性 。 在 企 事 业 单 位 的公 文
管 理 中 ，办 公 自动 化 与 公 文 电子 化 的 应 用 早 已深 入 人 心 ，
业务插件集成的工作模式主要包括 以下几个功能板块
公 文 中 的 收 文 与 发 文 管 理 、 公 文 的查 询 与 督 办 管 理 、 公 文 的 统 计 与 归 档 管 理 以 及 公 文 流 程 和 内部 转 文 的 工 程 管 理 。
度 ，还 可以将计 算机 科学 、信 息科学 、管理科学 、办公科
学 等相 关 技 术 手 段 融 合 到 公 文 管 理 中 ，提 高 企 业 管 理 的社
会效益。
识性 与可靠性 ，为决策人 员提供可靠 的文本数据 最 后是
信 息传 递 功 能 ，例 如 通 知 或 公 告 的 发 布 ，各 类 信 息 的 发 表 评 论 ， 电子 邮件 的 传 达 等 待 相 关 事 宜 皆 属 于 Ｏ Ａ 系统 的 传 递 功 能 。 总 而 言 之 ，Ｏ Ａ 系统 的最 大特 点 就 是 摆 脱 信 息 的纸 质 载 体 ，将 传 统 的 工 作 模 式 进 行 优 化 ， 实 现 无 纸 化 网 络 办
３ ＯＡ 系统 的 功 能 构 架
在 ＯＡ 系 统 运 行 工 作 过 程 中 ，主 要 包 括 以 下 几 个 工 作 的结 构 框 架 ：首 先是 工 作 流 功 能 ，主 要 指 的 是 工 件 文 书 的 传 达 与 处理 ，对 下 发 文 本 内容 的 拟 稿 、定 稿 ，并 对 下 属 各 个 部 门进 行 任 务 安 排 与 布 置 ：其 次 是 公 文 处 理 功 能 ， 主 要 指 的是 对 即 将 发 表 的 文 件 进 行 审核 与 批 阅 ，确 保 信 息 的 知
统 中办 公 应 用 软 件 的 使 用 的 初 级 阶 段 ，软 件 使 用 初 步 形 成 “ 办公无纸化 ” 。ｏ ｆ ｆ ｉ ｃ ｅ 、ｗｏ ｒ ｄ 、Ｗ Ｐ Ｓ等 个 人 办 公 软 件 得 到
普遍的应用。
２ ２ ＯＡ 象 ” ： ｌ ＿
４ ＯＡ 系 统 公 文 管 理 模 块 的 应 用 实 施