小学档案室管理规定办法

小学档案室管理规定办法
为了规范小学档案室管理，保护学生档案，维护学校正常运转秩序，特制定本
规定办法，以便有条不紊地开展管理工作。

一、建立档案室管理制度
小学档案室必须建立档案管理制度，保证档案的完整、安全和可靠性。

档案管
理制度是档案管理的基本准则，凡是在档案馆工作的人员都必须遵守执行。

档案室管理人员应根据本管理规定和政策，全面维护、管理学生的成长记录。

对于学生档案的管理，应实行唯一编号管理，采用电子档案管理结合纸质档案管理。

二、档案登记
档案馆工作人员必须对所有学生档案资料进行班级持有人登记，并组织开展整
理归类工作。

档案室管理人员应当以保密为前提，根据学生的学籍信息，完整、正确无误建
立学生档案，确保学生档案的完整和准确。

三、档案保存
档案室工作人员必须维护所有的著作权和知识产权，不能私自复制和传播。

保
存档案资料和重要文件的地方必须通风、干燥、避光，保护好不受损坏。

为了保证学生档案安全，应使用无介质的光盘、磁带等各种数字化手段。

学生
档案备份应设在不同的地方，以防档案遭到不测，避免档案丢失及恶意修改。

四、档案查阅
馆员应根据用户申请查询需求的要求，在非保密的情况下充分进行查询。

查询方式主要有两种：实物查询和数字化查询。

实物查询指有访问资格的人可
以到档案馆进行查询。

数字化查询指用户通过计算机、网络等现代化设备，通过指令获得查询结果。

在进行学生档案查询时，凡是非直系亲属的人员均需提供相关证明材料。

对于
机密、涉密的学生档案，必须进行与保密相对应的安全保障管理工作。

五、档案借阅
学校内部人员可以在学期间借阅档案，借阅期间档案馆工作人员应进行详细记录，并对借阅人员的身份做出核实。

对于特别重要的学生档案馆，不得私自借出。

如有正当需求，必须由学校高层管理人员亲自签字才能借阅。

六、档案处理
学生档案必须按有关规定予以保存和处理，并采取适当措施加以保护。

档案室工作人员应根据有关规定，及时销毁无用的档案和相关文件。

处理学生档案时，应注意先把效期过期的纸质档案扫描电子化，再进行深山或专用的熔炉销毁，不能随意乱倒，以免泄露谩骂。

对于学生档案故障或状况，必须采用专业技术手段或取得由对方授权书的条件下，对档案进行适当修缮。

七、档案附件
学生档案室馆必须建立同袋存并、封胶保管的档案附件制，各附件的格式文件应该进行加密防护工作，并标注发文、收文、会议等相关单位和人名。

学生档案的附件资料，应一并归入档案管理体系中。

完整、规范的附件管理，有助于方便旧档案的查找和利用。

八、后续负责
小学档案室不仅仅是存放学生档案的地方，它还有着诸如管理学生申请学历证明、培训学生人才、为班级建立项目素材等多种责任。

因此，每学年结束之前，小学管理部门都要组织一次为期一周左右的新生入学前的全面检查，以确保学生档案工作的全面及时有效的推进。

结论
以上为小学档案室管理规定办法，希望能将学生档案管理更加规范、严密、科学，确保学生档案安全、有效、合法地管理，保障了学生和学校的合法权益。