办公室费用控制管理制度范文

办公室费用控制管理制度范文
第一章总则
第一条为规范公司办公室费用的使用和控制，合理管理办公室资源，提高办公室费用的使用效益，制定本制度。

第二条本制度适用于公司内所有办公室费用的使用和控制管理。

第三条公司办公室费用包括但不限于租金、水电费、通讯费、办公用品费、服务费等。

第四条办公室费用的使用必须符合相关规定和公司的财务预算，禁止超支和浪费。

第五条所有员工都有使用办公室资源的责任和义务，在使用过程中要注意节约和合理使用。

第六条公司将建立办公室费用监控制度，定期检查和评估费用使用情况，发现问题及时纠正和改进。

第七条具体办公室费用的使用和控制，将在后续章节详细规定。

第二章办公室费用的申请和审批
第八条公司内部对办公室费用的申请和审批采取分级管理制度，具体如下：
1. 租金、水电费等大额费用由公司财务部门负责审批；
2. 办公用品费、通讯费等小额费用由各部门经理负责审批；
3. 特殊费用如装修费、维修费等由公司高级管理人员审批。

第九条员工在需要使用办公室费用时，应提前向上级经理或财务部门递交申请，申请中需明确费用类型、金额、用途和期限。

第十条上级经理或财务部门对申请进行审批，审批时需核实申请人的身份和申请的真实性，并根据公司财务预算和相关规定进行判断。

第十一条审批完成后，财务部门将费用支付计划及时通知申请人，并协助申请人完成费用支付。

第十二条每月公司会对办公室费用进行汇总，并进行费用使用情况的分析和报告。

第三章办公室费用的使用管理
第十三条办公室费用的使用应遵循以下原则：
1. 合理使用：根据工作需要，合理规划和使用办公室资源，尽量减少浪费和不必要的费用支出；
2. 节约使用：注意节约用电、用水、用纸等资源，倡导绿色办公，降低费用支出；
3. 公平使用：各部门和员工在使用办公室资源上应公平合理，避免部门间资源不均衡和浪费。

第十四条办公室费用的具体使用管理如下：
1. 租金：公司应积极寻求合适的办公场所，并在合同期限内按时缴纳租金，避免滞纳金和违约金的产生；
2. 水电费：员工在离开办公室时应及时关闭电脑、灯光、空调等设备，在不使用时尽量减少开启设备的数量，确保节能和用电安全；
3. 通讯费：员工在使用电话、传真、邮件等通讯工具时应注意经济和实用原则，尽量选用低成本的通讯方式；
4. 办公用品费：员工在使用办公用品时应注意节约和合理使用，避免浪费和滥用；
5. 服务费：公司在选择服务商时应根据实际需要和质量要求进行比较和评估，确保费用合理和服务质量。

第十五条公司将建立办公室费用使用统计和分析制度，定期对办公室费用进行分析和评估，发现问题及时改进。

第四章违规处理
第十六条对违反本制度规定的行为，公司将按照公司规定的纪律和处罚条例进行相应的处理。

第十七条违规行为包括但不限于以下几类情况：
1. 超支行为：未经批准或超过申请金额的费用支出；
2. 滥用行为：超出正常工作范围和需要的费用支出；
3. 浪费行为：故意浪费和滥用办公室资源的行为；
4. 贪污行为：侵吞、挪用或非法使用公款的行为；
5. 造假行为：提供虚假材料和信息以获得费用支出的行为。

第十八条对违反本制度规定的情节严重的人员，公司有权追究法律责任，并保留追偿的权利。

第五章附则
第十九条本制度自颁布之日起施行，并适用于公司内所有员工。

第二十条对本制度的解释权归公司所有，并有权根据实际情况进行修改和补充。