行文规范74476

******行文规范
酒店文件是在经营管理过程中表达意志、传递指令、加强沟通的重要文字工具和手段。

为了进一步规范酒店的行文标准，加强行政行文的统一性和严肃性，特作如下规范：
一、文件分类
1、对外行文：包括对省****，以及与酒店有往来关系的所有单位的行文。

分为上行文和平行文。

2、对内行文：仅指酒店内部行文，分为上行文、平行文和下行文。

二、文件形式
1、函头纸行文：对外行文一律使用函头纸，加盖酒店行政印章。

2、红头文件：对内行文中具有规范、指导意义的普发文（如酒店新出台的规章制度，表彰、批评通报，开展主题活动等重要精神的传达）可使用红头文件。

3、备忘录：对内呈请性、规范性、公示性、协调性文件，一般采用备忘录形式。

4、会议纪要：记载酒店或部门会议的主要内容和议定事项，供内部参阅的文件，一般采用会议纪要形式。

5、张贴文件：作为酒店或部门对外界或内部告示性的文件，时效性很强，可采用张贴形式。

三、文件格式
1、函头纸行文：标题采用宋体二号字，正文为仿宋三号字，无发文字号，但应定制存档编号，便于档案管理，落款须盖印章。

2、红头文件：由“眉首”、“主体”、“版记”三部分组成。

①眉首：置于公文首页红色反线上，一般包括6个方面的内容：“公文份数序号”、“密级和保密期限”、“紧急程度”、“发文机关标识”、“发文字号”、“签发人”。

但通常只有2个方面的内容，即：“发文机关标识”（也
就是红头）和“发文字号”。

发文机关标识：由发文机关全称后面加“文件”组成。

发文字号：在发文机关标识（红头）下，由发文机关代字、年份和序号组成，用仿宋三号字居中排布。

年份、序号用阿拉伯字数码标识，年份标识全称，用六角括号“〔〕”括入（如：〔2008〕）；序号不编虚位，不加“第”字（如：“1号”不编成“第1号”或“第01号”、“第001号”），其规范标识为:“赣山水×字[2016] ×号”。

②主体：公文主体包括7个方面的内容:“标题”、“主送机关”、“正文”、“附件”、“成文时间”、“公文生效标识”、“附注”。

标题：在红色反线下空2行，用宋体二号字，可根据字数多少，分一行或多行排布，回行时，要词意完整，排列对称，间距恰当。

主送机关：标题下空1行，左侧顶格，用三号仿宋字标识，回行仍顶格，最后一个主送机关名称后用全角冒号。

如主送机关过多，而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送之上，标识方法同抄送。

正文：在主送机关名称下一行用3号仿宋字排布，每自然段空2字，回行顶格，数字、年份不能回行；正文排版：22行/面、28字/行；天头（上白边）37㎜、页脚（下白边）35㎜、订口（左白边）28㎜、切口（右白边）26㎜。

附件：在正文下一行，左空2字用三号仿宋字标识，“附件”后用全角冒号。

附件如有序号，使用阿拉伯数码（如：附件：1******）标识；附件名称后不加标点符号。

附件应与公文一起装订，并在附件的左上角第一行顶格标识公文的发文序号，并在其后标识附件（或带序号）。

成文时间：用汉字将年、月、日标全，零为“〇”，成文时间标识的位置：右空4字，距正文加盖印章后的上边缘与正文间应有2—4㎜的空间。

公文生效标识：发文印章，单一发文，盖在公文的落款处，不署发文
机关名称，只标识成文时间。

印章端正居中下压在成文时间上，印章用红色。

当印章下弧无文字时，采用下套方式（仅下弧压在成文时间上），当印章下弧有文字时，采用中套方式（印章中心线压在成文时间上）；联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右空7个字，主办机关印章在前，两个印章均应压成文时间，印章用红色。

采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐，两印章不相交或相切，相距不超过3㎜。

联合行文需加盖三个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间；主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超过版心，最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

序号和名称主题词的选取，应以与标题相对应、专指性强为原则；抄报单位为需了解的单位。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

附注：公文如有附注，用3号仿宋字居左空2字标识“附注”，用2号字加圆括号标识在成文时间下一行。

③版记：一般包括“主题词”、“抄送”、“印发机关和印发时间”三个方面的内容。

版记中各要素之下均加一条反线，与版心等宽。

版记的位置应置于公文最后一页，版记最后一个要素置于最后一行。

主题词：用3号黑体字，居左顶格标识，“主题词”后标全角冒号；词目用3号宋体字，词目之间空1字。

抄送：在主题词下一行左空1字用3号仿宋字标识，“抄送”后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送。

印发机关和印发时间：位于抄送机关之下（如无抄送机关，在主题词之下）站一行位置，用3号仿宋字，印发机关左空1字，印发时间右空1字。

印发时间以公文打印时间为准用阿拉伯字标识。

页码标识：用4号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距离版心下边缘7㎜；单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页和空白页以后的页码不标页码。

3、备忘录：采用4号仿宋字，上行文按“呈、致、由、时间、事由”顺序列写，平行文、下行文则按“致、由、时间、事宜”顺序列写。

备忘发文字号为：***×（部门代字）备字（2008）×号，位于右上角，与“呈”或“致”平齐。

正文左下角为办文部门及部门经理的签名、签发时间。

4、会议纪要：采用仿宋字体。

文头标题用小二号字标识：“****（×部）会议纪要”；纪要字号用五号字标识：“（2008）第×期”，位于标题正下方；纪要字号之下用四号字按“时间、地点、主持人、与会人、记录人、内容”的顺序左侧顶格分行列写；从下一行起，每自然段空2格排布正文，正文使用4号字。

5、张贴文件：根据实际需要确定文件纸型号，通常使用A4或A3型纸张。

四、注意事项
1、行文格式的印刷、用纸要求：
①汉字从左至右排列，少数民族文字按其书写习惯排印。

②通常均采用国际标准A4型纸张出稿；需张贴的文件可使用A3型纸张。

③各类文件的组成项目要齐全清楚、排列科学、符合标准。

2、拟制文件标题的要求：
以准确、简要、清楚为原则，讲求生动气派、发人深思、醒目新颖。

3、文件成文日期的确定原则：
①经总经理及酒店领导或部门经理签发的，以签发日期为准，成文日期必须写明年月日，且要用汉字，其中“零”应写成“o”，而不能写成“0”；
②多部门联合行文的，以最后签发部门负责人的签发时间为准；
③会议纪要以开会日期为准。

4、文件签发：
①酒店的文件、会议纪要和涉及需呈请汇报的备忘录，必须经总经理审阅签发后才能发出或张贴；
②部门会议纪要、一般性委托事宜的备忘录由部门经理签发。

5、对外张贴文件的制作要求：
①各部门因经营需要，须在酒店营业区域张贴告示性文件的，一律由总经办根据实际情况统一设计、制作；
②各部门需在非营业区域发布告示性文件的，可直接张贴正规红头文件；也可放大复印后，再张贴于告示橱窗内指定位置，并在时效期后，及时揭拆。

样稿范本附后。

************
二〇***年*月*日
****字[2016] 号
致：采购部
由：****
日期：***年*月*日
事宜：关于安装*****事宜
根据《酒店*8管理工作规定》，目前对***年前酒店档案做全面整理，并将设专门档案室（在七楼）。

之前，酒店档案柜已采购，现存放在五楼临时库房。

就安装档案柜之事，总经办已多次与收货部沟通（但一直未能解决）。

为此，请采购部配合，联系供应商安装人员，将酒店档案柜务必在5月15日前安装到位（具体安装位置由***确定，电话：****）。

****
****字[2016] 号呈：酒店领导
致：相关部门
由：****
日期：****年*月*日
事宜：关于办理卫生许可证事宜
****年*月*日即可办理“**********”的卫生许可证，需酒店相关部门积极配合，提供以下资料（均一式两份）：
请相关部门及责任人将以上资料（除健康证以外）于*月*日前集中交到***，特殊情况及时反馈。

总经办
*****[2016] 号呈：酒店领导
致：酒店各部门
由：*****
日期：*年*月*日
事宜：拟定《职能部门来店检查工作接待请示汇报制度》
酒店经营过程中，各职能部门、行业指导单位来店检查工作的情况较多，为规范接待，建立请示汇报流程，明确责任分工，拟定本制度。

一、涉及的职能部门范畴
主要包括消防、公安（派出所、国安）、卫生、工商、劳动保障、环保、人防、税务、旅游、畜牧水产、广电、技术监督等政府职能部门（或事业单位）。

二、职能部门与酒店对口联络部门及责任人
三、接待及请示汇报流程
形情一：
职能部门人员到达酒店大堂，向总台接待处表明来意——1总台接待人员联系大副接待——2由大副带至酒店二楼餐饮大厅或大堂休息处、并告知酒店对口联络部门的负责人（及时到达接待现场）——3核实职能部门检查人员身份（请其出示工作证），了解其检查目的和相关政策依据——4请示酒店领导（如不同意接受某项检查，应合理向职能部门说明情况），同时通知被检查区域的部门负责人，请其做好准备工作——5由对口联络部门负责人牵头、被检查区域负责人（员工）配合，做好检查记录（如需抽查带走样品，应事先请示酒店领导）——6将检查结果适时向酒店领导汇报，职能部门出具的检查单据（原件）统一交总经办，酒店相关部门可留复印件。

形情二：
职能部门人员直接到酒店七楼总经办——○1由对口联络部门的负责人在办公室现场接待（或邀请到六楼会议室、二楼餐饮大厅接待）——参照“情形一”第○34、5、○6项流程处理。

形情三：
职能部门事先电话告知、预约检查——电话受理当事人将信息及时向对口联络部门负责人、酒店领导报告——通知被检查部门区域负责人做好安排——参照“情形一”5—6项流程处理。

形情四：职能部门在没有告知酒店方的情况下，直接到酒店各区域检查、拍照——所在区域的管理人员现场制止、征询情况——向部门负责人报告——由对口联络部门接待处理。

四、配合职能部门检查工作的要求及注意事项：
1遵守接待及请示汇报流程，不得私自接待、擅自作主。

2、有礼、有节、有度，积极配合职能部门的合法检查，维护酒店权
益和形象。

3、每项检查（抽查）及行政收费要求有相关政策依据，对于越权或
不合理的检查项目，应予规避。

4、注意灵活处理，对检查结果除向酒店领导及需改进的部门负责人
告知以外，应予保密。

5、检查接待过程，必要的业务接待由酒店联络负责人合理控制（原
则上自主控制消费在100元以内，在优免单上签字注明），特殊情况接待，需请示酒店领导同意方可操作。

6、在按程序接待、请示汇报的基础上，对于职能部门检查工作，被
检查区域的管理人员（员工）要主动配合，至少安排一名管理负责人陪同检查。

五、本制度自2016年4月20日起试行，请酒店各部门认真落实。

总经办
一、酒店档案及各部门档案管理的建立
附：
卷内目录
××部。