XJX-QP-001合同与订单评审管理程序文件

1.目的：明确顾客的需求、确保承诺顾客的要求得以满足。

促进销售管理的标准化。

2.范围：适用于本公司所有与产品销售有关的合同与订单管理过程。

3.相关文件：（无）
4.定义：
4.1 常规产品：指公司批量生产并备有一定安全库存的产品。

4.2 定制产品：指公司根据客户要求在计划外追加生产的产品或特殊工艺的产品，要求客户
预付定金。

5.职责：
5.1 销售部：销售人员负责发现客户的需求与期望，促成销售合同、订单的最终产生。

5.2 市场部：内勤负责客户订单评审（包括订单收取、修改、取消）的组织，协调产品，与
客户的联系和沟通，并保存相关记录。

5.3 财务部：负责客户的付款程序，审核订单及结算货款。

5.4 生产计划部：负责评审人力、设备产能、物料供应进度能否满足客户交期要求。

5.5 储运部：负责仓库出货、货物物流追踪。

5.6 营销总监负责批准合同、订单或授权批准合同、订单。

6.作业内容：
6.1 合同签订
6.1.1 销售人员与客户协调沟通，确认客户达到代理商标准并享受代理商价格，应将客户
信息收集齐全，填写《经销商开户申请资料表》回传营销中心市场部。

6.1.2 市场部汇总审核客户资料后报营销总监签批。

6.1.3 营销总监签批《增设经销商审批报告》后由销售人员与客户签订《新吉祥产品经销
合同》，对销售区域、销售目标、付款方式、运输、服务、违约处理进行明确，市场部
对客户合同进行归档。

6.2 订单产生
6.2.1 经过销售人员与客户的协商沟通，客户确认订货的，由客户直接填写《销售订单》
签字回传（以传真、电子扫描版、电子邮件等形式）或由客户、业务人员以短信等
方式回传市场部内勤。

6.2.2 销售人员确认发出《销售订单》后，及时通知市场部内勤进行查收。

6.2.3 市场部内勤对订单进行审核、汇总，确认客户信息、付款方式、价格等内容，填写并
打印《销售订单》四联单。

6.3 订单成立
6.3.1 市场部内勤向财务部核实，若该订单为现金付款或预付款，客户货款已经到账且充
足，订单成立。

6.3.2 市场部内勤向财务部核实，若该订单为现金付款或预付款，但客户货款没有到账或者
货款不足，订单不成立，由市场部内勤告知销售人员并协助催促客户打款，落实客户
货款已经到账且充足后，订单成立。

6.3.3 市场部内勤同财务部确认，若该订单为物流代收款或控货，订单成立。

6.3.4 市场部内勤同财务部确认，若该订单为营销总监级以上领导担保发货，订单成立。

6.3.5 市场部内勤同财务部确认，若该订单品项为定制产品且财务已收到定金，订单成立。

6.4 订单落实
6.4.1 客户下达《采购订单》并以电子邮件的形式发给市场部内勤
6.4.2 市场部内勤根据客户下的《采购订单》核实确定仓库充足后，打印《销售订单》
6.4.3 市场部内勤将《销售订单》交财务部核对并确定签字。

6.4.4 市场部留第一联，财务部留第二联，生产计划部留第三联，储运部留第四联
6.4.5 市场部内勤将《销售订单》交给储运部，储运部跟椐订单进行配货、发货。

6.4.6 市场部内勤第二天跟踪货物及到货时间
6.4.7 如货品到后物流会通知储运部，储运部通知市场部内勤，有市场部内勤通过电话或网
络形式通知客户货品已到，请及时打款提货
3.4.8 财务部跟踪确认货款已转入我公司账户，通过电话或网络通知市场部内勤，市场部内
勤以电话形式通知物流改名放货然后在以短信形式通知客户可以提货。

3.4.9 短信通知格式：
1 日期：X 月X 日，地址：XXX，件数：XXX，物流：XXX，单号：XXX，金额：XXX
可以提货。

6.4.10 订单产品到达客户所在地后，市场部内勤通过网站、电话咨询的形式，确认客户是
否已提货，未提货的，通知销售人员催促客户提货。

6.4.10 订单货物到达客户所在地7 天内客户未提货的，市场部内勤通知货物返回，所产
生物流费用由发出订单销售人员承担。

6.5 订单变更
1) 客户需变更订单时应提前和当区业务人员沟通，由业务人员向市场部内勤提出变更
申请。

2) 若订单已安排发货，订单不予变更，由业务人员和客户协商解决。