3.2 总账系统模块之间的关系及功能

同学你好！欢迎跟我一起学习。

记账凭证是账务处理的基础数据，因此，凡各类账簿所需反映的信息，都必须要在记账凭证中进行记录，如果设置了辅助核算，凭证与辅助核算之间的关系，也必须在凭证表结构设计时统一进行考虑。

为了解记账凭证的数据存储问题，我们来看一张具体空白凭证如表3-1.
每一张凭证的内容可分为两类，一类是每一张凭证的惟一数据项，如凭证字、凭证编号、日期、附件数、制单人、审核人等，唯一数据项是指一张凭证对应这些数据项只有唯一的值。

另一类是重复数据项如摘要、会计科目、借方金额、贷方金额等，即凭证的主体数据。

重复数据项是指将凭证存入数据库时，每一张凭证对于这三个数据项都有多个值。

(在此：提醒大家注意数据库的记录与会计分录是不同的，会计分录是对某项经济业务标明其应借应贷账户及其金额的记录，数据库的记录是指二维表中的一行数据，
我们看一个报销管理费用的会计分录，两借一贷
借：6602.03(管理费用-办公费) 272.00
6602.02(管理费用-差旅费) 86.00
贷：1002.01（银行存款-工行） 358.00
但在数据库中这就是三条记录。

一张凭证是一个会计分录，但存储到数据库中对应多条记录。

我们从填制好的记账凭证中，可清楚的区分出“重复项”，总账科目和明细科目下方有三个科目，借方金额栏有2个值，贷方金额栏有一个值，而金额必须有对应的科目。

不管表体有多少行，而凭证字、凭证编号、日期、附件数、制单人、审核人等，只有一个。

如果我们把这个分录存储到一个数据库表中，唯一项部分就会重复存储3次。

这就是数据库设计时的一对多的问题。

为避免唯一项的重复存储。

因此，在数据库设计时，将唯一项和重复项分别存储在两个表中，唯一项作为主表，重复项作子表。

在此介绍凭证表结构的设计，目的是为说明凭证库与基础数据的引用关系和共
享关系：如图3-6所示：
图3-6中：绿色的P表示该表的主键（ID）,蓝色的Ｆ表示该表的外键，该表的外
键一定是另外一个表的主键，看图中凭证库子表外键（ｃｃｏｄｅ）科目编码
的字段名称，而（ｃｃｏｄｅ）科目编码是科目表的主键，这种关系表现在凭
证输入时，输入的会计科目必须是科目表中存在的，如果不是则通不过检验。

再看一下科目与辅助核算的关联关系，凭证子表的部门编号、单位编号、个人
编号等都是凭证子表的（F外键），但它们都是对应基础资料表的主键，它们的
作用同样是对凭证的检验和约束，即凭证输入时选择相应的核算项目必须从对
应的基础资料中选择，而不能输入基础资料中不存在的项目。

在此不一一解释。

如果理解了数据模型中,主键、外键之间的约束关系，主表、从表之间数据的引
用关系。

对系统的初始化及基础资料的规范化、系统的参数设置就非常容易理
解，而不必要死记操作过程。

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接下来让我们看看凭证在输入端的呈现方式如图3-5
当我们输入一张凭证时，看似集成在一张凭证上的数据，其实质上是来自多个基础资料数据库表。

凭证字取自于凭证字表、会计科目取自科目编码表、项目取自于核算在建工程项目表，并且由于是银行付款凭证，还需要指定现金流量项目。

每一张凭证会用到哪些基础资料，是由会计科目所决定的，因为不同的会计科目核算的内容不同，关联的基础资料也不相同，所以凭证的呈现方式也有差异。

现在看企业管理部报销管理费用的凭证示例。

这个凭证的业务使用了管理费用的两个明细科目，这两个明细科目是按照部门
设置的辅助核算，而银行存款的支付引起资金流出。

那么，这张凭证输入就会
关联会计科目编码表与部门编码表及现金流量表。

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思考题：为什么对于收付款业务，系统会要求指定现金流量项目？。