浅谈坚持以人为本做好人事档案管理工作

浅谈坚持以人为本做好人事档案管理工作
人事档案是人才信息的重要反映载体，对企事业单位选拔人才起着重要作用。

人力资源开发又以人事档案有着密不可分的关系，是人力资源开发最重要的环节。

标签：人事档案管理转变思想提高意识
1 人事档案在工作中的重要性
人事档案是我国每个公民在所在各类国家机关、企事业单位工作表现及业务能力奖惩情况的综述，是个人生活经历和实践的历史记录，在公民日常生活包括技术企业、教师等岗位职称评定和正常职位更换调动等社会活动中，提供最具权威的信息资讯，可见其重要性。

2 人事档案管理的现状
2.1 提高对人事档案的认识
人事档案与我们的日常生活、工作学习有着密切的联系，无时无刻不发挥着作用。

但在平时的工作中得不到领导重视，档案工作人员责任意识淡薄，往往是在用的时候才能想起它。

在他们看来，人事档案管理不是单位的主要工作内容，有无均可，只要不把档案丢失即可。

所以安排的档案管理人员往往是身兼多职。

使人事档案管理工作处于被动状态。

人事档案管理发展乏力，跟不上新形势下服务网络化、信息化的要求，造成档案管理混乱，严重制约了人事档案服务功能的正常发挥。

所以要努力提高人们对档案管理工作的认识使其能够更好为社会服务。

2.2 档案工作人员存在的问题
第一，用人随意性。

由于企事业单位对人事档案管理工作不重视，不能直接给单位带来经济和社会效益，造成在档案管理工作中从不配备专职人员，而是让其他岗位工作人员简职，不从人事档案的工作特点去筛选合适人选。

导致兼职人员不能够胜任此工作，新时期的档案管理人员不但要有档案专业知识，也要有计算机操作及一般网络技术能力。

第二，人事档案管理专职人员不足。

由于人事档案职务不能直接产生经济效益，往往不被领导重视。

安排的管理档案人员往往是身兼数职，使其处境如同鸡肋。

档案管理不是其主要工作，也没时间学习和熟悉人事档案业务，更不具备档案工作的专业知识，工作中不能顺利理顺各项业务衔接，开展过程中也会出现不尽如人意的地方。

第三，人事档案管理人员不固定，兼职管档人员工作变动频繁，人事档案管理工作是一项专业性很强的工作，有自己一套完整的理论知识、法规和操作方法，熟悉人事档案工作需要很长一段时间，但许多单位把此岗位视为见习岗位，对档案的一些基本环节如：档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不了解，工作起来往往是能够敷衍的就不会去认真做，
没有正常的工作内容纪要和时间安排。

档案材料能够用计算机记录备案、登记的，从不主动记录，造成在给员工查档调阅时都采取调阅原件，使原件损毁严重，严重影响了档案的完整性和安全性。

制约了档案管理的社会服务功能的提升。

2.3 人事档案文件收集管理不足
人事档案收集工作不全面，管理好人事档案，就需要一套完整的收集归档工作管理制度相匹配，好多单位没有这样的管理制度，加上从业人员流动性大，身兼多职的因素。

导致材料收集归档工作被动，出现归档材料不全，归档材料内容部分雷同。

如大部分单位搞的技术、职称鉴定、考核和评价材料，套话多、废话多，不能够真实反映每个人的真实情况，给以后上级单位人才选拨造成不利影响。

2.4 人事档案管理信息化程度低
计算机在我国发展很快，计算机应用和操作已经得到普及。

在现代人们的生活、工作中的作用越来越重要，已经改变了现代人的生活观念，在新技术应用和创新方面更是应用广泛。

反观我们人事档案管理方面，我们发现人事档案管理还是停留在原地，许多先进技术没有得到开发、利用。

这就极大的阻碍了人事档案管理的效率的提高和科学发展。

3 加强人事档案管理工作的思考
3.1 思想观念的转变
因现有的人事档案管理模式还是沿袭的旧体制，但是又有许多突破。

人事档案管理的好坏主要还是取决于档案工作人员。

所以档案工作人员要不断提高自身的政治素养，强化档案管理意识，在工作中坚持档案的严肃性、保密性、纪律性。

减少人为干预因素。

减少工作中的失误、差错。

档案管理人员要本着对本岗位和组织负责的态度，加强档案管理。

其次要改变管理方法，由传统的管理模式转为服务型管理。

把人事档案工作转到服务上来是当前形势的需要。

要服务人力资源开发的大局，努力提高档案工作水平，做好档案管理工作，提高档案管理人员的素质。

在档案管理人员筛选方面要以发展的目光，根据需要选拔适合的人选负责人事档案管理工作。

从事人事档案管理工作的人员不仅要具备档案专业知识，还要熟悉人事工作，能适应新形势下计算机及网络技术的应用能力。

同时要树立极强的工作责任感，坚持原则，不泄密。

通过不断的业务学习、培训不断丰富自己的专业技能，提高自身素质。

3.2 加强人事档案管理人员队伍的自身建设，提高人员素质水平
各级组织人事部门要严格按照《干部档案工作条例》三十八条之规定，加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事干部档案工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活、充分发挥他们的
积极性和创造性。

每2-3年对档案管理人员进行组织培训，重点培训档案管理业务知识，通过系统培训，使他们了解管理档案的重要性，增强责任心。

3.3 加快实现人事档案基本材料、目录的数据库建设
自新中国成立以来，档案事业在各级党组织和领导的关怀下，已经取得了令世人瞩目的成绩。

但是随着改革开放和市场经济制度的完善，尤其是人事制度的改革。

使得企事业单位人员流动加快，员工档案也随之变动，加大了档案管理人员的工作难度。

另一方面现存的档案材料数量大、占据空间大，在管理和使用方面都很不便，这就促使我们必须加快档案资源数据库建设。

将其简要内容加以整理和规范，全面提高工作效率。

人事档案信息化建设的好处在于：①有利于人事部门和领导方便快捷的掌握各部门员工的各方面状况。

②有利于档案管理人员工作效率的提高，大大节省了调阅档案时间和保证了档案原件的安全性和完整性，人事档案信息化后，档案管理人员就会降低劳动强度，大大提高工作效率。

③有利于档案管理人员业务能力的开拓和创新，同时，减少了管理人员在库房的逗留时间，有益于管理人员的身心健康更能体现以人为本的人性化管理理念。

人事档案管理最基本工作就是人事档案材料的收集补充、档案移交、转递和鉴别。

包括档案的借阅检查等环节都要有相应的规章制度，以保证人事档案的连续性、完整性和安全性。

要做到归档材料的真实和完整，决不能出现有人无档，有档无人的情况。

努力提高人事档案管理水平，提高档案服务水平。

减少因管理不善造成的漏洞。

优化档案管理的社会服务功能，在网络化的今天，我们必须以创新、务实的精神改进档案管理手段，践行和落实科学发展观，加大对档案管理硬件的投入。

做到优秀人才留得住。

建立复合型档案管理员队伍；加快档案资源信息化，档案保护现代化，充分利用现有条件提高人事档案服务的准确性和快捷性。

为转变人们传统的人事档案无用论观念和思想认识，我们应在现有档案体制允许的范围内进一步完善人事档案管理机制，既要规范化管理，又不能墨守成规。

随着形势的发展变化，人事制度改革的继续深入，探索和研究人事档案新的管理模式势在必行。

应坚持以服务为宗旨，以创新的服务理念为指导，采取积极措施，把握人事档案工作的发展方向，把人事档案管理工作融入民生、民利工程中，体现人事档案的社会价值，发挥人事档案的特殊作用。

使之能够符合社会主义市场经济发展和社会政治体制改革的需要，为新时期人才管理和使用提供更好的服务。