受助学生档案管理制度及流程

一、目的
为了规范受助学生档案管理工作，确保档案的真实性、完整性和安全性，特制定本制度。

二、适用范围
本制度适用于我校受助学生的档案管理工作，包括但不限于国家励志奖学金、国家助学金、国家助学贷款、勤工助学等资助项目的受助学生。

三、档案管理原则
1. 实事求是原则：档案内容必须真实、准确，不得伪造、篡改。

2. 完整性原则：档案内容应完整无缺，包括受助学生的基本信息、申请材料、审核材料、资助记录等。

3. 安全性原则：加强档案保管，确保档案安全，防止档案遗失、损坏、泄露。

4. 保密性原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，对受助学生的个人信息严格保密。

四、档案管理职责
1. 学生处：负责制定受助学生档案管理制度，指导、监督各学院开展档案管理工作。

2. 学院：负责本学院受助学生档案的收集、整理、归档、保管和利用。

3. 学生：负责保管好个人档案，配合学院完成档案管理工作。

五、档案管理制度及流程
1. 档案收集
（1）受助学生按照资助项目要求，提交相关申请材料。

（2）学院对学生提交的申请材料进行审核，并将审核通过的申请材料及受助学生的基本信息收集齐全。

2. 档案整理
（1）学院将收集到的档案材料按照资助项目进行分类，编制目录。

（2）将整理好的档案材料按照时间顺序排列，装入档案袋。

3. 档案归档
（1）学院将整理好的档案材料按照资助项目，分别归档至学生处。

（2）学生处对归档的档案进行验收，确保档案完整、准确。

4. 档案保管
（1）学生处设立专门的档案室，配备防火、防盗、防潮、防虫等设施。

（2）定期对档案进行检查，确保档案安全。

5. 档案利用
（1）受助学生查询个人档案，需出示身份证和学生证。

（2）学院和相关部门因工作需要查询受助学生档案，需出示相关证明。

六、档案补办
1. 受助学生因特殊情况导致档案遗失，需向学院提出补办申请。

2. 学院审核申请后，根据实际情况为受助学生补办档案。

3. 补办的档案需按照档案管理制度及流程进行归档、保管。

七、附则
1. 本制度自发布之日起实施。

2. 本制度由学生处负责解释。

3. 本制度如有未尽事宜，可由学生处根据实际情况进行修订。