微机档案管理制度

第一章总则
第一条为加强我公司微机档案的管理工作，确保档案的完整、准确、安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于我公司所有微机档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第三条微机档案管理工作应遵循以下原则：
（一）依法管理：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保档案的合法合规。

（二）统一管理：实行统一领导、分级负责、归口管理的原则。

（三）规范管理：建立健全档案管理制度，提高档案管理水平。

（四）安全保管：确保档案实体和电子数据的完整、准确、安全。

第二章微机档案的收集与整理
第四条微机档案的收集范围：
（一）公司内部产生的各类文件、资料、报表等电子文档；
（二）公司内部各部门、子公司上报的各类电子文档；
（三）公司外部单位发送给公司的各类电子文档；
（四）公司内部工作人员在业务工作中形成的各类电子文档。

第五条微机档案的整理要求：
（一）按照档案分类标准，对收集到的电子文档进行分类、编目、编号；
（二）建立电子档案目录，确保档案检索便捷；
（三）对电子档案进行备份，确保档案安全。

第三章微机档案的保管与利用
第六条微机档案的保管要求：
（一）档案室应配备必要的档案保管设备，如温湿度控制设备、防磁设备等；
（二）档案室应保持整洁、通风、防尘、防潮、防火、防盗等；
（三）电子档案应定期进行数据备份，确保数据安全。

第七条微机档案的利用要求：
（一）档案查询者需出示有效证件，填写查询申请表；
（二）档案管理人员应按照查询申请，及时提供档案；
（三）档案查询者应爱护档案，不得损坏、遗失档案。

第四章微机档案的销毁
第八条微机档案的销毁应严格按照国家有关法律法规执行。

第九条微机档案销毁程序：
（一）档案管理人员对拟销毁的档案进行鉴定，确认无保存价值；
（二）将拟销毁的档案清单报请公司领导审批；
（三）对审批通过的档案进行销毁，销毁过程应全程监控；
（四）销毁完毕后，由档案管理人员进行确认，并将销毁情况记录备案。

第五章责任与奖惩
第十条公司各部门应积极配合档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全。

第十一条对在档案管理工作中表现突出的个人和集体，给予表彰和奖励。

第十二条对违反本制度，造成档案丢失、损坏、泄露等行为的，依法依规追究责任。

第六章附则
第十三条本制度由公司档案管理部门负责解释。

第十四条本制度自发布之日起施行。