文件档案管理制度

第一章总则
第一条为加强公司文件档案管理，规范文件档案的收集、整理、保管、利用和销毁工作，确保文件档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有文件档案的管理工作。

第三条文件档案管理应遵循以下原则：
（一）统一领导，分级管理；
（二）集中管理，专人负责；
（三）制度规范，程序明确；
（四）安全保密，确保安全。

第二章职责与分工
第四条公司设立文件档案管理办公室，负责公司文件档案的统一管理工作。

第五条文件档案管理办公室职责：
（一）负责制定、修订和组织实施文件档案管理制度；
（二）负责公司文件档案的收集、整理、保管、利用和销毁；
（三）负责对各部门文件档案管理工作进行监督、检查和指导；
（四）负责组织文件档案的整理、归档和归档后的管理工作；
（五）负责对文件档案进行鉴定、统计和统计结果的分析；
（六）负责文件档案的保密工作。

第六条各部门职责：
（一）负责本部门文件档案的收集、整理、归档和保管；
（二）负责将具有保存价值的文件档案及时移交文件档案管理办公室；
（三）配合文件档案管理办公室开展文件档案的整理、归档和归档后的管理工作；
（四）加强对本部门员工文件档案管理工作的培训和指导。

第三章文件档案的收集与整理
第七条文件档案的收集：
（一）各部门在文件形成过程中，应确保文件档案的完整性、准确性和系统性；（二）文件档案的收集应包括：公司内部文件、外部文件、电子文件、实物档案等；（三）文件档案的收集应遵循以下原则：
1. 及时性：文件档案的收集应与文件形成同步进行；
2. 完整性：文件档案的收集应确保文件档案的完整性；
3. 准确性：文件档案的收集应确保文件档案的准确性；
4. 系统性：文件档案的收集应确保文件档案的系统性和可检索性。

第八条文件档案的整理：
（一）文件档案的整理应按照国家档案管理的有关规定进行；
（二）文件档案的整理应遵循以下原则：
1. 分类：按照文件档案的性质、用途、内容等进行分类；
2. 编号：按照分类后的文件档案顺序进行编号；
3. 立卷：将同一类别的文件档案按照时间顺序、重要性等进行立卷；
4. 归档：将立卷后的文件档案按照规定的时间、顺序进行归档。

第四章文件档案的保管与利用
第九条文件档案的保管：
（一）文件档案的保管应遵循以下原则：
1. 安全：确保文件档案的安全，防止火灾、水灾、虫蛀、鼠咬等自然灾害和人为
破坏；
2. 完整：确保文件档案的完整，防止文件档案的丢失、损毁和篡改；
3. 保密：确保文件档案的保密，防止文件档案的泄露和滥用。

第十条文件档案的利用：
（一）文件档案的利用应遵循以下原则：
1. 合法：文件档案的利用应遵循国家有关法律法规的规定；
2. 公开：文件档案的利用应公开、透明，方便查询和利用；
3. 效率：文件档案的利用应提高效率，缩短查询时间。

第五章文件档案的销毁
第十一条文件档案的销毁：
（一）文件档案的销毁应按照国家档案管理的有关规定进行；
（二）文件档案的销毁应遵循以下原则：
1. 合法：文件档案的销毁应遵循国家有关法律法规的规定；
2. 审慎：文件档案的销毁应经过严格审查，确保文件档案的销毁符合规定；
3. 记录：文件档案的销毁应做好记录，便于查询和追溯。

第六章附则
第十二条本制度由公司文件档案管理办公室负责解释。

第十三条本制度自发布之日起施行。