IT采购流程GuidelineonProcurementofITrelatedEquipmentsf

合同签订
与软件供应商签订采购合同，明确双方权利 和义务。
软件采购流程
软件安装与调试
在指定设备上安装和调试软件，确保软件正常运行。
培训与技术支持
组织用户培训，提供必要的技术支持和服务。
软件采购注意事项
兼容性
确保所采购的软件与现有硬件 、操作系统和其他软件兼容。
可维护性
选择易于维护和升级的软件产 品，降低后期维护成本。
供应商评估与选择
建立供应商评估机制，对供应商 的信誉、质量、价格、服务等方 面进行综合评估，确保选择优质 供应商。
供应商合作与沟通
与供应商建立长期合作关系，加 强沟通与协作，确保供应商能够 及时了解采购需求并提供相应支 持。
供应商监督与考核
定期对供应商的服务质量、交货 期、售后服务等方面进行监督与 考核，确保供应商始终保持良好 的服务水平。
IT采购流程 GuidelineonProcuremento fITrelatedEquipmentsforCh
inaIPOffices
汇报人：XX
2024-01-22
目录
CONTENTS
• 引言 • IT采购流程概述 • IT设备采购指南 • 软件采购指南 • 服务采购指南 • IT采购策略与建议
集中采购与分采购，可以发挥规模优势，降低采购成本。建议各IP Office将IT设备采购需求汇总至中央采 购部门，统一进行招标、评标和采购。
分散采购策略
针对特定需求或紧急情况下的采购，可以采取分散采购策略。但需注意加强采购监管，确保采购过程 的公正、透明和合规。
供应商管理策略
合法授权
确保所采购的软件具有合法授 权，避免使用盗版或未经授权 的软件。
安全性
关注软件的安全性，选择经过 安全测试和认证的软件产品。
价格与性价比
综合考虑软件的价格和性能， 选择性价比较高的产品。
05 服务采购指南
CHAPTER
服务类型与范围
IT设备采购服务
包括计算机、服务器、网络设备等硬件 设备的采购、配置和安装服务。
验收与付款
设备验收
设备到达后，申请部门组织相关人员进行验收，检查设备的数量 、规格、质量等是否符合合同要求，并填写验收单。
付款申请
验收合格后，采购部门根据合同约定和验收单，向财务部门提交付 款申请。
付款审批与执行
财务部门对付款申请进行审核，确认无误后按照合同约定进行付款 操作。同时，将付款记录及时通知采购部门和申请部门。
采购申请与审批
04 向相关部门提交采购申请，并
经过审批后进行采购。
供应商选择与合同签订
05 选择合适的供应商，并签订采
购合同明确双方权益。
设备验收与付款
06 对采购的设备进行验收，确保
设备符合合同要求后付款。
设备采购注意事项
01
02
03
04
合规性
确保采购的设备符合国家 和行业的相关法规和标准 。
性价比
03 IT设备采购指南
CHAPTER
设备类型与配置要求
计算机设备
包括台式电脑、笔记本电脑等，配置要求应满足办公、设计和编程等 需求，如处理器速度、内存大小、硬盘空间等。
网络设备
包括路由器、交换机、防火墙等，需确保网络设备的性能、端口数量 和安全性等满足办公需求。
外设设备
如打印机、扫描仪、投影仪等，应根据实际需求选择适当的类型和规 格。
根据评估结果，采购部门选择最优的供应 商，并与其进行商务谈判和合同草拟。
采购合同签订与执行
合同签订
采购部门与选定的供应商签订正式的 采购合同，明确双方的权利和义务、 设备规格、数量、价格、交货期等关 键条款。
合同执行
供应商按照合同约定，按时交付设备 并提供相应的技术支持和服务。采购 部门负责监督合同的执行情况，确保 供应商履行其义务。
01 引言
CHAPTER
目的和背景
规范IT采购流程
01
为确保中国知识产权局（China IP Offices）IT相关设备的采购
活动遵循统一、透明的流程。
提高采购效率与质量
02
通过明确的指南和步骤，促进高效、经济的采购，同时确保所
购设备的质量和标准符合要求。
加强内部管理与控制
03
强化采购过程中的内部控制，确保资金使用合规，防范潜在风
需求调研
明确软件使用场景和需求，制定采购计划。
市场调研
了解市场上主流的软件产品及其功能、性能、价 格等信息。
评估选择
根据实际需求和市场调研结果，评估选择合适的 软件产品。
软件采购流程
采购申请
向采购部门提交采购申请，包括软件名称、 版本、数量、预算等信息。
采购审批
采购部门审核采购申请，批准后进行采购。
采购成本控制建议
预算制定与控制
制定合理的IT设备采购预算，并严格 执行预算控制，避免不必要的浪费。
价格谈判与合同签订
在采购过程中，充分利用市场竞争， 进行价格谈判，争取获得更优惠的价 格。同时，签订明确的采购合同，确 保双方权益得到保障。
采购方式选择
根据采购需求和市场情况，选择合适 的采购方式，如公开招标、邀请招标 、竞争性谈判等，以降低采购成本。
软件开发与定制服务
根据业务需求，定制开发或采购成品 软件，包括系统软件、应用软件等。
系统集成服务
涵盖硬件设备、操作系统、数据库、 中间件及应用软件的集成服务，确保 系统高效稳定运行。
IT运维服务
提供硬件设备、软件系统、网络等IT 基础设施的运维服务，包括故障排查 、系统优化、数据备份等。
服务采购流程
需求分析与评估
明确业务需求，评估现有IT设施与服务的差距， 制定采购计划。
采购申请与审批
提交采购申请，经过相关部门审批后，签订采购 合同。
ABCD
市场调研与选型
收集市场信息，对比不同供应商的服务质量、价 格等因素，选择合适的服务商和产品。
服务实施与验收
服务商按照合同要求提供服务，采购方对服务进 行验收，确保服务质量和效果达到预期。
供应商信息收集
供应商初选
采购部门通过市场调查、网络搜索等方式 收集潜在供应商的信息，建立供应商信息 库。
根据采购需求和供应商信息库，采购部门 初步筛选出符合要求的供应商，并邀请其 参与竞标。
供应商评估
供应商选择
采购部门组织专家团队对参与竞标的供应 商进行评估，包括技术能力、产品质量、 服务水平、价格等方面。
采购后期管理与维护
加强对采购设备的后期管理与维护， 延长设备使用寿命，降低设备更换成 本。
谢谢
THANKS
需采购正版授权，确保系统稳定性和安全性 。
专用软件
如CAD、CAE、CAM等工程设计软件，需 根据专业领域和实际需求进行选择。
办公软件
如Microsoft Office等，需根据实际需求选 择合适的版本和授权方式。
软件开发工具
如IDE、数据库管理系统等，需根据开发需 求和团队规模进行选择。
软件采购流程
服务采购注意事项
遵循相关法律法规和政策 规定，确保采购过程合法 合规。
明确服务需求和采购目标 ，制定合理的采购计划和 预算。
ABCD
充分了解市场行情和服务 商情况，避免信息不对称 导致的风险。
强化过程管理和监督，确 保采购过程公正、透明， 防止腐败和违规行为的发 生。
06 IT采购策略与建议
CHAPTER
软件与许可
包括操作系统、办公软件、杀毒软件等，需确保软件的兼容性、稳定 性和安全性。
设备采购流程
需求分析
01 明确采购设备的类型、数量、
配置和使用场景等需求。
市场调研
02 收集市场上相关设备的信息，
包括品牌、型号、性能、价格 等。
制定采购计划
03 根据需求和调研结果，制定详
细的采购计划，包括设备清单 、预算和时间表等。
险。
适用范围
适用对象
本指南适用于中国知识产权局及其下属单位的所有IT相关设备的 采购活动。
设备范围
包括计算机、服务器、网络设备、软件、外设等所有与信息技术 相关的设备和服务。
采购方式
涵盖公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等多种采 购方式。
02 IT采购流程概述
CHAPTER
采购申请与审批
在满足性能需求的前提下 ，选择性价比较高的设备 。
售后服务
考虑供应商的售后服务能 力和服务质量，确保设备 在使用过程中能得到及时 的技术支持和维护。
安全性
对于涉及敏感信息的设备 ，应选择具有较高安全性 的产品，如加密硬盘、安 全芯片等。
04 软件采购指南
CHAPTER
软件类型与许可要求
操作系统软件
采购申请
各部门根据业务需求，向采购部门提交IT设备采购申请，明确设备 类型、数量、预算等关键信息。
采购审批
采购部门对申请进行初步审核，评估其合理性、必要性和预算可行 性，然后提交给上级管理部门审批。
审批结果通知
上级管理部门审批后，将结果通知采购部门和申请部门，如批准则进 入下一步骤。
供应商选择与评估