档案管理办法(精品)

档案管理办法
1总则
1.1为加强档案管理工作，有效保护和利用档案，更好地服务于公司经营管理工作，特制定本管理办法。

1.2档案是公司在生产经营活动中直接形成的对公司有保存价值的各种文件、证照、图纸、声像等不同形式的历史记录。

1.3档案是反映本公司生产经营活动的真实记录，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的重要依据，各单位和个人都有保护档案的义务。

1.4档案工作必须坚持统一管理和分级负责的原则。

本制度适用于集团总部及下属公司，下属公司可结合自身实际制订具体的实施细则。

2管理责任
2.1公司各级单位领导应当重视档案管理工作，遵守本规定并加强对本单位档案管理工作的领导和检查。

集团行政管理中心和下属公司行政管理部门是档案的管理部门。

集团行政管理中心负责集团档案的统一管理工作，并负责对集团各单位档案管理工作的指导、检查和监督；各单位对本单位的档案工作进行具体管理。

2.2集团行政管理中心负责制订档案管理的制度和标准，具体负责集团总部的档案管理工作，并对下属单位的档案管理工作进行指导和检查；各单位负责本单位的档案管理工作。

2.3集团总部及下属公司设立档案室，并配置具备专业知识的专兼职档案管理人员，负责接收、收集、整理、保管和提供利用。

2.4集团行政管理中心应对总部生成的档案进行集中管理，对下属公司的档案目录和重要档案进行备案管理；各单位负责对所属部门和项目的档案进行集中管理，定期向集团行政管理中心报送档案目录和重要档案，对重要档案和常用档案进行复印留底。

3档案管理的范围
3.1公司档案指由行政管理中心纳入档案室管理的各类文件资料，其归档范围是企业在筹备成立、征地拆迁、立项报建、施工建设、策划销售、物业管理及产权变动过程中形成的、具有保存价值的文件材料，具体包括 7 大类别：
1）企管政务类档案：包括公文文档文件、公司立项文件、证照文件、金融资产文件。

2）经济合同类档案：指在公司生产经营中所产生的各类合同，包括合作投资类、征地
拆迁类、勘测监理类、设计顾问类、建设承包类、配套建设类、建材设备类、设备维修类、资产采购类、借贷融资类、物业管理类、宣传制作类、教育培训类、网络信息类、评估业务类、销售按揭类等合同。

3）规划报建类档案：指项目规划、设计、勘察过程中办理报建手续时，形成的国土、规划、环保、交通、消防、人防、绿化、卫生、邮政、地名委、文物、教育等部门的审批文件、图纸。

4）征地建设类档案：指项目征地、拆迁和工程施工管理过程中形成的批复、缴费、测量文件及证书。

5）竣工验收类档案：指项目办理竣工手续后的专业验收文件，工程结算文件，及建筑工程、水电气管线工程、道路工程、园林工程、大型设备安装工程、通信、网络工程等竣工资料、图纸。

6）设备管理类：指项目的设备技术资料、大型成套设备技术文件等综合管理资料。

7）声像信息类档案：指公司重要活动的照片、底片、录像、录音、电子文件等。

3.2单位档案指由各单位进行专项管理的内部档案，单位内安排专人，并设置资料专柜对单位档案进行管理，具体包括：
1）各单位的各类工作文档和文件；
2）各单位的专业资料、报表和审批文件；
3）招投标文件管理；
4）人事劳资档案及信息管理；（人力资源管理中心统一管理人事档案，具体管理办法由人力资源中心负责制订的相关制度和标准）；
5）财务管理账册、报表和台账等（财务中心管理财务档案）；
6）其他需要存档保管的重要文件。

3.3各单位应根据各自的业务性质，配备具有一定专业知识、责任心强的专职或兼职档案人员，并将档案人员名单报行政管理中心备案。

4档案的归档立卷
4.1凡属归档范围的文件，经办人员在办理完毕后，应及时对文字材料或图纸证照等进行系统收集整理，做到不遗漏、不丢失，保证全套资料真实、完整地向档案管理部门移交，不得私自留存。

4.2移交时须履行手续，填写移交清册，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移
交时间等，交接双方要签名，移交清单由移交部门与档案室各自存档。

4.3行政管理中心档案室收到归档文件后，应对材料按符合规范的标准要求进行审核，如达不到规范标准，应给予退回，要求其进行完善后归档，具体要求参见（附件 1：《文件归档工作标准》）。

4.4对符合要求的归档文件进行登记，经双方核对归档文件数量和内容无误后签收确认，具体参见（附件 5：归档文件登记表》）。

4.5各单位专兼职档案管理员应及时对归档的文件进行立卷处理，做到及时处理，切忌拖拉积压。

4.6档案归档后应由公司行政管理中心档案管理员统一进行整理立卷，使归档文件符合文件材料形成的规律和过程，保持其有机联系，并规范档案的分册、编号、装订和装盒等，以便于管理和查阅。

4.7公司行政管理中心档案室应建立档案的整体全宗目录，分类的科目名称及其代字代号一经确定，不得任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

5档案保管
5.1档案应进行妥善保管，防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全。

5.2集团总部及下属公司设置专用档案室和必要设施保管档案，应加强对档案室的管理，做好安全保卫工作。

5.3档案室管理中一旦出现火、潮、蚁、盗等险情，须立即采取果断措施进行处理，向行政管理中心负责人报告。

5.4每年定期对档案进行一次清理，清除不需再继续保存的材料，对破损和褪色的材料进行修补和复制。

5.5档案的密级设定和管理、密级的变更和解密，必须按照集团的《保密管理规定》的要求进行规范管理。

5.6公司档案的保管期限除政府有关法令或本企业其他规章规定之外，一般分为短期（五年以下）、长期（五年以上至十五年）、永久（十五年以上）三种。

一般的通知、通告、不涉及经济利益的来往函件、政府文件的保存年限为两年，其余资料原则上均为长期保存，长期档案中相关档案须按政府规定移交上级档案管理机构，档案清册须永久保存。

6档案借阅和利用
6.1档案借阅的审批权限和程序
1）借阅任何档案资料均应办理借阅手续，具体参见（附件 6：《档案借阅申请表》）。

2）借阅、转移公司一般档案，经公司相关部门提案后报该公司行政管理部门审批后即可。

3）借阅、转移公司机密档案，经公司相关部门提案，该公司行政管理部门审核后，报所在公司分管领导审批。

特殊情况可参照《保密管理规定》。

4）紧急文件借阅处理：因领导外出无法签字，紧急借阅文件手续欠齐备，应视情况电话请示领导，事后再补办登记手续。

5）借阅期间，任何人不得复印或摘抄档案，如需复印或摘抄，须经部门负责人及行政管理中心负责人审批。

6.2为保证档案利用效率，档案资料利用完毕应立即归还。

复印件每次借阅期限为一个月，原件每次借阅期限为一周。

如确需延长借出时间，须提前一天再填写一份《档案借阅申请表》，经所在单位行政管理部门批准后，携带借出的档案到档案室办理续借手续。

6.3档案借出时应进行核对，并办理借阅登记手续；借阅归还时，归还文件进行核对，办理档案归还登记手续，具体参见（附件 7：档案借阅登记表》）。

6.4公司任何员工跨部门或单位岗位变动、离职，应清理归还所有借阅档案方可办理人事手续。

档案管理人员离职或调动时，本单位负责人须重新指定管理员，并做好移交手续的办理，移交内容及手续必须清晰、严谨。

行政管理中心须立即对新任职管理员进行业务培训。

6.5档案借阅要执行保密制度，借阅档案者必须严守公司机密，绝不能将档案资料内容外泄。

6.6借阅者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。

档案交还时，必须由借阅人本人按期归还，不得委托他人代办。

档案管理员须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告行政管理中心负责人处理。

7档案的销毁和移交
7.1集团行政管理中心档案室负责对已失效的档案认真鉴定，编制销毁清册，销毁清册经集团分管领导审批后方能销毁，禁止擅自销毁档案。

集团档案销毁经集团公司相关部门提案，集团行政管理中心审核后，报集团分管领导审批；下属公司档案销毁经下属公
司相关部门提案，下属公司人力行政部、分管领导、公司负责人、集团行政管理中心审核后，报集团分管领导审批。

7.2应永久保存销毁清册，销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字，销毁时使用碎纸机或焚烧方式。

7.3已入存档案室的档案需向城建等政府部门移交的，需由公司行政管理中心负责人核准。

7.4公司终止、解散或调整时，档案应移交控股股东或上级主管部门指定的单位接收。

8罚则
8.1对执行本规定不严，造成档案管理混乱的下列情形，给予责任人警告处理：
1）未能达到本规定有关档案整理标准、保密、档案借阅等要求，并经提出改进意见后仍不能落实的。

2）导致一般档案遗失（除合同和协议文本、凭证以外）、损毁，但未造成损失的。

3）泄露档案内容给无关人员，但未造成损失的。

8.2对由于工作不负责任，管理不善，导致档案生锈、被盗、虫蛀、潮湿、霉变、遗失（合同和协议文本、凭证除外）、损毁，虽造成损失但可以补救的，给予有关责任人降职降薪处理。

8.3对有下列行为之一的，给予责任人立即解除劳动合同，并不予以支付经济补偿：1）对损毁（导致档案不能使用的）、擅自销毁应当存档保存的文件材料和档案的。

2）遗失合同、协议文本和凭证的。

3）擅自涂改、伪造档案的。

4）私自出卖、倒卖档案的。

5）利用档案材料营私舞弊的。

6）个人私自保存公司档案的。

7）发生档案被他人抽取又未能提供跟踪线索的。

8）未经集团批准，擅自将档案由公司注册地转移至外地的。

8.4未办妥档案移交手续，而给予员工办理转岗或离职手续的，对行政管理中心及该员工所在部门负责人给予警告处分。

8.5公司员工、离职员工，违反本规定，侵害公司机密，情节恶劣、后果严重、构成犯罪的，移交司法部门追究其刑事及民事赔偿责任。

9附则
本管理办法由集团行政管理中心负责修订和解释。