员工离职人事档案管理制度

一、目的
为规范公司员工离职人事档案的管理工作，确保离职员工人事档案的完整、准确、安全，维护公司及离职员工的合法权益，特制定本制度。

二、适用范围
本制度适用于公司所有离职员工的人事档案管理。

三、离职人事档案的定义
离职人事档案是指员工离职后，公司保留的反映员工在任职期间个人基本信息、工作经历、培训经历、奖惩记录、离职原因等相关资料的档案。

四、离职人事档案的管理职责
1. 人事部负责离职人事档案的收集、整理、归档、保管和利用。

2. 各部门负责离职员工的人事档案移交，确保档案的完整、准确。

3. 员工个人对自身的人事档案享有查阅、复制、更正等权利。

五、离职人事档案的管理流程
1. 员工离职后，部门应及时将离职员工的《离职证明》及人事档案交至人事部。

2. 人事部接收离职人事档案后，对档案进行审核，确保档案的完整性、准确性。

3. 人事部对审核通过的离职人事档案进行分类、整理、归档，并建立电子档案。

4. 人事部对离职人事档案进行定期检查、维护，确保档案的完好。

5. 人事部对离职人事档案的查阅、复制、更正等申请，按照公司规定办理。

六、离职人事档案的保管
1. 人事部应设立专门的档案室，配备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施。

2. 人事部对离职人事档案实行分室、分柜、分卷保管，确保档案的安全。

3. 人事部定期对离职人事档案进行盘点，确保档案的账实相符。

七、离职人事档案的利用
1. 人事部在办理公司内部招聘、员工调岗、绩效考核等事项时，可查阅离职人事档案。

2. 人事部在处理离职员工的相关事宜时，可查阅离职人事档案。

3. 人事部在处理离职员工投诉、争议等事项时，可查阅离职人事档案。

八、违反本制度的处理
1. 部门未及时移交离职员工的人事档案，导致档案遗失或损坏的，对部门负责人进行通报批评，并追究相关责任。

2. 人事部未按规定保管离职人事档案，导致档案遗失或损坏的，对责任人进行通报批评，并追究相关责任。

3. 未经批准，擅自查阅、复制、泄露离职人事档案的，对责任人进行通报批评，并追究相关责任。

九、附则
1. 本制度由人事部负责解释。

2. 本制度自发布之日起施行。