开发信知识

第一次用邮件联系的重要提醒：A,邮箱的设置
对你的邮箱,你都可以设置一个名字,这个设置事实很重要，因为对方在收邮件时从其发件
人栏首先看到的就是你设置的名字,我们建议:
1，你的邮箱名的设置应写成英文,切忌用中文,一方面方便外商记忆,也避免有些外商的邮
箱不能识别中文而出现乱码;
2，你的邮箱名的设置可简单地写成你的英文名字;
3，你的邮箱名甚至可设置成某产品名称，如你只做该产品出口的话，如可设置成Chemical Expoter 等等，可起到强化外商记忆的作用；
B，邮件地址栏；
要发邮件，首先当然是要在地址栏中写上外商的电子邮件地址，这里要注意的是：1，最好是直接从本网把外商的电子邮件地址小心粘贴到地址栏，不要抄写，以免抄错字母；
2，最好是把能得到的所有的外商电子邮件地址都粘贴到地址栏以一并发送，两个邮址中
间以"，"分隔，不要留空；本网会员都知道，我们每条信息后为大家提供的外商邮件很多都不只一个，都写上去一并发送，不仅效率提高，效果也应更好些；
C,邮件标题栏
我们知道,外商在收发邮件时先看的是发件人栏,再看的就是标题栏,所以标题如何写非常重要,对来自一个不熟悉的发件人的邮件,同时如果该邮件的标题给人可疑的感觉的话外商很多情况下都不会去打开而是一删了之的,所以,我们建议:
1.切忌空白标题,经验证明,凡是空白标题的邮件都极易得到被删的命运，如果你的邮件没
写标题，则外商看到的标题栏显示的一般都是"No Subject,很多外商都不会打开此类邮件的;
2.切忌中文标题,没有几个外商懂中文的,同时一些外商的邮箱都不能识别中文字符而会出
现乱码，故凡是中文标题的邮件被删的可能性都极大;
3.切忌长话标题,有些人习惯把邮件标题写成一句话,殊不知很多老外都很反感此类邮件,
被删的可能性也很大哦;
4.切忌问侯标题,有些人习惯把邮件标题写成问侯语,如Hello,Hi 等等,总让老外们怀疑这是垃圾邮件或病毒邮件而绝不会冒险去打开;
5.标题应直接写成该外商求购的商品名称,就是简单的单纯的商品名称,前后不要加任何语
言及规格,这样外商看到一目了然,一般都会打开看看的;
6.标题甚至也可直接写成该外商的名字或外商的公司简称，看到此类邮件,知道一定与自
己有关,是断然不会冒然删掉的而一般都会打开瞧瞧的.
D邮件的开头
这里所说的邮件的开头，是指人们在写邮件正文时最开始的称谓部份。

1，我们认为，一般情况下，为简洁起见，在写邮件正文时可以直接省掉称谓部份，即直
接撰写邮件正文而不用客套的称呼部份，因为我们发现，一般的外商对此并不在意；
2，避免泛泛的客套称呼，如Dear Sirs，Hello,Hi，Dear Sir/ Madam,等，很多教科书都说
在撰写邮件正文前要写上诸如Dear Sirs等的客套称呼，事实上，买家倒可以这样写，但对卖家来说，不具体指明对象的客套称呼有时会让收信人认为你的邮件也许同时群发给了很多人，故有可能削弱外商对你邮件的重视程度；
3，如要写称谓部份，我们建议一定要加上客户的大名，如Dear Mr. David 等，会起到拉
近你与客户距离的作用；
E，邮件的结尾
很多人在邮件最后只简单地落上自己的名字后就万事大结地把邮件发给了客户,如果该客
户本来就熟悉你倒也无妨,但如果该客户是个新客户,你是第一次联系该客户,则这样的邮件收尾就明显不够.
诸如：
......
B.RGDS/Mr David Su
我们认为：
1,如你是一般外销员或部门经理，则应在落款姓名后应加上你的部门及职务；
诸如：
......
B.RGDS/Mr David Su，Sales Manager of Chemicals Department
要说明的是，即使你是一般外销员，对外联系时你仍可以用Sales Manager（销售经理）
等的头衔，会让外商更重视你的邮件，而对很多主营不明确的外贸公司来说，添上一个带相关产品的部门名称（即使你本来就没有该部门），将让外商认为你是专业做该产品的；
2，如果你是公司的老板或高层，你更要记得添上你的头衔；
诸如：
......
B.RGDS/Mr David Su，President
要解释的是，很多外商很正常的也是"势利眼"，如你的头衔高，他一般来说更会尊重你的
邮件，所以，如果你是公司的老板或高层，在发邮件时一定要表明自己的身份，注意不要简单地只用"manager等模糊性头衔,以免被误解为一般的销售人员；
3，邮件这样就收尾仍不够，还要提两行加上一些重要的公司信息及个人信息以方便外商联络你，我们认为再添上公司名称、电话、传真、网站、MSN、SKYPE就可，太多也显烦杂；
诸如：
......
B.RGDS/Mr David Su，President
China ... Co,Ltd.
Tel:86 28 86522122
Fax:86 28 86522123
Website:www.广告
MSN:BrigitteXu@广告
SKYPE:bosslink
要强调的是，如你现在还没有网站，你则可这样写：Website:Under construction,表明你的
网站还在建；
MSN一定要添上，现在做外贸，如你还没有你自己的MSN号，难免让人觉得你"太老土
"，事实上，如外商知道了你的MSN号，也方便很多外商能通过MSN立即联系上你；
还有你的电话和传真可千万不要同一个号哦，否则必让外商认为你只是个小小的"皮包公
司"！
英文商务邮件感谢用语
每个人都喜欢被感谢，在你的信里对读者表示感谢，感谢他们所做的事情和他们将要为你做的事，你会发现将真诚表达在你的字里行间会让你受益匪浅。

感谢读者是邮件开场白的好办法。

感谢您的读者能让对方感到高兴，特别是之后你有事相求的情况下会很有帮助。

Thank you for contacting us.
如果有人写信来询问公司的服务，就可以使用这个句子开头。

向他们对公司的兴趣表示感谢。

Thank you for your prompt reply.
当一个客户或是同事很快就回复了你的邮件，一定记得要感谢他们。

如果回复并不及时，只要将“prompt”除去即可，你还可以说，“Thank you for getting back to me.”
Thank you for providing the requested information.
如果你询问某人一些信息，他们花了点时间才发送给你，那就用这个句子表示你仍然对他们的付出表示感激。

Thank you for your assistance.
如果有人给了你特别的帮助，那一定要感谢他们！如果你想对他们表示特别的感激，就用这个句子，“I truly appreciate your help in resolving the problem.”
Thank you for raising your concerns.
就算某个客户或是经理写邮件给你对你的工作提出了一定的质疑，你还是要感谢他们。

这样你能表现出你对他们的认真态度表示尊重及感激。

同时，你也可以使用，“Thank you for your feedback.”
在邮件开头表示感谢一般是表示对对方过去付出的感谢，而在邮件结尾处表示感谢是对将来的帮助表示感谢。

事先表示感谢，能让对方在行动时更主动更乐意。

Thank you for your kind cooperation.
如果你需要读者帮助你做某事，那就先得表示感谢。

Thank you for your attention to this matter.
与上例类似，本句包含了你对对方将来可能的帮助表示感谢。

Thank you for your understanding.
如果你写到任何会对读者产生负面影响的内容那就使用这个句子吧。

Thank you for your consideration.
如果您是在寻求机会或是福利，例如你在求职的话，就可以用这句话结尾。

Thank you again for everything you've done.
这个句子可以用在结尾，和以上有所不同。

如果你在邮件开头已经谢过了读者，你就可以使用这句话，但是因为他们的帮助，你可以着重再次感谢他们的付出。