(档案管理)水电站工程竣工文件编制及档案管理规定表格

关于印发《***水电站工程竣工文件编制及档案管理规定》的通知***水电站参建各方：为规范***水电站竣工文件的编制工作，确保工程顺利通过竣工验收，四川巴郎河水电开发有限公司根据国家有关竣工文件、档案管理规定，结合***水电站施工实际情况，拟定并审查通过《***水电站工程竣工文件编制及档案管理规定》，现将该规定印发给你们，请你们严格按照规定要求开展竣工文件的编制工作。

特此通知附件：***水电站工程竣工文件编制及档案管理规定主题词：*** 竣工文件档案管理编制通知***水电站工程竣工文件编制及档案管理规定1总则1.1 为了统一和规范***水电站工程竣工文件编制及档案的整理，特制定本实施细则。

1.2 主题内容及适用范围：本细则规定***水电站工程竣工文件编制及档案的整理的要求，适用于***水电站所有工程项目的竣工文件编制、工程项目档案整理及竣工验收。

1.3 根据及引用的文件⑴《华人民共和国档案法》⑵《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2000）；⑶《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）；⑷《基本建设项目（工程）竣工验收办法》（国档发[1992]8号）；⑸《关于编制基本建设竣工图的几项暂行规定》（建发施字[1982]50号；⑹《电力基本建设项目（工程）竣工档案验收办法（试行）》；⑺《电力工业企业档案分类规则》；⑻《档案文件整理规则》DA/T22—2000⑼其他文件。

1.4 责任***电站监理部受巴郎河公司委托组织竣工文件的编制,进行档案整理；监督、检查、审核施工单位合同规定的工程项目竣工文件的编制和工程档案的整理；负责所有工程项目监理竣工文件编制及档案整理。

1.5 ***电站工程文件的收集、积累、竣工文件的编制及工程档案的整理与工程项目建设和竣工验收同步进行。

1.6 施工、监理、设计、建设等单位应根据规定分别按照各自的职责范围完成工程文件的编制整理工作，在规定时间内向项目法人移交。

2 工程文件的收集与积累2.1各阶段文件的形成与各方责任：——***电站前期及征地移民文件，由巴郎河公司负责收集、积累。

——工程建设工程中形成的文件由巴郎河公司和***电站监理部共同进行收集、积累和管理。

——各合同项目在施工安装、调试阶段形成的文件由合同承包方负责、积累、整理，送交***电站监理部进行审查。

项目的管理应列入项目建设工程计划和有关部门的职责及技术人员岗位责任制。

2.2 ***电站工程文件收集范围。

凡反映与工程有关的重要职能活动、具有查考价值的各种载体的文件，都应收集齐全，***电站文件材料收集范围参照附件。

⑴工程前期准备阶段可行性研究，计划任务书，勘测、设计文件，工程管理文件。

⑵工程建设施工安装调试阶段的施工技术文件、施工管理文件、工艺、设备、施工图及设计更改单、隐蔽工程检验记录、实验、检验材料等文件材料。

⑶工程试生产及验收阶段生产技术准备，试生产，竣工验收等文件材料。

⑷工程建设监理监理记录、施工质量检验分析、投资控制、进度控制、信息管理等文件材料。

2.3 文件收集责任者文件形成单位或接收外来文件的单位是文件收集与积累的当然责任者。

2.4 收集时间各类文件必须按施工中文件形成的先后顺序及时收集，凡是设备文件必须首先进行登记归档，然后再分发使用。

2.5 文件质量要求⑴文件字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备；⑵文件材料优良，统一用碳素墨水书写、绘制。

2.6 建设单位负责监督工程建设中的文件的收集、积累，并保证其完整性。

2.7 ***电站监理部负责对施工单位文件形成收集中的问题进行业务指导。

3 竣工文件的编制及工程文件的归档3.1 竣工文件的编制必须符合如下要求;⑴竣工文件的编制由施工单位负责,根据工程施工阶段收集文件的范围,按施工管理、开工竣工、材质与产品检验、施工试验、施工验收、质量评定、环保、施工日记等内容排列。

⑵设备、技术、工艺文件，由巴郎河公司或委托***电站监理部负责，按开箱验收、登记立卷、现场使用的译文（或重份、复印）及安装调试阶段形成的非标准竣工图、设计变更、使用维护中形成的文件及事故处理，商检与索赔文件由施工单位立卷。

3.2 竣工图的编制竣工图是项目实际情况的真实反映，是***水电站工程建成后运行投产、维护、保养必不可少的凭证和依据。

***水电站工程必须编制竣工图。

3.3 竣工图编制的形式与深度要求⑴凡按图竣工没有变动的，由施工单位在图上加盖“竣工图”的章；⑵凡有一般性设计变更的，在原图（新图）上修改，并加盖“竣工图”的章；⑶凡结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变、及图面变更面积超过25%的，应重新绘制竣工图并加盖“竣工图”的章，重新绘制竣工图按原图编号，未尾加注“竣”字；或在新图标内注明“竣工阶段”与“施工单位技术负责人”；⑷重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但必须在目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明，不同建筑物、构筑物应分别编制竣工图；⑸形式。

同意折叠成210㎜×297㎜（A4）图幅，按项目的单位工程、专业立卷；⑹深度。

竣工图一般为4级图。

3.4 竣工图编制更改方法⑴利用施工图修改，必须注明修改依据（如设计更改单、洽商记录等的文件编号）；⑵线条一般是扛（划）改；⑶局部可以圈出更改部位，在原图空白地重新绘制；⑷文字说明变更图样上下各种引出说明应与标题栏平行，引出线不交叉；⑸应编制竣工图总说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况；⑹对每册有修改的竣工图，应编制分册说明，包括修改内容、原因及提出单位。

3.5竣工图的检验程序及要求施工单位竣工图一旦编制完成，应随竣工资料一起送交监理部进行审查，发现不准确或短缺时应退回施工单位及时进行修改和补齐。

⑴竣工图按单位工程编制，并有详细编制说明和目录；⑵竣工图必须为新图，并逐张加盖竣工图章，有变更的图必须有编制者及施工单位技术负责人签字；⑶一张更改通知单涉及多图的，如果两张图不在同一册的，必须有复印件，或在备考表中说明。

3.6 竣工图章的使用要符合如下表：⑴⑵所有竣工图都应加该盖竣工图章，凡有改动的，必须有签字。

3.7 套数竣工资料套数按合同条款规定执行3.8 照片、录音带、录象带的编制照片按照GB/11821—2002《照片档案管理规范》的要求编制；录音、录象按照DA/T15的要求编制。

3.9 工程文件的立卷归档应符合如下要求：⑴ ***公司各部门形成的有关工程的前期文件、设备技术文件，在任务完成以后，应根据文件的情况内容，分别按年度、项目的单项（单位）工程立卷。

⑵施工技术文件应按单位工程的施工管理、开工竣工、洽商变更、材质与产品检验、施工试验报告、施工记录、检查验收记录、质量评定、设备电气安装、施工日记等内容立卷。

⑶归档文件必须完整、成套、准确、可靠，文件材料质量符合2.5条的要求，并经监理部审查，报巴郎河公司同意，办理交接手续。

根据***水电站工程的特点，归档可以分阶段或分期进行，也可以一次归档，单项过单位竣工验收后，应立即归档；归档文件应有归档说明，对归档文件材料的完整性提出评价意见，可暂不装订，但必须用档案盒装。

3.10 归档审查施工单位在竣工文件收集、立卷后，应首先送监理部审查完毕并经巴郎河公司确认后再移交。

3.11 归档文件的完整、准确要求⑴完整。

指能记述和反映***水电站工程的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、设备安装、调试、竣工试生产及竣工验收的全过程。

⑵准确。

指真实记述和准确反映建设过程和竣工时的实际情况，图物相符、技术数据可靠、签字手续完备、文件符合档案管理要求。

没有合格文件归档，项目不算完成。

4工程档案整理与移交4.1 巴郎河公司责任⑴巴郎河公司负责组织、协调监督和指导***水电站工程竣工档案的整理、验收。

⑵巴郎河公司负责指定***水电站工程竣工档案分类编号体系（大纲），提供档案库房、装具及有关设备。

4.2 监理部的责任⑴依据监理合同或根据巴郎河公司单位的委托，负责***水电站工程竣工档案管理，工程竣工验收后三个月内向巴郎河公司移交；⑵根据本工程档案分类编号体系（大纲）进行工程档案整理；⑶负责***水电站工程施工工程中形成的工程文件的收集、积累、监督和指导；⑷负责***水电站工程竣工资料审查。

4.3 设计单位的责任⑴根据本工程档案分类编号体系（大纲）进行工程档案整理；⑵负责***水电站工程施工工程中形成的图纸资料的整编工作；⑶协助巴郎河水电开发有限责任公司完成竣工资料的审查工作；4.4 施工单位的责任⑴根据本工程档案分类编号体系（大纲）进行工程档案整理；⑵协助巴郎河水电开发有限责任公司完成竣工资料的审查及移交工作；4.5 工程档案整理组卷要求如下：⑴组卷要遵循***水电站工程文件的形成规律，保持卷内文件的有机联系，分类科学，组卷合理。

⑵工程技术文件按项目名称、单位工程、分部工程、专业、阶段、结构、设备等组卷；管理性文件按项目、年度、问题立卷。

⑶卷内没有重份文件。

4.6 卷内文件的排列要求⑴管理性文件按问题、时间、或重要程度排列；⑵工程技术文件按管理、依据、施工安装记录、检测试验、评定、凭证等排列；⑶设备按依据性材料、设备开箱验收、设备安装调整、设备运行维修和随机图样等排列；⑷卷内文件一般文字在前，图样在后。

4.7 案卷编目要求如下：⑴编写案卷页码卷内文件均已有书写内容的页面编写页号；页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面右下角，反面在左下角，保管单位之间不连号。

⑵案卷封面和脊背案卷封面可采用案卷外封面和案卷内封面两种形式；案卷题名应简明准确揭示卷内文件的内容，案卷题名的主要内容包括：项目名称、单位工程、分部工程、专业、系统、阶段、组件、部件、代字、阶段代号和名称、文件等；项目名称与批准的原立项、设计（包括代号）应相符，归档外文资料的题名应译成中文；编制单位填写卷内文件形成单位或主要责任人；编制日期填写卷内文件的起止时间；保管期限填写划定的保管期限；密级依据保密规定填写；档号填写档案的分类号、工程代号和案卷号；案卷脊背填写案卷题名和档号。

⑶卷内目录顺序号用阿拉伯数字从1依次标注；文件标题（题名）填写文件标题全称；文件编号填写文件文号或图样图号；责任者填写文件形成部门或主要责任者；日期填写编制的年、月、日；页次填写每份文件首页上标注的页号。

⑷卷内备考表卷内备考表要标明卷内文件的件书、页数以及在组卷和使用过程中需要说明的问题；卷内备考表排列在文件尾页之后。

4.8 案卷装订要求⑴案卷采取装订与不装订两种；⑵案卷内不同尺寸要折叠统一；⑶长期保存的案卷，装订时必须去掉金属物；⑷不装订时，文件要按目录编排次序排列。

4.9 卷皮、卷内表格规格及制成材料⑴卷内卷皮一般采取卷盒、卷夹两种，其外表尺寸均为310㎜×220㎜，用牛皮纸板双面压制；⑵卷内表格、内封面目录、备考表尺寸为297㎜×210㎜，用70g以上白书写纸制作；⑶表格制作的字体、字号可以自定，但要统一、清晰端正。