第三章电子文件管理概述
第三章 电子文件
第三章电子文件第一节电子文件概述第二节电子文件管理概述第三节电子文件形成、办理和归档第一节电子文件概述1.1电子文件的含义 1.2电子文件与相关概念的辨析 1.3电子文件的基本特点1.4电子文件的种类 1.5电子文件与元数据1.1电子文件的含义学术界、档案管理层从不同视角看到了其不同的特征，并出于不同的目的做出或具体、或抽象、或严谨、或深刻的定义，其中较有影响的定义有两个来源：《电子文件归档与管理规范》( GB/T18894-2002) ：《电子文件管理暂行办法》（中办国办厅字2009，39号）1.1电子文件的含义电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
(《电子文件归档与管理规范( GB/T18894-2002)》)理解电子文件的含义主要把握以下内涵：★来源主要从三个方面：公务活动、社会活动和传统载体转换；★“数字信息”和“文件”的交集：是具有文件功能的数字信息，又是以数字信息为技术特征的文件；★电子文件由内容信息、背景信息、结构信息三要素构成。
1.2电子文件与相关概念的辨析机读文件虚拟文件数字文件电子档案1.3电子文件的基本特点·电子文件的技术特点：主要包括非人工识读性、生成环境依赖性、信息与载体的可分离性、信息的易变性、多种媒体的集成性、信息存储的高密度性、信息的可操作性等。
·电子文件的形成特点：是指电子文件从制作到生成过程中所表现出来的内在规定性。
特点主要包括电子文件与机构活动的伴生性、电子文件之间的有机联系性、电子文件内容和结构以及背景信息的分散性、电子文件技术状态的多样性等。
两个影响因素：即技术要素和机构职能与文件类型要素。
1.4电子文件的种类·按电子文件的适用范围分为通用电子文件、专用电子文件、私人电子文件等；·按文件功能可划分为主文件、支持文件；·按文件组成方式可划分为简单文件、复合文件、复杂文件；·按信息存储载体可划分为磁盘文件、磁带文件、光盘文件；·按文件来源途径可划分为原生电子文件、数字化电子文件。
电子文件管理
1 电子文件管理概述电子文件（亦称机读文件、数字文件）管理与研究目前是档案学界、图书情报学乃至数字文献领域的热点、难点问题。
从国际上看，联合国教科文组织在20世纪80年代初期就开始组织有关电子文件管理项目的研究，联合国还成立了信息系统行政协调委员会来协调各成员国或相关国际学术机构的行动。
国际档案理事会也于1993年成立了电子文件委员会来统一指导各国对电子文件的研究。
1996年在北京召开的第13届国际档案大会专题讨论电子文件管理问题。
1999年由加拿大不列颠哥伦比亚大学Luciana Duranti女士组织，由加拿大、美国、英格兰、爱尔兰、瑞典、荷兰、法国、意大利、澳大利亚、中国、中国香港等三十余个国家和地区的专家参加的InterPARES(International research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems)(电子文件真实性的永久保管理国际研究项目）在全球展开了。
2001年11月14-15在北京举行了InterPARES报告会，报告了第一阶段的研究成果，该项目目前已经进行到第三期（简称ＩntePARES3,或IP3）Interpares项目是目前在电子文件研究领域最大的跨国际合作研究课题，该项目的研究成果对世界范围电子文件的管理产生着重大的影响。
中华人民共和国国家档案局于1996年成立了电子文件归档与电子档案管理研究领导小组，由国家档案局与电子档案管理研究领导小组，由国家档案局科研所牵头展开系统研究，并先后出台了中华人民共和国标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T 17678.2-1999）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）。
近二三十年来，电子文件管理及其研究经历了从机构层面自行研究到国家层面有组织、有规划研究的过程，电子文件管理也逐渐从分散到管理到集中管理转变。
目前世界上许多国家均在致力于建立电子文件档案馆（ERA）。
第三章电子文件的类型与格式(全)
IBM最高速1TB磁带机
3. 光盘文件
—— 以光盘为存储介质
光盘驱动器
光盘存储系统：具有不同技术和产品型号
光盘库
四、按存在目的划分
1. 利用文件
——为利用而制作、流传的文件
2. 保存文件
——脱离流转过程，作为母板保存的文件
3. 备份文件
——作为保存文件的复本而备存的文件
五、按来源途径划分
图像文件：像素组合
010 100 101 110 011 011 100 100 100 101 111 100 101 100 111
像素 编号
1
二进制 代码 000
2
001
3
010
4
011
5
100
6
101
7
110
8
111
概念2：图像色彩位数?
分解为
图像
像素
黑白像素：每个像素用1个“0”或“1”表示 灰色像素：每个像素用8个“0”、1”表示
一、按文件功能划分
1. 主文件 —— 记录信息内容，传达作者意图，行使行政职能的文件。
2. 支持文件
—— 生成和运行主文件必须的文件。
两者的关系：
鱼
水
树
土
二、按文件构成特点划分
1 简单文件 ——仅由一种格式组成的文件
2 复合文件 ——由多种媒体形式和文件格式合成的文件
3 复杂文件 ——逻辑结构复杂，并由多个服务器操作的文件 典型：超文本文件（Hyper text); 超媒体文件（Hyper media)
软件ID 软件版本号 图像分辨率 图像尺寸 图像深度 彩色类型 编码方式 压缩算法 图像数据 彩色变换表
用户名 注释 开发日期 工作时间
第三章电子文件的类型与格式(全)
一、按文件功能划分
1. 主文件 —— 记录信息内容，传达作者意图，行使行政职能的文件。
2. 支持文件
—— 生成和运行主文件必须的文件。
两者的关系：
鱼
水
树
土
4
二、按文件构成特点划分
1 简单文件 ——仅由一种格式组成的文件
2 复合文件 ——由多种媒体形式和文件格式合成的文件
3 复杂文件 ——逻辑结构复杂，并由多个服务器操作的文件 典型：超文本文件（Hyper text); 超媒体文件（Hyper media)
用户名 注释 开发日期 工作时间
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软件ID 软件版本号 图像分辨率 图像尺寸 图像深度 彩色类型 编码方式 压缩算法 图像数据 彩色变换表
用户名 注释 开发日期 工作时间
01100010001101011101 01001011101001101001 10101100010001101011 10101001011101001101 01100010001101011101 01001011101001101011 10101011000100011010 11101010010111100010 10110101011000010001 10101110101001011101 00110100110101100010 00110101110101001011 10100110101100010001 10101110101001011101 00110010010111100010 10110101011000010001 10101110101001011101
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IBM最高速1TB磁带机
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3. 光盘文件
—— 以光盘为存储介质
14
电子文件管理
和合作。
企业领域
企业在日常运营中产生的大量电子文件， 如合同、发票、报告等，需要进行有效的 管理和利用，以支持企业的决策和运营。
个人领域
个人用户可以利用电子文件管理工具，对 个人文档、照片、视频等电子文件进行整 理和保存，方便查找和使用。
安全性。
防火墙保护
在网络边界部署防火墙，防止 未经授权的访问和数据泄露。
定期安全审计
定期对系统进行安全审计，及 时发现和修复潜在的安全漏洞
。
员工培训与教育
加强员工的安全意识培训，提 高员工对数据安全的重视程度
。
05
电子文件的检索与利用
检索原理与方法
基于关键词的检索
基于元数据的检索
通过输入与文件内容相关的关键词，快速 定位到目标电子文件。
电子文件占用物理空间小，可大量存 储于计算机等设备中，节省存技术的应用
随着云计算技术的发展，电子 文件将更多地存储在云端，用
户可随时随地访问和使用。
大数据技术的应用
大数据技术可帮助用户更好地 管理和分析电子文件，挖掘其 中的价值。
人工智能技术的应用
人工智能技术可应用于电子文 件的自动分类、识别和整理等 方面，提高电子文件的管理效 率。
设定备份计划，定期对重要文件进行 备份，以防止数据丢失或损坏。
增量备份
仅备份自上次备份以来发生变化的部 分，减少备份时间和存储空间占用。
差分备份
备份自上次完全备份以来发生变化的 部分，相对于增量备份更易于恢复。
灾难恢复计划
制定应对自然灾害、人为破坏等意外 情况的恢复计划，确保在极端情况下 能够及时恢复重要数据。
电子文件管理规定
电子文件管理规定第一章总则第一条电子文件形成单位指定专门机构或人员负责对电子文件形成、收集、积累、归档及电子档案保管实行全过程管理,保证管理工作的连续性。
第二条电子文件形成部门负责电子文件的收集、积累、保管和整理工作, 档案部门要进行指导与监督。
第三条电子文件管理由档案部门负责,电子文件形成部门协助和支持。
第四条档案部门明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据等归档要求,以保证电子档案的质量。
第五条归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,则在内容、相关说明及描述上保持一致。
第六条具有长期或永久保存价值的文本或图形电子文件,如没有纸质等拷贝件的,必须制成纸质文件或缩微品等。
进行归档时,必须将电子文件与相应的纸质文件或缩微品一并归档。
第二章电子文件的收集与积累第七条电子文件的收集范围为有可能作为档案保存的文件，除按国家关于文件归档的有关规定执行外，还应包括相关的支持软件和数据等。
第八条记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质的,如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留,否则可根据实际条件或需要,确定是否保留。
第九条保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，应在彼此间建立准确、可靠的标识关系。
第十条在“无纸化”办公或事务处理系统中产生的电子文件,采取更严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。
同时必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上,并对有长期或永久保存价值的电子文件制成纸质文件或缩微品保留。
第十一条用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明文件存储格式、属性和文字处理平台。
、第十二条用扫描仪等设备获得的图像电子文件,如果采用非标准压缩算法,收集时应转换成统一格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。
第十三条用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件,收集时应注意其软硬件环境和相关数据。
电子文件管理制度
电子文件管理制度第一章总则第一条为了规范和加强电子文件的管理，提高文件利用率，明确文件的保密性、完整性和可用性，保护文件的安全性，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位及其各级各类组织，负责全面管理本单位产生的电子文件。
第三条本制度的宗旨是：科学规范管理、适应信息化发展、提高运行效率、防范信息泄漏、保护信息安全。
第四条本制度所称电子文件是指因业务需要而形成的，以电子形式记录信息，并具有保存完整性和可追溯性的全部资料。
第五条本制度所称电子文件管理是指协助本单位畅通的行政指令和贯彻的文件管理规范。
第六条本制度所称文件负责人是指在工作中负有直接责任的人员。
第七条本制度所称文件管理者是指被授权对电子文件进行管理的机构。
第八条本制度所称文件管理部门是指根据职责分工对电子文件进行综合管理的部门。
第九条文件管理工作应当坚持依法规范、文明规范、便利高效原则，为实现科学、规范、高效的管理服务。
第二章电子文件的管理第十条文件的类型包括：电子文件、信函、表格、照片、录音、录像等。
第十一条文件管理者按照文件保存期限将文件分为常规文件和临时文件。
第十二条文件管理者应当对文件进行编码，建立文件档案信息数据库。
对文件进行分类、整理和存储。
第十三条文件负责人应当对文件进行审查，保证文件记录内容真实可靠。
第十四条文件管理者应当加强对文件进行安全防护，采取技术措施确保文件的完整性和可用性。
第十五条文件管理者应当定期对文件进行检查，确保文件的安全性和完整性。
第十六条文件管理者应当加强对文件的管理和利用，鼓励创新，提高文件利用率。
第十七条文件管理者应当根据需要对文件进行转载和备份，确保文件安全。
第十八条文件管理者应当建立文件管理制度，规范文件的位置和借阅手续。
第十九条文件管理者应当制定文件管理手册，对文件管理流程进行详细规定。
第二十条文件管理者应当定期举行文件管理培训，对文件管理人员进行教育和培训。
第三章电子文件的保密管理第二十一条文件管理者应当制定电子文件保密制度，严格对文件进行保密。
电子文件管理基础知识
主要内容
电子文件概述 电子文件管理的目标与原则 电子文件归档管理的内容与要求 电子文件保管的基本要求
一、 电子文件概述
电
电
电
电
子
子
子
子
文
文
文
文
件
件
件
件
的
的
的
的
特
结
特
概
点
构
征
念
电子文件的特征
特征一：电子文件是由电子计算机等数字设 备生成和处理的，其信息用二进制数字代码 记录和表示。这是电子文件与以往所有其他 形式文件的基本区别，也是电子文件与其它 数字信息的共同点。
特征二：电子文件是文件的一种类型，具有 文件的各种属性，特别是具有特定的要素、 作用和效力。 这是电子文件与其他数字信 息的基本区别，也是电子文件与其它形式文 件的共同点。
电子文件的结构
内容
背景
结构
内容：是指文件中所包含的表 达作者意图的信息（如文本、 数据、符号、数字、影像、声 音和图片等）。
三、电子文件归档管理的内容与要求 电子文件归档范围 电子文件归档方式 电子文件归档时间 电子文件归档要求 电子文件移交与接收
电子文件归档范围
不同文件格式文件的归档范围 电子文件附带材料的归档范围 双套制管理的归档范围
不同文件格式文件的归档范围
文本文件T 图像文件I 图形文件G 影像文件V 声音文件A 多媒体文件M 数据文件D 计算机程序文件P
电子文件的形成特点
电子文件的形成特点是指电子文件从制作到 生成过程中所表现出来的内在规定性，不包 括文件在形成之后的管理、利用过程中具有 的特性。
影响电子文件形成特点的要素主要有两个方 面：
电子文件管理
一、电子文件管理及其理论基础
（一）电子文件管理概述 计算机网络时代，档案形式的划时代变革。 甲骨→简牍→纸张→光盘
→
→
→
时空黑洞出现 必须首先把电子文件收集保存起来！！！
（四）电子文件管理工作的原则及发展目标 坚持五项基本原则： （1）统一管理原则。 （2）全程管理原则。 （3）规范标准原则。 （4）便于利用原则。 （5）安全保密原则。 目标：积极推动电子文件管理规范化、法制化进程， 努力建立有中国特色的电子文件管理体系，更好地 为党和人民的事业服务。
所有这些转变的核心可以归结为：“从由此产生的 文件或产品转向背后的创造活动或创造意图。”“ 将传统理论对实体保管对象——实态文件的关注转变 成对文件、文件形成者及其形成过程有机联系、目 的、意图、相互联系、职能和可靠性的关注。”
2 后保管模式的重大理论意义 后保管模式的理论意义在于为电子文件时代的档 案管理建立了一个新的范例。在后保管模式中，重 视档案文件中所包含的有效信息——知识，要甚于文 件实体；重视文件的形成和运转，要甚于已经形成 的文件本身；重视联系要甚于每一份具体文件；重 视文件所体现的职能要甚于研究人员对文件的各种 要求。
与传统的文件生命周期理论形成鲜明的对照， 文件连续体理论淡化了对文件阶段性的划分，它 承认文件存在着不同的价值形态。其运动方向是 可逆的，就电子文件而言，连续体理论更有说服 力的阐释了电子文件较传统的纸质文件的新特性， 它将视野拓宽到文件与其形成者之间的关系。
在文件连续体理论强调文件与其形成者、保管者的互动关 系，强调文件具有多种价值形态并且可以同时存在，这样的 理念贯穿于文件运动过程，体现了文件形成、保管、利用的 一体化，进而使文件产生、使用、鉴定、保管等各机构部门 之间的联系更加紧密，对文档的管理更加符合电子文件的要 求。 此外，文件连续体理论对档案工作者固有观念的冲击十分 强烈，以往的文件工作重视利用，档案工作重视保管的泾渭 分明的观念受到挑战；尤其在电子文件时代，对文件连续体 理论的运用体现在文档一体化的趋势不可逆转，无论是文件 还是档案，其形成、传播、保管的实质都是为了更好的利用， 以最大限度的发挥其价值。因此，档案工作者必须形成以 “服务”为主导的工作理念，以其实现文件档案的价值。
电子文件归档与电子档案管理制度
电子文件归档与电子档案管理制度电子文件归档与电子档案管理制度第一章引言电子文件归档与电子档案管理制度是为了规范和管理电子文件的归档和档案管理工作，确保电子文件的完整性、安全性和可检索性，提高工作效率和信息管理水平。
本制度适用于本单位所有电子文件的归档和档案管理工作。
第二章定义和术语解释1.电子文件：指以数字形式存储在电子介质上，并可以通过计算机系统或其他电子设备进行查看、编辑、传输和存储的文件。
2.归档：指将电子文件按照一定的规则和流程进行组织、分类、整理和存储，以便于后续的检索和利用。
3.档案：指已经归档并留存下来的电子文件，作为证据或信息的依据，并具有法律效力。
4.档案管理：指对电子档案进行存储、检索、保管、销毁等一系列管理活动。
5.元数据：指描述电子文件属性和信息的一组数据，如文件名称、作者、创建时间等。
第三章电子文件归档管理流程1.创建电子文件将新建的电子文件按照相关规定命名、排序，并添加必要的元数据。
2.文件归档申请提交电子文件归档申请表，包括文件基本信息、归档目的、归档分类等，并附上相关文件。
3.文件归档审批归档管理员根据申请表和相关文件进行审核，并决定是否归档。
4.文件归档通过电子档案管理系统将归档文件按照归档分类进行归档存储，并记录归档信息和存储位置。
5.文件归档通知向申请者发送文件已归档的通知，告知归档编号和存储位置。
第四章电子档案管理1.档案检索根据需要检索档案，通过档案管理系统进行关键词检索、分类检索等方式找到所需档案。
2.档案利用对于需要使用的档案，使用人员可以通过电子档案管理系统进行查阅、复制、打印等操作，但需遵守相关规定。
3.档案保护确保档案的完整性和安全性，采取数据备份、权限管理、防措施等措施，防止档案损坏、丢失或被非法访问。
4.档案销毁对于无需保留的档案，按照规定的销毁期限和流程进行销毁，并记录销毁信息。
第五章附件本文档涉及的附件包括：1.电子文件归档申请表3.归档文件归档规范4.档案查询申请表第六章法律名词及注释1.电子交易法：《中华人民共和国电子交易法》。
电子档案管理办法
电子档案管理办法第一章总则第一条本办法所称电子文件，是指企业在工作过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
本办法所称元数据，是指描述电子文件内容、结构、背景和管理过程的数据。
第二条电子文件管理应坚持以下原则：（一）统一管理。
对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理，对具有保存价值的电子文件实行集中管理；（二）全程管理。
对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态；（三）规范管理。
执行国家和行业的统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理；（四）便于利用。
发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用；（五）安全保密。
按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全。
第二章管理机构及职责第三条电子文件管理是对各类电子文件的全过程进行系统、有效管理，其目的是形成和建立电子文件客观凭证体系，促进电子文件共享使用，实现电子文件长期保管。
第四条办公室是公司电子文件的归口管理部门，负责电子文件日常处理，以及电子文件的归档管理，负责涉密电子文件的保密监督管理；第五条信息化管理部门负责为电子文件管理提供信息化支持；相关业务部门负责本部门职责及业务范围有关电子文件日常处理和业务管理工作。
第三章电子文件的形成与办理第六条电子文件在形成和办理过程中，应当具备国家法律法规规定的原件形式，并符合下列要求：（一）能够有效表现所载内容并可供调取查用；（二）能够保证电子文件及其元数据自形成起完整无缺、来源可靠，未被非法更改；（三）在信息交换、存储和显示过程中发生的形式变化不影响电子文件内容真实、完整。
涉密电子文件的原件形式应当符合国家有关保密法律法规的规定。
第七条电子文件应当采用符合国家标准的文件存储格式，确保能够长期有效读取。
（一）文本文件以XML、RTF、TXT、PDF为通用格式。
电子文件管理
电子文件管理第一讲电子文件概述一、电子文件与电子档案的含义•（一）电子文件概念（《电子文件归档与管理规范》）•（Electronic Records）是指在数字设备及环境中生成、以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
•这一定义按照电子文件形成、管理、利用的顺序对电子文件作了界定，•它形成于数字设备（如计算机、扫描机），并有相关环境（如操作系统、数据库）支持；•以数码形式（数字、图形、音频、视频）存储在外存储器上；•阅读及处理需设备；•借助网络传输。
•（二）电子档案的概念•电子档案是指具有保存价值的、按一定方法整理而成的、已归档的电子文件及其与之相适应的软件、参数和相关数据。
这一含义有四层意思，•一是电子档案是已归档的电子文件，已归档要求：具有保存价值，已进行整理。
•二是电子档案具有保存价值，具有保存价值：主要是本单位自身的文件，具体指：反映本单位主要职能或业务工作、反映本单位历史面貌、反映本单位的主要财务与产权关系。
•三是电子档案要按一定方法整理，不是杂乱无章的，而且要求集中统一管理。
•四是电子档案还应包括与之相适应的软件、参数及相关数据，否则就不能使用，这就类似过去的甲骨文，十年前的DBASE等设计的管理软件。
二、电子文件的形成三、电子文件的类型•（一）按电子文件的信息存在形式分类，电子文件可分为如下几类：•一是文本文件（text,字或表处理文件）。
是指用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。
•二是数据文件(date，数据库电子文件)。
以数据库形式存在的具有文件属性的记录。
数据库、记录、字段是其三个层次。
•三是图形文件（graphic）指根据一定算法绘制的图表、曲线图，如计算机辅助设计（CAD）或绘图中产生的设计模型、图纸、图画等文件。
•四是图像文件（image）。
指使用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。
电子文件管理
管理职能的模糊性；文件系统的缺陷…
❖ 归档后电子文件的长久保存难题。
环境迁移、载体寿命、硬件淘汰、软件平台更新
电子文件管理相关规范
❖ 法规
目前还没有电子文件的专门法规。我国正在制订《电子文件管 理条例》，相关：《电子签名法》。
❖ 标准（国家和行业标准）
《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002） 《中国档案机读目录格式》、（GB/T20163-2006） 《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38-2008） 《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38-2008） 《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 》….
集中式管理：由统一的部门（档案室或技术部门） 归口负责管理机构所有的电子文件。
文档一体化管理：建立电子文件管理系统对电子文 件进行全生命周期的管理。
❖ 档案馆
集中式保管模式（美国、英国、北欧等国） 分布式保管模式（澳大利亚，2000年以后转变）
文件管理要求的新变化
• 电子文件管理与传统文件管理比较
❖ 制度
部门规章---《电子公文归档管理暂行办法》
国内外电子文件管理相关标准
❖ 文件管理标准
《国际文件管理标准》（ISO15489） 。世界上第一个文件管理标 准，于2001年正式发布，适用于任何文件管理，尤其是电子文件管 理。
❖ 功能需求标准
美国《电子文件档案馆功能需求》、《电子文件管理软件应用系统 设计标准》；欧盟《电子文件管理通用需求》 ；澳大利亚《保存电 子文件系统需求》 。
❖ 元数据标准
2006-2007年出台的《《信息与文献--文件管理流程—文件元数据》 （ISO23081）
电子文件管理
电子文件管理概述电子文件管理是指对电子文件进行组织、存储、检索和保护的一系列操作和工作流程。
随着电子化时代的到来，电子文件的数量不断增加，有效的电子文件管理变得至关重要。
本文将介绍电子文件管理的重要性以及实施电子文件管理的最佳实践方法。
电子文件管理的重要性随着各种信息和文件的电子化，传统的纸质文件管理方式已经无法满足现代组织的需求。
以下是电子文件管理的几个重要原因：1.提高工作效率：通过电子文件管理系统，员工可以轻松地快速查找和访问所需的文件，而不需要花费大量的时间和精力在物理文件上进行搜索和处理。
2.简化工作流程：电子文件管理系统可以帮助组织优化文件处理流程，使文件的审批、共享和协作更加高效和便捷。
3.实现文件的安全存储和保护：电子文件管理系统可以提供各种安全措施，如加密、权限控制和备份，以确保文件的机密性、完整性和可用性。
4.降低存储空间成本：电子文件管理系统可以帮助组织减少纸质文件的使用，从而减少存储空间需求，进而降低存储成本。
实施电子文件管理的最佳实践方法要实施有效的电子文件管理，以下是一些最佳实践方法：1.制定电子文件管理策略：组织应该明确制定文件管理策略，包括文件命名规则、文档的分类和目录结构、权限控制等规定。
2.选择适合的电子文档管理系统：根据组织的需求和预算，选择合适的电子文件管理系统。
重要的因素包括系统的功能、易用性、安全性、可扩展性等。
3.建立标准化的文件命名规则：制定标准的文件命名规则，以确保文件的唯一性和易于查找。
通常包括文件名、日期、版本号等信息。
4.为文件建立分类和目录结构：建立清晰的文件分类和目录结构，以便员工快速定位所需的文件。
可以根据项目、部门、日期等进行分类。
5.实施文件权限控制：根据员工的职责和权限，设置文件的访问权限，以确保文件的安全性和机密性。
6.建立文件审批和共享流程：建立文件的审批和共享流程，以确保文件的合规性和及时性。
可以使用工作流程软件来管理文件的流转和审批。
公司电子文件管理制度
公司电子文件管理制度第一章总则为了规范和加强公司的电子文件管理工作，提高工作效率，保障信息安全，特制定本制度。
第二章文件管理范围公司电子文件管理范围包括所有与公司业务相关的电子文件，包括但不限于部门文件、会议记录、合同文书、报告、计划等。
第三章文件管理责任1. 公司领导对公司的电子文件管理负有最终责任，要确保文件管理工作符合相关法律法规和公司规定。
2. 各部门负责人对本部门电子文件的管理负有直接责任，应建立健全文件管理制度，明确管理流程和责任。
3. 公司文件管理部门负责监督和指导公司电子文件管理工作，协助各部门解决文件管理中的问题。
第四章文件存储和归档1. 公司电子文件应按照文件管理制度规定的存储结构进行归档，明确文件名称、存储位置、访问权限等。
2. 电子文件应按照不同的分类进行归档，确保文件的整体性和可检索性。
3. 重要文件应备份至不同的存储设备和位置，以应对数据丢失或损坏的情况。
第五章文件保密和安全1. 公司电子文件中涉及商业秘密、客户隐私等敏感信息的文件，应加密和设定权限，限制访问范围。
2. 员工应妥善保管自己的账号和密码，不得将账号和密码泄露给他人。
3. 公司电子文件管理部门负责定期对文件进行安全性检查和漏洞修复，确保文件安全可靠。
第六章文件流转和审批1. 公司电子文件的流转和审批应按照规定的流程和权限进行，确保文件的合规性和真实性。
2. 各部门应建立文件流转和审批制度，明确流转路径和审批权限，提高工作效率和准确性。
3. 重要文件的流转和审批应有相关负责人或主管审批签字，确保文件的合规和安全。
第七章文件维护和更新1. 公司电子文件应定期进行维护和更新，清理过期和无用的文件，规范文件的存储结构和命名规则。
2. 员工应定期对自己的文件进行整理和清理，保持工作区域的整洁和文件的整体性。
3. 员工在使用文件时应注意文件的准确性和及时性，如有错误应及时更正或更新。
第八章文件备份和恢复1. 公司电子文件应定期进行备份，备份数据应保存在安全可靠的存储设备和位置，以备不时之需。
《电子文件概述》课件
电子文件格式
PD F
广泛应用于文档传递，保持格式和布局的完整性。
DOCX
微软O ffice的默认文档格式，灵活可编辑。
JPEG
常用于图像压缩，适合存储照片。
MP4
常见的视频格式，支持高压缩率和较好的画质。
电子文件的生成
生成方式
电子文件可以通过扫描、拍照、录音、录像等方 式生成。
生成过程中需要注意的事项
确保文件的完整性、准确性，采用标准的命名和 分类规则。
电子文件的存储和管理
1
存储方式
电子文件可以存储在本地设备、云存储、外部存储介质等位置。
2
管理原则
建立分类结构、制定权限管理、定期备份和归档，确保文件的安全和便捷管理。
3
电子档案管理系统的应用
通过电子档案管理系统实现电子文件的自动分类、检索和智能化管理。
随着科技的不断进步，电子文件将更加智能化、安 全化、高效化。
电子文件管理的重要性和价值
良好的电子文件管理可提高工作效率、减少成本、 保障信息安全。
保密措施和方法
加密、访问控制、水印等手段用于保护电子文件的机密性。
备份和恢复措施
定期备份电子文件，并制定恢复计划以应对意外情况。
电子文件的共享和交换
1
共享方式和工具
通过云存储、共享平台等方式实现电子文件的共享。
2
交换需求和标准
确保电子文件在不同系统、软件之间的兼容性和无损传输。
3
共享和交换注意事项
确保电子文件共享和交换过程中的安全性和合法性。
电子文件的法律和规范
国内相关法律和规范
如《中华人民共和国电子签 名法》、《电子档案管理规 定》等。
国际相关法律和规范
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数字档案管理
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（3）证据来源的合法性
当事人提供： “当事人对自己提出的主张，有责任提供证据”
律师或诉讼代理人提供： “代理诉讼的律师和其他诉讼代理人有权调查收集证据” 法院提供： “当事人及其诉讼代理人因客观原因不能自行收集的证据，或 者人民法院认为审理案件需要的证据，人民法院应当调查收集。”
与形成时的原始状态一致。 电子文件的完整性
包括两个方面的含义：一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的 电子文件及其他形式的相关文件完整齐全；二是每一份电子文件的内容、结 构和背景信息没有缺损。 电子文件的可读性（有效性）
是指文件具备可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的 可靠性、载体的完好性和兼容性。
第三章 电子文件管理概述
电子文件管理
1
第三章 电子文件管理概述
1、 电子文件管理的内容 2、 电子文件管理的原则 3、 电子文件管理的模式 4、 电子文件管理的法律法规
电子文件管理
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1、 电子文件管理的内容
微观管理 电子文件的生成 电子文件的采集 电子文件的传送 电子文件的鉴定 电子文件的存储 电子文件的利用 电子文件的处置
应当要求被调查人提供有关资料的原始载体。提供原始载体确有困难 的，可以提供复制件。提供复制件的，调查人员应当在调查笔录中说 明其来源和制作经过。”
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《中华人民共和国电子签名法》（ 2004年8月）规定：
第三条：民事活动中的合同或者其他文件、单证等文书，当事人可 以约定使用或者不使用电子签名、数据电文。当事人约定使用电子签 名、数据电文的文书，不得仅因为其采用电子签名、数据电文的形式 而否定其法律效力。
《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》 当事人向人民法院提供证据，应当提供原件或者原物。如需自己保存
证据原件、原物或者提供原件、原物确有困难的，可以提供经人民法院核 对无异的复制件或者复制品。
“原始证据的证明力一般大于传来证据” 《中华人民共和国民事诉讼法》：
书证应当提交原件，物证应当提交原物，提交原件或者原物确有困难 的，可以提交复制品、照片、副本、节录本
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4、电子文件管理的法律规范
电子文件管理的法规与标准 电子文件的法律地位
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4.1 电子文件管理的法规
1、电子文件管理的法规 是按照规定的程序由国家或地方的立法、行政机构制定、批准
并实施的有关或涉及电子文件管理和利用的法律、行政法规、地方 法规、行政规章和规范性文件等。
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2、电子文件的证明力
电子文件作为法律证据的证明力取决于四个因素： （1）证据内容的真实性 （2）证据生成过程及存在状态的可靠性 （3）证据来源的合法性 （4）证据与被证事物的关联性
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（1）证据内容的真实性
《刑事诉讼法》规定： 证据必须经过查证属实，才能作为定案的根据
销毁 电子文件档案库 电子文件备份库
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2、 电子文件管理的原则
全程管理原则 前端控制原则 真实性保障原则 完整性保障原则 可读性保障原则
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2.1 全程管理原则
1、全过程管理
通过过程控制实现结果控制
2、全面的管理
要统筹兼顾所有管理活动和管理要素
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2.2 前端控制原则
1.《磁性载体档案管理与保护规范》,档案行业标准（DA/T15-1995）1996年2月 2.《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》,国家标准（GB/T17678.–1999） 3.《电子文件归档与电子档案管理办法》，国家档案局1999年6月 4.《归档文件整理规则》,档案行业标准（DA/T22-2000）2000年12月 5.《档案管理软件功能要求暂行规定》国家档案局、中央档案馆2001年6月 6.《全国档案信息化建设实施纲要》国家档案局、中央档案馆2002年11月 7.《电子文件归档与管理规范》国家标准（GB／T 18894—2002）2002年 8.《电子公文归档管理暂行办法》国家档案局、中央档案馆2003年7月 9.《公务电子邮件归档与管理规则》档案行业标准（DA/T 32-2005）2005年4月 10.《纸质档案数字化技术规范》档案行业标准（DA/T 31-2005）
根据立法的针对性，可分为专门制约电子文件管理活动的专门 法规和非专门制约电子文件管理活动的综合性法规。 2、电子文件管理的标准
是按照规定的程序由国家或地方质量技术监督局制定、颁发的， 有关电子文件管理的相关标准，包括国家标准、行业标准、地方标 准等。
电子文件管理的若干问题
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国家有关电子文件管理的法规和标准
电子文件管理
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电子文件（微观）管理流程图
电子文件的生成 收集、登记
电子文件的采集、积累 鉴定、著录、标引、编目
电子文件归档
网络流转
电子文件信息库 （电子文件中心） 移交档案室、档案馆
电子文件保护
电子文件永久保存
电子文件处置
用户
采电 取子 安文 全件 措利 施用
再生性保存 电子文件硬拷贝
拷贝
迁移 备份
第四条：能够有形地表现所载内容，并可以随时调取查用的数据电 文，视为符合法律、法规要求的书面形式。
第七条：数据电文不得仅因为其是以电子、光学、磁或者类似手段 生成、发送、接收或者储存的而被拒绝作为证据使用
这从法律层面上进一步确认了电子文件的证据地位，将具有电子签 名的电子文件视同于具有传统签章的文件。
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3.2 档案馆电子文件的管理模式
2、集中式保管模式（加拿大哥伦比亚大学方案）
指政府机构及各级社会组织产生的具有永久保存价值的电子文件集中移交至各级档 案馆保存，即档案馆对电子文件实体和信息实现双重控制。 美国、加拿大、英国、瑞士、法国、北欧等一些国家采用这一方案。
目前建议实行电子文件集中式保管的理由： 更符合文件生命周期理论 集中存储容量已经不是问题 电子文件长久保管的关键在于合理采集文件信息而不是保存环境（元数据标准问世） 避免分散式保管的责任与安全缺陷
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江苏省有关电子文件管理的法规和标准
1、《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》省地方标准2002年6月 2、《江苏省〈归档文件整理规则〉实施办法》 省档案局2003年2月 3、《江苏省信息化建设规划纲要(2005—2010) 》 省档案局 2004年10月 4、《江苏省电子文件管理和归档暂行办法》 省档案局2005年1月 5、《江苏省档案信息化建设保密管理办法》 省档案局、省国家保密局2005年6月
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4.2 电子文件的法律认可
电子文件的法律认可 ——是指电子文件作为事实证据在法律上得以采信的情况，包
括作为法定证据的可采性和证明力两个方面。 1、可采性 是指电子文件是否具有作为法定证据的资格。 2、证明力 是指证据资料在证明事实时能力的强弱。
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1Hale Waihona Puke 电子文件的可采性对电子文件原件的上述规定，具有重要的法律意义，它使得提 交法院的电子文件从原先认为的非原始的“传来证据”升格为“原 始证据 ”
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（2）证据生成过程及存在状态的可靠性
《中华人民共和国电子签名法》第八条 ： “审查数据电文作为证据的真实性，应当考虑以下因素： （一）生成、储存或者传递数据电文方法的可靠性； （二）保持内容完整性方法的可靠性； （三）用以鉴别发件人方法的可靠性， （四）其他相关因素”
《行政诉讼法》 （1989年）、《民事诉讼法》（ 1991年）、 《刑事诉讼法》（1996年）均不直接包含电子文件证据：
《民事诉讼法》第六十三条：证据有下列几种：书证、物证、 视听资料、证人证言、当事人的陈述、鉴定结论、勘验笔录。
《刑事诉讼法》第四十二条：证明案件真实情况的一切事实， 都是证据 。
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英、美等普通法系国家的证据法遵循“传闻证据”和“最佳证据” 规则：
传闻证据规则：直接证人以外的人以及没有证人作证的情况下当事 人向法院提交的书面材料证据属于传来证据，不予采纳。
最佳证据规则：最佳证据规则规定只有文件的原件才能作为书证被 法院采纳。
普通法系对电子文件证据价值的有限接纳： 英国：规定例外：“第一手”传闻证据 美国：沿用判例。
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《电子签名法》第五条对电子文件原件的涵义作了专门解释：
“符合下列条件的数据电文，视为满足法律、法规规定的原件 形式要求：
（一）能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用；
（二）能够可靠地保证自最终形成时起，内容保持完整、未被更 改。但是，在数据电文上增加被书以及数据交换、储存和显示过程 中发生的形式变化不影响数据电文的完整性。”
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前端控制原则的必要性
电子文件“稍纵即逝”，防止失误、控制差错的最佳时机是在其 发生之前
"业务流程重构"
电子文件管理
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连续保管体理论
澳大利亚档案学者弗兰克·厄普沃德提出连续保管模型： ——纸质文件的那种从生成到处置的线性过程并不适用于
电子文件，因为电子文件的本质是动态的和可重复的。
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《中华人民共和国合同法》 （1999年10月）第十一条： “书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、
传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式”
《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》 （2002年4月）： “调查人员调查收集计算机数据或者录音、录像等视听资料的，
前端控制原则
——自电子文件管理系统设计阶段开始，将预先设定的管理功能纳入系统 之中