电子文件归档管理中存在的问题及对策
浅谈电子文件管理中存在的问题及解决办法
浅谈电子文件管理中存在的问题及解决办法电子文件的大量出现对传统的档案管理带来了巨大的挑战。
如何借助信息网络，既将各个部门形成的电子文件纳入统一集中管理，同时又能满足利用者的需要。
文章就电子文件管理中存在的问题提出了解决办法和对策。
标签：电子文件管理；问题；对策计算机技术的发展和广泛应用，使得各个单位的办公自动化水平越来越高。
业务活动中交流和沟通的手段，逐渐由传统的纸质形式向以计算机为中介，以文字、图像、声音为表现形式的电子媒体转变。
档案管理工作也由此发生了深刻变革，越来越多的公务活动将依赖于电子媒体而进行。
由公务活动的电子化而产生的大量电子档案，需要保存的数量越来越多，档案管理的难度也越来越大。
在电子档案与纸质档案并存的今天，如何借助信息网络，既将各个部门形成的电子文件纳入统一集中管理，又能满足利用者的需要？作者将就电子档案管理中存在的问题及解决办法谈几点认识。
1 电子文件的作用电子文件作为新生事物，它具有传统文件形式无法比拟的优势。
电子文件由于记录密度大、存储空间小、易增删修改等特点，给管理和提供利用带来了极大的方便，电子文件的可共享性，使我们可以充分利用计算机网络系统，在方便快捷的同时为多个利用者提供便利服务。
利用计算机技术和相应的设备，将各种传统介质的档案信息，通过计算机技术转换为数字化的、可以被计算机识别的数字信息，组织加工整合成各种数据库形式进行存储，然后通过网络和信息系统提供快捷方便的档案信息服务，从而提高档案的利用效率和管理效率。
利用计算机将以前手动检索查阅名录的方式改变为计算机检索查阅，大大的减少了查找名录的时间。
既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率，更好地服务于社会。
曲靖市第三人民医院于2005年1月开始使用医院建成的计算机网络平台和计算机专用软件发布和接受电子文件，实现了院内办公无纸化，加快了公文流转速度，提高了办事效率，节约了时间和办公经费，提升了医院管理的自动化、现代化水平和整体形象。
浅谈建筑设计CAD电子文件归档管理存在的问题及对策
浅谈建筑设计CAD电子文件归档管理存在的问题及对策随着计算机辅助设计（CAD）技术的广泛应用，建筑设计行业已经逐步从传统的手工设计转变为数字化设计。
这种转变极大地提高了设计的效率和质量，但同时也带来了电子文件归档管理的新挑战。
本文旨在探讨建筑设计CAD电子文件归档管理存在的问题，并提出相应的对策。
一、存在的问题1.1 文件格式不统一不同的设计单位和设计师可能使用不同的CAD版本，导致产生的电子文件格式不兼容，增加了文件共享和管理的难度。
1.2 文件完整性问题在文件传输和分享过程中，可能会出现文件损坏或数据丢失的情况，影响设计的准确性和可靠性。
1.3 版本控制困难由于CAD文件的多次修改和版本更新，管理者很难追踪文件的变更历史，容易造成设计信息的混乱。
1.4 安全性和保密性问题电子文件容易受到未经授权的访问、篡改和传播，对设计成果的安全性和保密性构成威胁。
1.5 长期存储问题电子文件的长期存储和检索存在技术挑战，硬件设备和软件版本的更新可能导致旧文件无法读取。
二、对策2.1 制定统一的文件格式标准行业内部应协商制定一套统一的CAD文件格式标准，以促进文件的互操作性和共享。
2.2 实施文件备份和恢复机制建立定期的文件备份制度，并确保备份数据的可靠性和安全性，以应对可能的文件损坏和数据丢失。
2.3 采用版本控制系统利用版本控制系统来管理CAD文件的变更历史，确保设计信息的准确性和可追溯性。
2.4 加强安全措施通过权限管理、加密技术和身份验证等手段，保护电子文件不被未经授权访问和篡改。
2.5 确保长期可访问性考虑文件的长期存储需求，采用适当的文件格式转换技术和硬件设备，确保未来可以访问旧文件。
建筑设计CAD电子文件归档管理是一项复杂而重要的工作。
通过识别和解决存在的问题，可以提高文件管理的效率和安全性，确保设计工作的连续性和可持续性。
希望本文的讨论能够为行业的文件管理提供参考和启示。
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电子文件档案管理面临的问题及对策探讨
３解决对策的分析
针对上文分析 的电子文件档案在 管理过程 中会 出现的种种问题 ， 必须要找到合理地解决措施 ，才能够使 电子档案更好地为人们工作服 务。
３ ． １确 立一 个统 一 的管理标 准
随 着 计 算机 技 术 继 续 向前 发 展 ， 每 年 都 会 出现 更 多 的 电子 档 案 需 要 归档 、管理 。管理部门在接受这些弟子档案的时候 ，需要对其真实 性 、原始性进 行严格 的把 关 ，采取科 学的方式来 对其进行鉴 定 。 目 前，很多国家都采取的是 “ Ｎ Ｏ Ａ Ｒ Ｋ 文件登记簿 ”的标准，这是标准是对 电子文件做 出的具体规范。我 国在管理 电子档案的时候，应 该针对我
作为一份档案，其最重要的两个属性就是原始性和真实性 ，电子 文件档案 同样也不例外 。若是该档案采 用纸质化 的制作方式 ，很容易 就能够分辨 出该档案是否是原始档案 ，内容是否 是真实 的。但是在形 成 电子档案的时候 ，人们可 以任意就改变档案当中的具体 内容 ，并且 不容易被外界看 出来 。同时 ，电子档案并不是和其载体密不可分，其 旦离开了原有 的载体 ，原始性就易受到破坏，在这样 的情况下 ，人 们就很难分辨出这个档案是否还是原始、真实的档案。
来 ，或者 内容被伪造 。同时 ，在 平时管理 、保存 、接 受一些 电子 文 件档案的时候 ，很容 易受到病毒的影 响，尽管很多 电脑都安装了防火 墙系统，但是 目前熟练计算机技术的黑客众 多，对于简单的防火墙系 统，很容易就能够将其攻破 。因此，在电子文件管理方面存在 了很大 的 安全 隐 患 。
一
ｌ － 备 份 制 度 的设 定 在 电子档案制作完毕之后 ，需要通过存储媒介完成对 电子档 案的 备份工作。因为 电子档案在管理过程 中会 受到各种安全隐患的影响， 存在很多不稳定的因素 ，比如会存在人为的恶意破坏 ，黑客攻击窃取 档案等，因此，必须在制作完成的时候就立 即进行备份工作。 ２ ． 安排专门计算机负责电子档案管理 用 来负责管理 电子档案的计算机必须具有针对性 ，其 只能用作管 理工作 ，并且要安排 专门的负 责人来进行管理，做 到专人专机 。采用 这一 中做法能够极大程度地提高 电子档案管理过程 中的安全性：如果 这 台计算机除 了档案的管理 ，还承担上网传递资料的作用 ，就容 易受 到其它传入信息的影响，受到其附带病毒的攻击，造 成电子文档 的破 损 同时 ，计算机负责事物过 多，会造成 内部数据 资料的混乱 ，出现 误删重要信息的现象。 ３ ． 对于重要文档的保存 ，可以采用两部及其 保存 重要文档 的计算机 ，并不一 定能够 保证 随时随地 都稳定运 行。针对 这一问题 ，可 以采用双机 备份 的放放 。当其中一台计算机 出 现故障 ，无法运行 的时候 ，另 一台计算机可 以迅速投入 工作 ，就 不 会导致 电子档案管理工作 出现断裂， 电子档案也 能够完整地被保存下
电子档案管理存在的问题及对策研究
电子档案管理存在的问题及对策研究【摘要】本文围绕电子档案管理存在的问题展开讨论，主要包括安全性、可追溯性和完整性方面的挑战。
针对这些问题，提出了加强管理对策和提高管理效率的建议。
在强调了利用信息技术解决问题、加强安全管理意识和建立全员参与的档案管理体系的重要性。
通过这些对策和建议，可以有效提升电子档案管理的水平，确保信息安全性和完整性，提高管理效率，推动档案管理工作不断向前发展。
本文旨在引起对电子档案管理重要性的思考，并为解决相关问题提供参考和借鉴。
【关键词】电子档案管理、问题、安全性、可追溯性、完整性、对策、效率、信息技术、安全管理、全员参与、档案管理体系1. 引言1.1 电子档案管理的重要性电子档案管理在当前信息化社会中扮演着至关重要的角色。
随着科技的不断发展和信息化水平的提升，越来越多的机构和企业开始将传统的纸质档案转换为电子档案进行管理。
电子档案管理可以提高档案的存储效率和利用率。
传统的纸质档案管理方式存在着检索困难、空间占用大等问题，而电子档案可以通过数字化存储，实现档案的快速检索和共享，大大提高了档案管理的效率。
电子档案管理有利于信息的安全保障。
电子档案可以进行加密存储，设置访问权限，保护档案的安全性，防止数据被篡改、丢失或泄露，确保档案的完整性和可靠性。
电子档案管理还可以促进档案的可追溯性和审计性。
通过电子档案管理系统，可以追踪档案的使用记录，了解档案的查阅情况，便于监督和审计，确保档案管理的合规性和透明度。
电子档案管理对于企业和机构来说具有重要的意义。
它不仅提高了档案管理效率，保障了信息安全，还增强了档案的可追溯性和审计性，是现代化信息管理的必然选择。
加强电子档案管理具有重要的现实意义和发展价值。
1.2 电子档案管理存在的问题电子档案管理存在的问题主要包括安全性问题、可追溯性问题和完整性问题。
首先是安全性问题，由于电子档案易于被篡改、丢失或被恶意攻击，其安全性难以得到保障。
其次是可追溯性问题，电子档案的流转路径不清晰，难以准确追溯其修改、删除等操作，影响档案管理的透明度和诚信度。
政务服务“只跑一次”电子文件归档问题及对策分析
政务服务“只跑一次”电子文件归档问题及对策分析文/范敬军电子文件是行政机关依法履行职能的重要凭证，是国家档案资源的重要组成部分。
1政务服务“只跑一次”电子文件归档应遵循的原则1.1统一的原则。
电子文件归档工作纳入了吉林省政务服务“只跑一次”工作规范中，为了行政机关能更好地履行职能，制定了电子文件归档规范，规定了政务服务电子文件归档的术语和定义、基本要求、电子文件归档业务要求和电子文件归档数据要求。
1.2全程管理的原则。
行政机关应按照行政权力清单、责任清单、公共服务事项目录和运行流程等要求，对本单位办理的事项的材料递交、办理、制作和留存等作出规定。
省政府办公厅负责文件管理工作的组织领导和协调，解决有关重大问题，督促检查市（县、区）政府和行政机关工作落实情况；省级档案行政管理部门，负责会同有关部门制定电子文件相关档案管理标准、流程等，开展全省政务服务电子文件管理工作的培训和检查评估；各级档案行政主管部门负责对本级电子文件进行监督指导；各级公共数据和电子政务工作机构负责协调本级电子文件管理工作，提供技术支持和服务；各级档案馆负责建设本级电子文件统一平台，促进电子文件接收、归档、长久保存和共享利用。
1.3高效服务的原则。
发挥电子文件高效、便捷的优势，通过政务服务网等渠道提供分层次、分类别的共享利用。
同时通过权力下放，推进投资审批制度改革，加强便民服务平台建设，加快更多服务事项网上办理，全面加强政府创新监管，推行“前台综合受理、后台分类审批、统一窗口出件”的政务服务模式，大幅提高各级政务大厅及分厅办事事项即办件的比例，通过精简办事程序、减少办事环节、缩短办理时限，实现立等可取，全面提升服务速度和服务水平。
1.4安全的原则。
行政机关应当建立健全电子文件安全保管各项规章制度，按照国家信息安全等级保护标准建立安全防护体系，对办结归档的电子文件做好登记、备份工作，做好日常检查、迁移、鉴定、到期销毁等工作，配备必要的信息安全设施设备，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件真实、完整、有效和安全。
电子文件归档过程中存在的问题及对策
现代办公Modern Office第 184 页2018/08 工作指导 总第297期电子文件归档过程中存在的问题及对策文/中广核检测技术有限公司 孟召艳一、电子文件归档中存在的问题及原因大型的企业在日常管理员工档案问题上，由于员工比较多，管理起来比较困难。
同时电子文件归档中也会存在许多其它问题。
首先是电子文件自身的原因，使归档难以进行。
其次，存在电子文件归档不全的现象。
最后，就是电子文件归档方法有问题，不利于电子文件的利用。
（一）电子文件自身的客观性特征，一定程度上使归档存在问题。
1.电子文件本身要经过多个系统，这样就会加大整理的难度。
电子文件不同于纸质文件，它对设备的要求比较高，电子文件要想被读取只能通过数字设备上面的软件系统。
再加上电子文件能够轻易被删减、复制和损坏等特点，就更容易在归档中出现问题。
一份电子文件的处理过程要经过很多步骤，它的形成同样也不容易。
将一份电子文件处理好，需要很多其它部门协同，最终才能归档。
另外，一份电子文件本身就涵盖很多内容，结构上需要规范。
因此，一次是不可能完成的，需要经过多次修改，这样就会导致文档内容和结构比较分散，就会使管理人员很难管理电子文件。
2.形成的电子文件格式多种多样，不方便转化及后续处理。
电子文件的形式有很多种，如文本文件、视频文件、图像文件、数据文件、图形文件等。
电子文件的格式也有很多，像常用的格式有WPS、PDF等，像通用格式有TXT、JPEG等。
对于我们常用的格式来说，它不是那么规范、不通用，因此在进行归档过程中也不太顺利。
电子文件管理员需要将常用文件格式改为通用文件格式。
在进行格式转换过程中，文件的内容可能会出现乱码的现象。
（二）电子文件归档不全现象较为明显。
在电子文件进行管理过程中，文件归档不全面是一个比较大的问题。
电子文件归档不全的原因有：一是电子管理人员缺乏电子文件管理意识，不能很好地管理电子文件。
二是业务系统生成的电子文件，被需要的工作人员打印拿走后，就没有把电子文件再保存下来。
电子文件归档管理中存在的问题及策略
刍议电子文件归档管理中存在的问题及策略摘要随着信息技术的普遍运用和信息化工作的深入推进，电子文件已成为我国党政机关以及企事业单位文件生成的主要形式，也成为国家档案信息资源的重要源头，电子文件的归档管理有着至关重要的作用，因此本文就将在电子文件归档管理中所出现的一些问题做探讨，并提出解决策略。
关键字电子文件归档管理问题策略人类进入信息化时代，随着办公自动化的普及、电子政务、电子商务的广泛应用，以及国家机关和企事业借助计算机和互联网开展各项工作，电子文档大量产生，改变了过去以纸质文件为主的状况。
由于电子文件的接收、储存、传递的文件数量庞大，类型繁多，因此如何将电子文件进行归档管理，是个十分关键的问题。
电子文件具一定的特性，因此在归档的过程中常常存在一些易被忽视的问题，只有解决了电子文件的归档管理中存在的这些问题，才能更好地保障信息资源的真实、完整、规范和安全。
一、电子文件的特性1.电子文件因其是在计算机设备上生成的，因此具有易更改性。
易更改性包括删除文件，更改内容和其操作等。
2.电子文件的类型和格式众多，例如文字、图标、音频、视频等因此电子文件具有多媒体集成性，其组成内容比纸质文件更复杂。
并且保存文件的载体不同，给管理带来麻烦。
3.电子文件具有非实体归档的可能性。
因此无论文件存放在什么位置，都要做到不改变其物理储存的情况下对其进行归档。
实际上已经归档的文件可能分布在计算机网络的各个位置，接受来的文件只是文件的一个存放途径，很可能真正的文件并未归档，一旦所存放的网络出现故障，很可能造成文件永久性丢失。
4.电子文件还具有非直读性，非直读性指的是我们能够在显示屏上看到的不同格式的电子文件只是其某种输出形式，无论是传输或是储存等处理，电子文件在计算机内部都是以数字编码存在的，不可直接被识别和利用。
5.电子文件的物理结构和逻辑结构比较复杂，往往两者并不是一致的。
因此在对文件进行归档时应当保持两者关系，让文件不被破坏。
高校电子文件归档管理存在的问题及对策
目前 办公 自动 化条 件 下高校 档案 工作 亟待解 决 的问题 。文章 通过 对 高校 电子 文件 归档 管理 存在 问题
的分 析 ， 出解决 问题 的对策 性 意见和 建议 。 提
关键 词 ： 高校 ； 电子文件 ； 归档管 理 ； 问题 ； 策 对
分 类 号 ： Ｇ２ ０ ７ ７． ２ 文献 标识码 ： Ａ 文 章 编 号 ：６ ３ ８ ３ （０ ０ ０ 一 Ｏ １ — ０ １７ — ２ ３２ １ ）６ ｌ９ ３
第 ２ ３卷 第 ６期
Ｖｏ ＿ ３ ＮＯ ６ ｌ２ 一 ．
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２１ ０ ０年 １ 月 ２
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校 电 子 文 件 归 档 管 理 存 在 的 问题 及 对 策
往 出现 两个极 端 ， 是 过分 依 赖 计 算 机 ， 计 算 机储 一 对
存 的一些 重 要 文 件 不 及 时 备 份 和 打 印 ， 在 麻 痹 心 存
一
、
高 校 电子 文 件 归档 管理 存 在 的 问题
理； 二是 对计算 机及 存 储 盘 完 全 不 相信 ， 有形 成 的 所
理 工作 提 自己的一 些看法 和 建设性 意见 。
无 法完 成 ， 而导 致 电子文 件“ 人办 ， 人管 ” 在 完 从 有 无 ，
成 了运 转 程 序 之 后 不 归 档 或 不 能 及 时 归 档 ， 于 失 控 处 状 态 Ｌ 弛 。 由 于 思 想 认 识 不 到 位 ， 些 管 理 者 还 往 ２ 一
针对 当前高 校 电子文件 归档 管理存 在 的问题 ， 我 们必 须高度 重视 ， 积极 采取 措 施 ， 强 各个 环 节 的工 加 作， 提高 电子文 件归档 管理 的实 效 性 和规 范 性 ， 实 切
我国电子文件管理的现状、问题与对策
我国电子文件管理的现状、问题与对策1. 本文概述随着信息技术的飞速发展，电子文件已成为我国政府机关、企事业单位及个人日常生活的重要组成部分。
电子文件管理作为信息资源管理的关键环节，对于提高政府治理能力、保障企业运营效率及促进个人信息管理具有重要意义。
当前我国电子文件管理在实践中仍面临诸多挑战，如管理不规范、安全性问题突出、法律法规不健全等。
本文旨在全面分析我国电子文件管理的现状，深入探讨存在的问题，并在此基础上提出相应的对策建议。
通过本文的研究，期望为我国电子文件管理的优化与发展提供理论指导和实践参考。
2. 电子文件管理的定义与发展历程电子文件管理是我国信息化进程中至关重要的一环，它主要涉及对以电子形式生成、流转和存储的各类文件进行全面、系统且科学的管理。
电子文件管理的定义可概括为：运用现代信息技术手段，对在社会活动过程中产生的各类电子文件进行全生命周期管理，包括文件的创建、收集、整理、保存、利用以及最终处置等环节，确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性，满足法律法规要求和社会利用需求。
我国电子文件管理的发展历程可追溯至20世纪80年代，随着计算机技术的广泛应用以及互联网的兴起，电子文件开始大量产生，并逐渐替代传统的纸质文件成为信息交流和记录的主要载体。
这一时期，办公自动化（OA）系统的推广使用标志着电子文件管理迈出了实质性步伐。
随后，管理信息系统（MIS）、计算机辅助设计（CAD）、计算机辅助制造（CAM）等技术的不断发展，推动了电子文件管理体系的构建和完善。
进入90年代，随着信息技术的进一步发展和企业、政府机构数字化进程的加快，电子文件的数量呈现爆发式增长，客观上催生了电子文件管理作为一门独立学科的形成与发展。
国家层面的重视和相关政策法规的出台，如《电子文件管理暂行办法》等，为电子文件管理提供了法律依据和规范指导。
同时，电子文件管理系统的设计与实施也从单纯的技术层面向涵盖策略规划、标准制定、安全管理、长期保存等多个维度拓展。
高校电子文件归档管理中存在的问题与对策
Ｃ Ｎ ＳＮ Ａ ＧＡＧ
高校电子文件归档管理中存在的问题与对策
周晖蓉 摘 要 电子文件 归档 管理 已成为高校档案 管理 的一项新技 术工程。 目前 ， 这项 工程还存在着一些亟待解决的问题 ， 如何做好电子文件 的归档 管理工作是高校档 案管理面临的新挑战。针对 电子文件归档管理工作 中存在 的问题 ， 需要我们 提 出相 应 的对 策 ， 采取 有 效 的措 施 。 关键词 高校 电子文件 档案管理 随着 电子信息技术 的飞速发展 ， 高等学校 的办公 自动化 、 信 成和处理是在计算机等 电子设备支持下运作和完 成的 ，具有载 息 网络化 日趋完善。快捷便利 的办公 自动化系统 已经逐渐取代 体的非 直读性和对设备的依赖性 ，物理结构与逻辑结构 的复杂 了过去传统 的手续繁杂的办公行文 和来往 函件 。随着信息化的 性及对元数据和背景信息 的依赖性 ， 信息与载体 的相分离性 ， 电 推进和办公 自动化 、 无纸化的发展 趋势 ， 许多 电子文件在高校的 子文件的多媒体集成性。因此 ， 电子文件的归档管理 比纸质文件 各项工作 中应运而生 ， 并且数量不断增 加 ， 类型也不断丰富。电 的归档管理要复杂很多 ，它不仅要求档案管理人 员掌握档案管 子文件是指在数字设备环境 中生成 ， 以数码形式存储于磁带 、 磁 理基础 知识 ， 练地 掌握 档案工作 的基本原则和方法 ， 熟 而且还要 盘、 光盘等载体 ， 依赖计算机等数字设备阅读 、 处理 ， 可在通讯 求档案管理人员熟练掌握计算 机 、 并 网络和多媒体知识及技术 ， 对 网络上传输的文件 。 主要包括电子信件 、 它 电子文书 、 电子 图纸 、 档案管理人员的素质要求很高。但 目前 不少 高校现有 的档案管 电子报表等等。 高校 电子文件是信息化时代高校教学 、 科研 和管 理 队伍 尚不完全适应新形势下档案 工作发展 的需要 。高校 电子 理活动 中的原始记录 ，它具有与纸质文稿同等的利用 和参考价 文 件归档 管理工作 的 目的是 更好地 推动高校 档案 管理 的现代 值。 同时又具有 比纸质文稿更多的优点 ， 比如电子文件的利用是 化 ， 更好地提高高校档案人员 的信息素质水平 。可是 ， 对高校档 共享 的， 不再受时间和距 离的影 响； 电子文件保存 场地 的面积要 案工作人员缺乏必要的业务培训 ，使得 大多数档案工作人员对 求也很小。 可以说 ， 电子文件已成为 当今高校信息化建设的基本 电子文件 的归档管理工作本质 、内容及 目的都缺少基本的 了解 构成要素。 但是 ， 目前一些 高校 的电子文件归档管理中还存在着 和认识 ， 所以一些高校 的信息化建设表面上热热闹闹 ， 实际上却 不少 的问题 ， 因此 ， 对于各高校档案部 门来说 ， 做好 高校的 电子 没有真正发挥出它的应有效益。比如 ， 许多档案工作人员缺乏相 文件归档管理工作是十分必要 的。 关 的基本档案理论 、 电脑操作技术 、 电子文件归档方法 以及信息 化管理模式等方 面的知识 ，信息技术不能真正与档案管理者相 手段相对落后 ， 相关业 高校 电子文件归档管理工作 中存在 的问题 契合 。不能适应档案现代化管理的需要 ， 务知识不够熟悉 ， 造成整理的案卷质量 参差 不齐 ， 存在着有的档 １高校 电子文件归档 管理工作意识淡薄。 ． 排列次序十分混乱 ， 材料技术加工不 与纸质文件相 比，电子文件的归档管理是一项更为艰苦细 案材料分类不够精细 准确 ， 够规范等问题 。 电子文件有保存却没有管理 ， 电子文件 的物理形 致且难度较大的工作。 主要原 因就是因为囿于传统观念的影响 ， 大多数 电子文件形成者误 以为电子文件不是文件 ，因而忽视其 态被保存下来 ， 但没有保证其真实 、 完整 、 可用 的系统管理 ， 不 有 归档管理工作 ， 或者担心增加工作量而不愿 承担此项工作 ， 导致 少重要的电子文件 因为软硬件环境的不配套而丧失可用性。还 电子文件 的归档管理 常常处于失控状态 。随着电子计算机的广 有不少年龄偏大 的档案管理人员计算机 、 网络和多媒体知识 、 技 难以应 对电子文件归档管理工作 ， 无法随时解决 电 泛应用和办公 自动化 系统 的普及 ， 各高校在教学 、 科研和管理工 术水平 偏低 ， 作 中已经形成和积累了大量 的电子文件 ，但一些高校却缺乏相 子文件 归档工作 中的各类技 术问题 。 ３高校 电子文件 归档 管理工作规章制度 不够健全。 ． 应的电子文件管理新型思维 ， 电子 文件 的归档管理意识不强 ， 对 档案信息化建设 的重视力度也不够。 在电子文件 的管理方 面， 存 高校电子文件归档管理是一项技术性要求很高的信息管理 在着档案部 门被排除在 Ｏ Ａ系统 以外 ，档案管理人员没 有资格 工作 ，若要正常运作 ，需要建立一套规范的工作规章和管理制 参加 Ｏ Ａ系统 应用 培训 ， Ａ系统只考虑电子文件的运转是否及 度。因此 ， Ｏ 健全 电子 文件 的归档管理工作规章制度 ， 落实电子文 时与 便 捷 ， 而忽 略 了 电 子 文件 最 后 归属 的设 置 ， 子 文 件 处理 系 件运行过程各环节工作责任措施就显得尤为重要 了。规章和制 电 统与档案管理系统彼此孤立存在 ， 相互脱节 。 一些档案管理现代 度 的制定和落实 ， 于高校 的电子文件归档管理工作来说 ， 对 起到 化软硬件设备仍 比较落后 ，电子文件归档管理的主要技术装备 的是重要的保障作用。 但是 自《 电子文件归档与管理规范》 电子 《 也不能满足需求 ， 电子文件归档滞后于高校 的信息化建设 ， 档案 公文归档管理暂行办法》 等规章制度颁布以来 ， 虽然不少高校 已 部 门在大量 电子文件不断形成的情况下束 手无 策，至今无法很 经意识到电子文件科学归档管理 的必要性 ，但在具体 的实施过 好地开展电子文件的归档管理 ，电子文件仍然分散 于形成部 门 程 中，一些高校却并没有制定出电子文件 归档管理 的工作规章 的计算机网络设备或脱机保存的存储 载体 中。这些 电子文件如 和管理制度 。 由于缺乏相应的规范和制度保障 ， 这些高校 的电子 果 没 有 得 到及 时 归 档 管 理 ， 着 时 间 的 推 移 ， 子文 件 生 成 设 备 校务势 必会 存在着诸如重现行 、 随 电 轻长远 、 重公文运 转 、 归档保 轻 和存储 载体 的淘汰更新 ， 大量 电子文件很有可能会流失 ， ， 没有档案管理人员参 高校造成难 以弥补的损 失。 与 ， Ａ系统未设置 电子文件归档模块 ， Ｏ 电子文件 收集 、 归档和管 ２高校 电子 文件 归档 管 理 工 作 专 业人 才缺 乏 。 ． 理工作长久无法正 常启动和实施 。 高校 电子文件归档管理 ， 是一项巨大的档案技术工程。电子 ４高校 电子文件归档管理 工作 资料手续不够齐全 。 ． 文件是数字化信息技术 的产物 ， 其信息形态是数字化 的， 它的形 高校的档案工作是一个动态性的管理工作 ， 根据教学 、 科研
论电子文件管理工作中的问题及对策
索 探 务
论电子文件管理工作中的问题及对策
一 甄 瓣
摘
要： 本文从 电子文件真 实可靠性 、 有效保 管保存 、 法
自到档案馆 ， 直接利用办公室 电脑连接档案部 门网站 即可查
找 并 利 用 所 需档 案 ， 可 方 便 快捷 地 进 行 复 制 和 存 储 。 并 二、 电子 文 件 管 理 中存 在 的 问题 从 理 论 上 看 ，电 子 文 件 具 有 档 案 的 本质 属 性 和 一 般 属 性 ， 是 由于 电子 文 件 的 一 些 特 点 不 同于 纸质 文件 ， 以 我 但 所、Βιβλιοθήκη 电子 文 件概 述及 特性
电子 文 件是 现代 信 息 技 术 应 用 的产 物 ， 要 有信 息 技 术 只 应 用 的 地 方就 会 有 电子 文 件 的产 生 。 电子 文 件 是 以二 进 制 代 码 的 形 式记 录于 光盘 、 盘 、 带 等 载 体 之 上 ， 赖于 计 算 机 磁 磁 依
计 算机 网络管理 系统 将平时各个部 门所产生的文书 汇总后
传 送 给 档 案 部 门 ， 案 部 门再 按 照 利 用 者 的需 求 ， 快 将 有 档 尽 归档 利 用 价 值 的 电子 文件 下 载 或 者 刻 录 成 光 盘 的 形 式 保 存 下来 ， 最后 作 为 电子 档 案 归档 。 （ ） 信息 容量 大 ， 取 。因为传统 的纸质 档 案是 以实 ２ 载体 易存
在长 期 使 用过 程 中 ，难 免 就 会 出现 载体 材 料 老 化 或者 磁 性 自
初 即时归档。 因为电子文件依赖于计 算机 管理信 息系统 ， 并
且 一个 单 位 的文 书 处 理 人 员 、 务 人 员 和 档 案 管 理 人 员在 共 业 同 的办 公 信 息 管 理 系 统 中 办 公 。 如 文 书 处理 部 门可 以灵 活 比 处理 电子 文 件 的定 稿 ， 方面 可 以将 需 要 归 档 的 电子 文 件 根 一 据 需要 整 理 后 交 给 档 案 部 门直 接 归档 ， 一 方 面 也 可 以利 用 另
关于电子档案管理存在的问题及对策分析
段 时 间， 但是 还是有很多需 要不 断改进和 完善的地 方， 所以针对这 些问 始性 ， 使 得档 案信息收 到良好的保护。 题， 我们一定要 采取有效 的措 施对其予 以控 制， 从而也 就使其 能够更好
的发挥积 极作用 。
一
（ 二） 档 案管理工作者提前介入电子文件 档案系统 的设计
公共管理Ｉ Ｐ Ｕ Ｂ Ｌ Ｉ Ｃ ＭＡ Ｎ Ａ Ｇ Ｅ ＭＥ Ｎ Ｔ
关于电子档案管理存在的问题及对策分析
郭沙沙 哈尔滨学院
接 收、 保管 和归档的过程 中还非常容易受 到病毒带 来的 ［ 摘 要】 当前我 国的信息技术发展 水平越 来越 高， 在这样 的情况下也就 子档 案在发 送、 对互联 网的非法 访 问也十分 的严 重， 而且 现在的 网络高手越 出现 了电子档案， 网络技 术在这一过程 中有了 非 随 著 的发展 ， 使得因特 网 负面 影响。
ｌ 、 对 电子文件档 案实行备 份制度 电子档 案备 份通常 就是指使 用存储 载体将 一份文件保 存两份 或者 电子文件档案概述 是两份 以上 ， 因为 电子档案容 易受到很 多因素的影 响， 所 以安 全性 和稳 国 际档 案界认 识 到计 算机 对 档 案 的影 响可 以追 溯到 ４ Ｏ 多 年 前。 比如 说在 工作 中因为操作 失误 删除了不该 删除的 １ ９ ６ １ 年 在伦敦 举行 的第九次 际档 案圆桌会 议上 曾将 数 据 自 动 化处 理 定性 就无法 得到保证 ， 使得文件档 案无法 正常 打开， 甚至直 接 列入 会议 的议 程 ， １ ９ ７ １ 年， 第十三次 国际档 案 圆桌会 议上 ， 秘 书长鲍 弟埃 信息 或者是 电子档 案遭 遇病毒 ， 强调 ， 现在是确 定档案部 门应用 计算机 政策 的时候了。 此 后近二十年 间， 受损 的情 况 ， Ｃ ｔ ： Ｍ ＂ 这样 的情 况， 电子档 案的备份就 显得格 外重要 。
医院电子档案归档管理中的问题与对策
于 雅 娟
（ 阳 医学 高等 专科 学校 第一 附属 医 院 南
Hale Waihona Puke 【 摘４ ３０ ） ７ ０ ０
一 ， 保 电子 文件 的 安 全 ， 当 前 医院 信 息 化 建 设 的 一 项 重 要 内容 ， 方法 确 是 也
是 档 案 管 理 工作 中 一 个 急 需 解 决 的 课 题 。 本 文 从 医 院 电 子 档 案 归 档 管 理 方 面 着 手 ， 析 目前 存 在 的 一 系列 问 题 ， 提 出 相 应 的 改 进措 施 。 分 并
的 完 整 性 只 有 真 实 的 、 价 值 的 电 子 文 件 才 有保 存 的必 要 。 有
２ 按 照 程序 ， 好 归 档 。 电子 文 件 的归 档 ， 须 按 照 程 序 进 ． ４ 做 必 行 。 首 先 ， 应 归 档 的 电 子 文 件进 行 收集 、 类 和 整理 ； 次 ， 电 对 分 其 对
操作技能 ， 以适 应 新 时 期 档 案 管 理 工 作 的 需要 。 ２ 研 发 医 院 电子 档 案 管 理 系 统 。对 于 电 子 档 案 ， 用 医 院 ． ２ 使 电 子 文 件 处 理 系 统 ， 文 件 在 计 算 机 处 理 过 程 中 曾修 改 的 各种 修 使 改信 息予 以一 一保 留 ， 且 不 可 任 意 进 行 删 除 。最 终 使 电 子 文 件 并
近 年 来 ， 着 电 子 信 息 技 术 的 飞 速 发 展 和 办 公 自动 化 的 进 一 随 步 扩 展 和 深 化 ， 别 是 电 子 计 算 机 和通 信 技 术 相 结 合 形 成 了 信 息 特 技 术 产业 ， 去 用 纸 墨 、 相 形 成 和 传 递 的 政 府 机 关 公 文 以 及 图 过 照 到 为 经 济 建 设 服 务 和 促 进 档 案 事业 发 展 的 高度 来 认 识 。要 紧 跟 形 势 、 新观念 、 更 接受 新 事 物 ， 积极 参加 专业 技术 培 训 ， 练 掌 握 各 种 熟
浅析电子文件管理存在的问题及解决对策
的收集 、 整理、 鉴定 和归档等工 作 ， 所 有 形成 的正 式 电子文 件要 符 合归 档 要求 ． 确保 电子文件安全 性 全部 电 子档 案 目录实现 计算机检索
５ ． 引进 档 案 信 息 专 业 人 才 ６ ． 加 强 业 务 指 导 和 档 案 人 员培
训 档案 部 门要 开展业 务指 导 和 电 子 文件 管理 知识 的培训 ．提 高 档 案 人员 素质 。 （ 作 者单 位 商丘 医 学高 等 专科 学校 ） 田
不够 。 电子文 件是 指单 位使 用计 算 机 产生 的文件 电子档 案还 处 于起 始 阶段 ．人 们对 它 的意 义 和作用 未
充 分 认 识 ．没 能 引 起 高 度 重 视 多
档质量 不 高 ． 标 准化 程度 不高
４ ． 缺 少 档 案 信 息 专 业 人 才 目
３ ． 加 强档 案 室标 准 化建设 。要 加 大 资 金 投 入 ．配 置 必 要 的 设 施 和 设备 ． 利 用先 进技 术和 设备 ． 实 现 电
前 ．有 些单 位 的档 案专 兼职 人 员年
龄偏 大 ， 文 化 程度 低 ， 会管理 、 懂 业
数 单位 只是 把 形成 的 电子 文件储 存
在 硬盘 、 磁 盘 或光 盘 内 ． 没 有 进 行 规 范 整理 、 鉴 定 和归 档 ． 导 致 大 量 电 子
决 的问题 ．应 当 引起单 位 领导 和档
案 管 理 者 的 重 视
一
１ ． 提 高对 电子文件 的 管理意识
要 充分 认 识 电 子 文件 的重 要 性 ． 加 强 档 案 工 作 的领 导 ．成 立 档 案 工 作
、
目前 电子 文 件管 理存 在
企业电子文件管理存在的问题及对策
版 行业业务档案工作 的整理 与宣传，
３ 、重 视 人才 队伍 建 设 ，提 高档 通过互相交流来促进广大档案工作人
保证 交通运输管理 的流 程化 、科 学 案人 员的 整体素 质 。要 想顺 利实 施运 员的整体提高 ，将 出版行业的业务档
、
新时期出版行业业务档案管
管理成 本的重要举措 ，也是加强监 域 。 因此 ，始终 要把 档案 信 息安 全放 理的特色 １ 、出版行业业务档 案管理 的定 以规范管理程序，细化管理对象，强 监 管并 重 。运 输 管理 网络环 境 下 的档 位。在新 时期，我国出版行业的业务
案信 息 安全体 系 ，是保 证运 输 监管 的 档案管理具有其涵盖量大、涉及范围
资源更 合理 的配置 。随着 经济 社会 的 化 的本 质 是标准 化 ，依 照标 准规 范 由 遍缺乏 电子文件归档 意识造成的。
发展 ，客运 、货运规 模也会相应 扩 专 门部 门实施 管理 ，是 现代 管理 的基
大 。通 过运 管档案 的信 息化 ，采集 基 本特征 。形成运 转协 调 的监 管机 制 ，
工作人员不重视电子文件，从而导致
、
加强交通运输管理档案信息 设的几点措施
１ 、抓 好 档 案信 息标 准 化 建 设 ，
化建设 的必要性
电子文件大量流失。从根本上说 ，这
１ 档 案信 息 化 有 助 于交 通 运 输 提 高运 输 管理 规范 化水 平 。档案 信 息 是由于相关制度不完善和工作人员普 、
减少决策的盲 目性，大大提高运输管 关键 ， 要完善 档案信 息安 全保 障体系 ， 广、档案资源丰 富等特色。在具体 的
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通过 Ｓ Ｏ Ｌ数据库技术，使同一份档案 规要求，保证 电子档案在形成、传输 视，随着软硬件系统的智能化程度的
的不同信息存放在不 同地址。而这些 直到归档 的全过程，由程序实现备份 进一步提高，有效解决这些 问题 的办
新技术更新很快，非标准信息就必然 背景信息、记录载体数据，从而确保 法会越来越多。 增多，使 电子档案离开了固定的载体 电子文件归档 的质量。在程序上设计 （ 作者单位 ： 一汽技术 中心 ）
电子 文件 的逻 辑 归档功 能 ，而没 有考 施。要保证 电子档案 的真实性，可以 管理 的办 法 。正如上 述 ，把产 生 者和
虑对其进行物理归档。虽然 ，这看似 依靠 电子印章或数字签名的方法对 电 接收管理者都纳入到档案管理的范围 提高了工作效率，减少了档案工作者 子档案进行签批处理。要保证其有效 之 内，进行文档一体化管理。在 Ｐ Ｄ 的负荷，但要是遇到病毒或者服务器 性，可 以在设计系统 时写入 自动对每 （ 品数据管理）系统 中，就采用 了 产 网络遭到攻击，电子档案的丢失将难 份 电子档案的修改、存取、传输等任 从文件产生到归档的全过程都时刻保 以避 免。况且，在 Ｏ 系统 中只设计 何操作， Ａ 都进行实时存档的程序语句， 存其原始属性，只要进行 网络操作就 了归档保管的功能，而没有实现 自动 以单边不对称密码形式存储并做好防 必须以完成归档来形成程序闭环，并 复制备份功能，只能靠手工进行定期 删改措施 ，从而为随时印证该 电子档 在每一个流程中都对其检 出、调用、 双机热备份或 网络备份，不但费时费 案的来龙去脉提供完整、细致的查考 更改等进行数据记载，然后存入不同 力，也占用了更多的资源 。 ２ 、新技术的应用，造成本 单位 电子档案长久保管的困难
、
对电子文件归档管理中存在 问题 的解决
并可 以读取利用的档案格式，使其保
的 问题 及根源 分析
１ 、在企业信息 Ｏ Ａ网络设计中档 案管理功能不完善 越来越多的需要网络传递或对外 开放的电子档案 ，将会陆续进入局域 网，并通过代理服务器与 ｉｔｒｅ 联 ｎｅｎ ｔ 接，将档案信息传输出去。从这一点 来看，信息网 Ｏ 系统带来 的突 出问 Ａ 题，就是系统的档案管理程序设计之 电子 档案 的可 复制性 ，决 定 了 存价值得 以延续 。
兰 台 纵横 ２ ５
随 着 社 会 的 发 展 、 现 代 技 术 的 信息就失去 了可读性。
相关语句，将生成电子档案 的专用软 件必须一同归档 ； 并针对电子档案的 件。因为这类软件具有发展 的持续性
进步 ，电子文件的数量不断增加，且 形式也呈 日益多样化的发展趋势。它
二 、解 决 问题的 对策
５ｆ 台内 ． 兰 外 ￣ Ｏ
初，没有档案管理人员参与。而多数 其可 以随时变换载体，形成一档多版 少，不具备改进其设计的能力。这样 归档保存 ，而一旦出现新版本 电子档
３ 、颠覆传统 管理方式 ，对 电子
档案管理延续百年的 “ 集中统一”
档 案工 作者 又对 计算机 及 网络 了解 甚 本 。若没 有对 旧版 本 电子 档案 的及 时 档案逻辑归档管理
为适应 办公 习惯 或 加密 技术 的要 信息。
的数据库中。这种非集中统一的管理办 提高了利用效率，减少了管理负担。但
２ 、改变观念，与时俱进，实现 法，利用了电子档案的逻辑归档特性， 文档一体化管理 改变传统的档案观念，不再 以归 这对系统的能力要求更高，保存的内容
求，在电子档案上，可以实现具有图 档作为档案形成的条件。把文档一体 增多，冗余信息也必将大量产生。 形属性的个性手迹签名。为保证档案 化这一新概念贯彻到档案管理工作之 综上所述，电子档案的管理问题 安全使用的各种算法密码等，都可 以 中，力争做到归档提前。依据有关法 已经引起了越来越 多档案工作者的重
面对大量 的电子档案，档案工作 设备依赖性，尽量采用知名的大型软
们都 已经从网络的各个入 口进入归档 者不能消极等待，而必须行动起来 。
子文件在归档和利用中出现 了不少 问 取相应 措施 。
题 。本 文将对 一些 问题进 行探讨 。
一
阶段转化为电子档案 ， 逐年增加的电 针对 电子档案管理中存在的问题，采 和很好的向下兼容性，在应用软件更 新的同时，及时处理相应老版本 的电 １ 、对 电子档案真实性及有效性 子档案，将其另存为符合新软件要求