文书基础.ppt

• 联合行文：主办机关名称在前，“文件”在发 文机关名称右侧，上下居中排列。若行文机关 较多，必须要保证公文首页显示正文。
• ◇发文字号
• 发文字号＝发文机关代字＋年份＋序号 如 “国办发〔2006〕5号”
• 字体：用3号仿宋体字标识，年份、序号用 阿拉伯数字，年份标全称，用六角括号 〔2006〕；序号不编虚位，不加“第”字， 如5号不能写成“005号”“第5号”
• ◇秘密等级和保密期限
• 秘密等级有绝密、机密、秘密三个等级， 用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行， 若单独标识，两字之间空一字，例如“绝 密”；如果与保密期限同时标识，也是用3 号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，秘 密等级和保密期限之间用★隔开，如“机 密★一年”，机密之间不需要空一字。
• ◇紧急程度
• ④结构层次序数，具体为一、
•
（一）
•
1.
•
⑴
• ⑤应当使用国家法定计算单位。
• ⑥文内使用简称，应当先使用全称，并注 明简称。
• ⑦公文中的数字，除成文日期、部分结构 层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、 具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须 使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 （06.11、09.5考过）
• 位置：平行文、下行文 位于发文机关标识 下空2行 居中排列
• 上行文 位于发文机关标识下空2行 居左空1 字
• 联合行文 标主办机关的发文字号
• ◇签发人（会签人） • 签发人指最后审定公文文稿签字印发的
机关领导人。 • 单一上报的公文，发文字号左空1字，签
发人姓名右空1字，平行排列。用3号仿 宋体字，其后用全角冒号，后用3号楷体 字标识，如签发人：王维。
• ◇公文份数序号
• 规定：公文份数序号是将同一文稿印制 若干份时每份公文的顺序编号，带密级 的公文要编制份数序号，如果发文机关 认为有必要的未带密级的也可编制。
• 位置：版心左上角第1行，阿拉伯数字标识， 如果有100份，第3份就应该标为0003，最 后一份写成0100。但公文份数序号应根据 公文份数来确定，一般不低于两位数。
• 附件名称后不加标点符号
• 附件与正文一起装订，在附件左上角第1 行顶格标识“附件”，有序号标识序号； 若不能与正文一起装订，在附件左上角第 1行顶格标识公文的发文字号+附件╱附件 及序号；
• ◇成文日期
• 原则：签发以签发日期为准；联合行 文以最后一个机关签字日期为准；需 会议讨论的，以通过日期为准；需要 批准的，以批准日期为准；
学习重点和难点
• 应用文书的制发程序；应用文书的 格式；
• 授课类型：理论+实践 • 教学方法：讲授、演示、举例、实
训、个别指导
一、应用文书的概念与制发程序
• 1、应用文书的含义与分类 • ⑴应用文书是各级机关、企事业单
位、社会团体以及个人处理事务中 经常应用的具有一定格式的文体总 称。它一般包括：行政公文、事务 文书、商务文书等3类文书。
• 所有事务文书、商务文书都具有草 拟、审核、定稿、公布及操作的制 发程序，私事文书不具有制发程序。 像事务文书中的简报、计划，商务 文书中的合同都有其固定的制发过 程。
二、应用文书的格式• 1、来自用公文的格式 • ⑴通用公文用纸和装印规格 • 公文用纸采用国际标准A4纸型，其幅面尺寸
为210mmх297mm • 公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白
• 这里可以分几个组合来记： 命令（令）、决定、议案、 公告、通知、通告、通报、 请示、批复，报告 意见、函 会议纪要
• 例：下面属于行政公文的是（ ） A．通知、决定、报告、会议纪要 B．通知、决定、调查报告、会议纪要 C．通知、决议、调查报告、会议纪要 D．通知、决定、总结、会议纪要 答案：A．
• 缮印主要有三种形式：
• 手工缮写：是简单书写工具（各种笔）将 字迹材料（墨、墨水）按一定规律转移固 定在纸张上，形成与原稿一致的文字符号 或图形，现在一般不采用此种形式；
• 机械誊写：指用打字机、印字机等机械设 备誊录文字符号。
• 印刷：就是运用专门的印刷设备和技术手 段批量“复制”文字、图形或图像。
• 位置：单一行文，右空4字；两个机关 联合行文，左右各空7字；三个以上机 关行文，在最后一个印章下右空2字。
• ◇印章
• 印章为公文生效标识，除会议纪要外均印加 盖印章
• 联合上行文，由主办机关加盖印章；联合下 行文，所有发文机关都要盖印章；印章端正、 印文清晰、印泥一律红色；
• 单一行文：不署发文机关名称，只标识成文 日期，印章与正文之间无内容，上距正文 2mm-4mm；下弧无文字时下弧压在成文日 期上；下弧有文字时，印章中心线压在成文 日期上；
• 商务文书是指机关、单位、团体为处 理商务业务所使用的文书，如意向书、 订货单、商品说明书、市场调查报告、 招标书、投标书、合同、可行性研究 报告等。
考试提醒
• 注意考试类型：选择，经常会 考查应用文书的3大类；行政公 文、事务公文、商务文书的种 类及含义；
• 2、通用文书的制发程序（重点考查过程及其 中的细节）
• ◇主送机关 • 使用全称或规范化简称、统称 • 位于标题下空1行，用3号仿宋体字，左侧顶
格，回行仍顶格
• 标点符号用法：同类机关、单位用顿号，不 同类别机关、单位用逗号，末端标全角冒号
• 上行文、特指性下行文（如批复、通知）、 平行文—— 一个主送机关
• 普发性下行文（如决定、通知、通报、意 见）——可写多个主送机关
边）37+/–1mm；公文用纸订口（左白边） 28+/–1mm；版心尺寸156mmх225mm（不 含页码）
• 文字符号从左至右横写、横排，每面22行， 28字/行
• 公文左侧骑马订或平订，不掉页，后背平 整、不空
• ⑵通用公文中各要素标识规则
• ①眉首：由公文份数序号、秘密等级和 保密期限、紧急程度、发文机关标识、 发文字号、签发人和红色反线组成，即 红色反线以上的要素为眉首；
文书基础
汕头职业技术学院 迟小华
学习目标 学习内容 考试重点
学习目标
• 了解应用文书的含义与分类，通用 公文的制发程序，事务文书和商务 文书的制发程序；了解通用公文的 格式与事务文书、商务文书的格式； 了解应用文书的要素和表达方式；
学习内容
• 一、应用文书的概念与制发程序 • 二、应用文书的格式 • 三、应用文书的要素 • 四、应用文书的表达方式 • 五、实训——制作通用文书
• ⑵审核
• 审核就是对公文文稿进行审查核定。
• 公文负责人签发前，先由办公厅（室）进 行审核。
• 审核重点：行文方式是否妥当，是否符合 行文规则和拟制公文的有关要求，公文格 式是否符合《办法》的规定等。
• ⑶签发
• 签发就是负责人对已审核的文稿予以审定、 签字，准予印发。
• 以机关名义制发的上行文，由主要负责人 或者主持工作的负责人签发；以本机关名 义制发的下行文或者平行文，由主要负责 人或者主要负责人授权的其他负责人签发。
• 3号仿宋体字，成文日期下1行，居左空2字， 加圆括号标识；
• 一般情况下，上行文、平行文、周知性公 文无须标注阅读和传达范围；带有密级的 下行文必须标识附注；
• 请示时应在附注处注明发文机关联系人的 姓名和电话号码；
• ③版记：由主题词、抄送机关、印发机关和 印发日期、版记中的反线等要素组成，即主 题词以下的各要素统称为版记；
• ②主体：由公文标题、主送机关、正文、附 件、成文日期、印章和附注等组成，即红色 反线（不含）以下至主题词（不含）之间的 要素为主体；
• ◇公文标题 • 红色反线下空2行 • 用2号小标宋体字 • 可分为1行或多行，居中排列
• 回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰 当
• 除了法规、规章名称加书名号外，一般不使 用标点符号
• 公文的制发程序有以下步骤：1 签发 2 发 文注册 3 用印 4 分发 5 审核 6 复核 7发文 登记 8 拟稿 9 缮印。下列选项的排序符合 公文制发程序的是___________。B A、123456789 B、851629374 C、856129374 D、851623974
• 事务文书是指机关、单位、团体和个 人为处理日常事务所使用的文书。主 要有传真稿、备忘录、请柬、邀请信、 贺信（贺电）、感谢信、启事、简报、 会议记录、计划、总结、述职报告、 讲话稿等。
• ⑵行政公文是指行政机关在行政管理过程 中形成的具有法定效力和规范体式的文书， 是依法行政和进行公务活动的重要工具。 国务院2000年8月24日发布的《国家行政机 关公文处理办法》通用公文有命令（令）、 决定、公告、通告、通知、通告、通报、 议案、报告、请示、批复、意见、函、会 议纪要、意见等13种。
• 紧急程度是指对文件送达和承办的时限要 求，紧急公文共分为特急和急件两种。用 3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行， 两字之间空一字，如“急 件” ；如需与 秘密等级同时标识，则秘密等级顶格标识 在右上角第1行，紧急程度在版心右上角 第2行。有的文件要求限时送达，则在封 套上标明“限х月х日х时前送达”字样。
• 3号仿宋体 全角 3号楷体
• 联合上报的公文，主办机关的签发人姓名 置于第1行，其他机关签发人的姓名则按发 文机关标识中的机关名称的先后依次排列， 在第1行之下依次排列，最后一个签发人姓 名与左侧的发文字号同处于一行。红色反 线下移，发文字号与红色反线仍旧相距 4mm。
• ◇红色反线
• 标识在发文字号之下的4mm处，其长度与 版心等宽，156mm
• 草拟——审核——签发——复核——缮印—— 用印——登记——分发
• ⑴草拟文书的要求：
• ①符合国家的法律、法规及其他有关规定。
• ②情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨， 条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确， 篇幅力求简短。