档案管理培训内容

档案管理培训内容
1. 文档管理基本概念
a) 文档管理的定义
文档管理是一种有系统、有序地组织、管理和使用文档资源，使文
档资源保持有效和有价值，以最大程度满足使用者的要求，从而达到
实现企业或组织业务持续发展的管理技术体系。

b) 文档管理的目的
文档管理的主要目的是提高企业或组织的文档管理水平，使企业或组
织运行更有效率，改善企业或组织的信息管理，提高企业的工作标准，从而提高企业的效率和利润水平，实现长期的稳定发展。

2. 文档管理的功能
文档管理的主要功能包括：
a) 数据收集：有效利用企业现有环境和资源，整理文档中的数据，以
明确标准和文件索引保存数据并加以确认。

b) 数据归档：根据文档的属性，经过编号、归类、排序，以及对文件
的索引和查询，将文件有序地存储在正确的存储介质上。

c) 数据检索：利用计算机系统检索文档存储介质上的数据，实现对文
件的快速查找和准确定位。

d) 数据使用：利用文档管理有效地使用存储介质上的数据，满足企业
管理工作中对文档的需要。

e) 数据维护：对文档存储介质上的数据加以定期检查和维护，使存储
介质上的数据保持完整可靠的状态。

3. 文档管理的步骤
文档管理的步骤一般分为三个主要步骤：
a) 文档的创建和记录：在此阶段，企业需要建立文档管理系统，根据企业的需求确定管理目标，组织编制文档，记录和汇总文档；
b) 文档的存储和处理：在此阶段，企业需要制定文档的存储标准，根据文档的类型、文档的重要性和可用的资源，确定文档的存储位置，按一定的系统管理文档档案；
c) 文件的运用与维护：在此阶段，企业需要定期整理文档，更新文档内容和索引，并对文档和文档存储介质进行定期维护，以确保文档资源的健康发展。

4. 文档管理的形式及编制方法
a) 文档管理的形式：文档管理一般以文档编制、记录、索引、存储和使用的统一流程的形式存在；
b)文档编制方法：文档的编制需要按技术文件规范和编排格式编制，并对文件的格式、内容、正确性、有效性等方面进行有效确认和校验。