大型购物中心组织结构和管理制度规范

大型购物中心组织结构和管理制度规范
XX国际购物中心管理文件汇编
目录
●总则
●员工守则
●XX国际购物广场组织机构图
●公司高层管理人员岗位职责
总经理岗位职责
副总经理岗位职责
财务总监岗位职责
总经理助理岗位职责
第一部分总经理办公室
第一章总经理办公室组织机构图
第二章总经理办公室部门职责
第三章总经理办公室岗位职责
第四章总经理办公室管理制度
一、总经理办公会议管理制度
二、公司管理人员例会制度
三、会客预约管理制度
四、接待新闻机构的规定
五、公司呈文管理规定
第二部分人力资源部
第一章人力资源部组织机构图
第二章人力资源部组织管理示意图
第三章人力资源部部门职责
第四章人力资源部岗位职责
第五章人力资源部管理制度
一、人事任免及人员调动、离职管理制度
二、薪酬、福利制度
三、人员招聘制度
四、员工培训制度
五、劳动合同管理制度
六、社会保险制度
七、抚恤管理制度
八、责任保证金制度
九、员工绩效考核及奖惩制度
十、考勤制度
十一、人事档案管理制度
第三部分综合管理部
第一章综合管理部组织机构图
第二章综合管理部组织管理示意图
第三章综合管理部部门职责
第四章综合管理部岗位职责
第五章综合管理部管理制度
一、行政印章管理规定
二、电话传真管理办法
三、打字、复印管理规定
四、办公环境及卫生管理制度
五、紧急事件的处理制度
六、车辆管理制度
一、客服部门职责
二、客服岗位职责
三、客服管理制度
第四节督导
一、督导部门职责
二、督导岗位职责
三、督导管理规章制度
第五节收货
一、收货部门职责
二、收货岗位职责
三、收货管理制度
第六节营运部管理制度公共部分
一、评定星级员工的管理规定
二、促销人员的管理规定
三、员工购物的规定
四、商场员工出入商场规定
第六部分计划财务部
第一章计划财务部组织机构图
第二章计划财务部组织管理示意图第三章计划财务部部门职责
第四章计划财务部岗位职责
第五章计划财务部管理制度
一、财务管理制度
二、固定资产管理制度
三、财务印章管理制度
四、业务招待费、差旅费管理制度
五、财务票据管理制度
六、会计档案管理制度
七、财务部有关监督权限规定
第七部分电脑部
第一章电脑部组织机构图
第二章电脑部组织管理示意图
第三章电脑部部门职责
第四章电脑部岗位职责
第五章电脑部管理制度
一、计算机管理制度
二、信息数据管理制度
三、计算机病毒防治规定
四、商场、超市电脑设备的使用管理规定
五、商场、超市商品的编码原则
六、违反计算机管理制度的处罚规定
第八部分企划部
第一章企划部组织机构图
第二章企划部组织管理示意图
第三章企划部部门职责
第四章企划部岗位职责
第五章企划部管理制度
一、商场装饰、装潢管理规定
二、广告制作、发布管理规定
第九部分招商部
第一章招商部组织机构图
第二章招商部组织管理示意图
第三章招商部部门职责
第四章招商部岗位职责
第五章招商部管理制度
一、招商作业管理
二、品牌进店及装修管理规定第十部分采购部
第一章采购部组织机构图
第二章采购部组织管理示意图第三章采购部部门职责
第四章采购部岗位职责
第五章采购部管理制度
一、合同管理制度
二、合同审批程序规定
三、采购人员管理规定
四、进货业务管理规定
总则
为了加强公司的规范化管理，完善各项工作制度，促进企业健康发展，提高经济效益，根据国家有关法律及公司章程规定，特制订本管理制度汇编。

一、公司全体员工必须遵守公司的章程及各项规章制度和决定。

二、公司倡导树立全局“一盘棋”的思想，禁止任何部门和个人做有损公司利益、形象、声誉或破坏公司发展的事情。

三、公司通过发挥全体员工的积极性、创造性和提高全体员工的技术、管理、经营水平，不断完善公司的经营、管理体系，实行多种形式的责任制，不断壮大公司实力和提高经济效益。

四、公司倡导全体员工刻苦学习科学文化知识，并为员工尽可能地提供学习、深造的条件和机会，不断提高员工的整体素质和水平，努力造就一支思想新、作风硬、业务强、技术精的员工队伍。

五、公司提倡员工积极参与公司的决策和管理，鼓励和支持员工发挥才智，提出合理化建议。

六、公司实行“岗薪制”的分配制度，为员工提供收入和福利保证，并根据企业经济效益情况逐步调整员工各方面待遇；公司为员工提供平等的竞争环境和晋升机会；公司推行岗位责任制，实行考勤、考核制度、评先树优，并对做出贡献者予以表彰和奖励。

七、公司提倡“求真务实”的工作作风，提高工作效率；提倡“厉行节约，反对铺张浪费”；倡导员工“团结互助，同舟共济”，发扬集体合作和集体创造的精神，增强团
队的凝聚力和向心力。

八、所有员工都要自觉维护公司纪律，对任何违反公司章程和各项规章制度的行为，都要予以追究。

鄂尔多斯XX 国际购物广场组织架构图
总 公 司
总 经 理
副 总 经 理
数据管理 电
脑档案
管
招 商 部
百 超 物价 质检 招
商档案管
行 后
公
司档案
管理
企 划 部
企业形象策划 市场营销策划 广告宣传 信
企划档案管 理
超市采购档案管理
硬件维护 百
超 客 督 物流管理 市场档案管理 人 力 资 源 部
招 培 劳资管理 绩效考核 人事管理 人事
档案管理 综 合 管 理 部
采 购 部
营 运 管 理 部
工程设备管理 保 保 物业档案管理 物 业 管 理 部
副 总 经 理
总经理办公室
财 务 总 监
电 脑 部
总 会计核算 内部监控
财
务档案管理 财 务 部
公司高层管理人员岗位职责
●总经理岗位职责
一、主持领导鄂尔多斯XX国际购物广场各项日常工作，并对总公司董事长负责；组织制订公司的营销战略和营销计划，经总公司批准后具体组织实施。

在总公司领导下，贯彻执行总公司决议，全面负责鄂尔多斯XX国际购物广场的经营与管理工作。

二、负责审核公司年度、季度财务预、决算及相关重大财务费用开支计划，向各部门下达年度工作指标。

三、有效地做好计划、指挥、协调、控制、激励、考核等工作，保证企业各项目标的完成。

四、负责安排行政营运、业务副总经理工作，明确其职责、权限、并监督、检查、管理其工作任务完成情况。

五、负责审批和调整市场管理部、企划部报批的全年促销计划；以及其他部门报批的各项工作计划。

六、负责重大公关、促销活动的总体、现场指挥，代表公司与政府对口部门和有关社会团体、机构联络；与各界保持和发展良好的公共关系，树立和提高企业形象，开拓经营业务。

七、定期对市场营销环境、目标、计划、业务活动进行核查分析，及时调整营销策略和计划，制订预防机制和措施，确保完成营销目标和营销计划。

八、检查、督导各级管理人员的工作，组织协调和监管公司整体销售情况及各部门工作；听取各部门的工作汇报，并提出决策性意见。

九、负责上报材料（包括总结、报告）的政策性把关审核及上下行文的签发；主持向总公司、地方政府及有关部门的工作汇报。

●副总经理岗位职责
一、行政副总经理岗位职责
1、协助总经理制定公司发展战略规划、经营计划、业务发展计划。

2、负责公司人力资源部、综合管理部、营运部、物业管理部部门的管理。

3、制定人力资源部、综合管理部、营运部、物业管理部的业务规范及相关制度，完善其组织结构和管理体系。

4、组织、监督人力资源部、综合管理部、营运部、物业管理部的各项规划和计划的实施。

5、指导公司人才队伍的建设工作。

6、协调公司各部门关系，协助总经理推进公司企业文化的建设工作。

7、完成总经理临时下达的其他任务。

二、业务副总经理岗位职责
1、负责制订商品销售流转、采购计划、营销策略和措施，监督完成企业各项经济指标的分解、落实，以及经济效益的提高。

2、负责组织实施招商、谈判及签订合同，确保商品采购质量。

3、负责组织实施市场调研，进行经营分析，确定、调整经营布局，指导商品配置、陈列及企业宣传策划。

4、负责组织、落实业务经营分析工作，并按月提交经营分析报告。

5、负责招商部、采购部、企划部的业务审批及管理工作。

6、负责组织制订和实施商品促销方案，制定及调整商品价格，不断提高企业的市场占有率和竞争优势。

7、完成总经理临时下达的其他任务。

●财务总监岗位职责
一、在总公司的授权下，负责XX国际购物广场总体财务规划，并负责领导公司的会计核算、财务管理和资金管理工作。

二、组织执行国家有关财经法律、法规、方针、政策和制度，保障公司合法经营，加强公司经济管理、提高经济效益，维护企业权益。

三、监督、指导、调控XX国际购物广场的财务工作，建立和完善科学的、符合企业实际情况的财务管理体系、财务核算体系、财务监控体系。

四、将财务管理与会计核算原理相结合，为公司经营决策提供依据，协助总经理制定公司发展战略，组织XX国际购物广场财务战略规划的制定。

五、组织制定公司年度总预算和季度预算的调整，汇总、审核下级部门上报的月度、季度、年度预算，召集并主持公司月度预算分析与平衡会议。

六、参与公司重大经济合同、协议和重要经济问题的研究审查，为企业的经营及业务发展等事项提供财务方面的分析和决策依据。

七、制定公司资金运营计划，监督资金的使用和运营效率，做好资金使用的预算报告，保证XX国际购物广场良性发展的资金需求；对重大的财务收支计划、经济合同进行会签；审批XX国际购物广场财务收支及重大资金流向。

八、协调公司与银行、工商、税务、财政等政府职能部门的关系，维护XX国际购物广场的利益。

九、审阅各种财务报告文件，审核直接下级上报的月度、年度工作计划、培训计划等工作报告和相关业务文件；审核公司财务报表，提交财务管理工作报告，定期编制XX 国际购物广场整体的财务分析并上报总公司。

十、监督、检查公司各部门财务制度的执行情况。

十一、完成上级交办的其他任务。

●总经理助理岗位职责
1、协助总经理制定企业的各项经营指标、管理章程、经济指标及各项规章制度。

2、协助总经理做好计划、指挥、协调、控制、激励、考核等工作，保证企业各项目标的完成。

3、协助总经理定期对市场营销环境、目标、计划、业务活动进行核查分析，及时调整营销策略和计划，制订预防机制和措施，确保完成营销目标和营销计划。

4、协助总经理保持和发展良好的公共关系，树立和提高企业形象，开拓经营业务。

5、协助总经理负责重大公关、促销活动的总体、现场指挥；代表公司与政府对口部门和有关社会团体、机构联络。

6、协助总经理完成组织管理、选人用人等工作。

7、协助总经理检查、督导各级管理人员的工作，协调商场各部门之间的关系。

8、完成总经理临时交办的其他工作。

第一部分总经理办公室
第一章总经理办公室组织机构图
秘书文员
第二章总经理办公室部门职责
1、负责总经理日常办公服务工作。

2、负责起草公司相关的工作计划、报告、总结、通知、规章制度等。

3、负责公司内外各类信息的收集、整理、编写、反馈及上报工作。

4、负责公文、信函往来的经办处理及行政管理有关的统计工作。

5、负责协调各部门共同做好综合性工作。

6、负责公司办公会议及其他有关会议的准备和组织工作。

7、负责与当地政府及相关部门的协调、沟通及外事活动的安排、接待等项工作。

8、负责公司大事记的记录、整理和内部刊物的编印发行工作。

9、负责办理总经理交办的其他有关行政方面的工作。

第三章总经理办公室岗位职责
一、办公室主任岗位职责
1、协助总经理编制审核公司相关的经营管理制度、工作规程等。

2、组织起草工作计划、总结、报告、通知、规定等各类公司文件。

3、负责审核以公司名义发出的各类文稿。

4、检查公司所属各部门工作计划的执行情况，并随时向总经理汇报。

5、负责及时签批、送阅上级机关及其他单位的文件信函，并按照领导的签批意见处理回复。

6、督促本部门人员做好文件的传阅、回收、归档工作，并督促有关部门贯彻执行。

7、负责组织协调公司综合性的工作或公司大型活动及会议。

8、负责接待外单位来访人员，并根据要求组织安排好相关情况介绍。

9、审核和处理各部门上报的文件资料，并督促有关部门做好保密工作。

10、负责《月刊》的组织编撰和印制发行工作。

11、负责组织召集经理办公会议，根据会议决议整理印发会议纪要，并督促相关部门贯彻执行。

12、负责收集整理公司内外的各类信息，为总经理的工作决策提供依据，当好参谋。

13、考核本部门人员各项岗位职责的执行情况。

14、完成总经理交办的其他有关工作。

二、秘书岗位职责
1、负责总经理的办公服务工作。

2、负责组织撰写或校对以公司名义上报外发的综合性文字材料；负责组织起草总经理会议材料。

3、协助主任做好《月刊》的组织编撰工作。

4、负责总经理办公会议的筹备落实等事宜，纪录、整理会议纪要，并办理会议议定的相关事项。

5、负责督促、检查、催办上级批件，公司领导批件及总经理办公会议决定事项的办理工作。

6、协助主任做好年度工作会议的文字材料起草和会务工作，参与组织接待工作，以及综合会议的会务工作。

7、负责群众来信、来访的接待、承办工作。

8、负责总经理室日常电话的接转。

9、负责总经理外出的准备工作。

10、完成办公室主任交办的其他工作。

三、文员岗位职责
1、接受办公室主任的领导，自觉遵守公司劳动纪律。

2、负责传真件的收发、接转电话和做好记录，接待来访人员。

3、负责办公室信息、机要和保密工作，做好各类档案整理和保管工作。

4、协助办公室主任做好《月刊》的编排、打印等工作。

5、负责总经理办公室及公司会议室的卫生与管理。

6、负责文件资料的打印、登记、复印、装订、发放等。

7、负责报刊杂志的订阅发行及各种邮件信函的接收、保管、登记和发送等工
作。

8、完成办公室主任交办的其它工作。

第四章总经理办公室管理制度
一、总经理办公会议管理制度
（一）为了规范和加强总经理办公会议的管理，提高各类办公会议的效率，特制定本制度。

（二）总经理办公会议由总经理或副总经理提议召开并主持，由总经理办公室协调、组织、筹备并召集。

会议的主要内容如下：
1、研究、部署并讨论公司的重大问题，如确定公司的发展方向及规划，制定公司的各项规章制度，根据人事任免权限决定部门副职以下人员职务的任免等。

2、总结评价每个月或每季度各部门工作情况及企业经营情况，安排布置下阶段工作任务。

3、表彰奖励表现突出的各类先进集体和个人，分析汇报公司计划执行情况和经营活动成果。

4、提出改进措施，广泛采纳能提高公司经济效益的良策。

（三）为了避免会议过多或重复，公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按规定的时间、地点、内容组织召开。

1、总经理办公会：研究、部署行政管理、企业经营等全局性工作，讨论决定公司各类重大事项等。

2、行政后勤管理及安全工作会（含治安、消防等）：汇报总结前期的行政、后勤管理（包括安全、防损、消防）等工作情况，讨论分析并研究解决工作中遇到的各种问题，
安排下一阶段的工作任务。

3、经营活动分析会：汇报、分析公司计划执行情况和经营活动成果，总结评价前一阶段企业经营情况，提出改进措施，安排下阶段的工作任务。

（四）凡涉及多个部门经理参加的各种会议，要在会议召开前3天经分管副总经理批准后，报总经理办公室汇总，并由总经理办公室统一安排召集。

1、总经理办公室每周将拟召开的公司例会和各种临时会议进行统一平衡，并编制会议计划，分发到公司主要管理人员及有关服务人员手中。

2、凡总经理办公室已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排其他会议时，召集单位应提前两天报请总经理办公室调整会议计划。

未经总经理办公室同意，任何人不得随便打乱正常会议计划。

3、对于参加人员相同、内容相近、时间相近的会议，总经理办公室有权安排合并召开。

（五）有以下原因，副总经理以上的高层管理人员可提议举行临时会议或提前召开公司办公例会：
1、有重要事项需提交公司办公例会讨论决定的。

2、各部门重要业务管理人员的录用及辞退等。

（六）会议要求：
1、会议主持人、召集单位及与会人员应分别做好相关准备工作，包括拟好会议议程、汇报或总结提纲、发言要点、工作计划草案等。

2、安排落实好会议的时间、地点、参加人员的范围等，无特殊原因被通知参加会议人员不能请假，如请假需经主持人批准。

3、进入会场后应自觉关闭手机或调震，会议期间禁止吸烟。

4、各类会议都应做好会议记录，并根据会议内容整理完成《会议纪要》或《决议》，呈报公司领导签字确认后按程序下发和存档。

5、《会议纪要》作为公司的重要文件，备忘已研究决定的事项，发至每个参加会议
人员，以便对照核查落实；《会议纪要》属公司内部重要文件，具有一定范围的保密性，未经批准不得外传。

二、公司管理人员周例会制度
为了提高办公效率，公司经理办公例会执行以下规定：
1、会议时间：每周一下午15：00开始。

2、会议由总经理办公室主任召集主持，公司部门经理以上人员参加。

3、参加会议人员应准时到会，如有特殊原因不能到会的，事先要向总经办请假，如有需要应指派部门其他人员参加。

4、会议内容：讨论总结公司上一周各项工作进展情况、企业经营情况，协调解决各部门提出的各类相关问题，安排部署下一周的工作等，并负责对公司日常经营管理活动中的重要问题进行决策。

5、总经办要根据会议内容整理形成《会议纪要》，呈报集团董事长、公司总经理，主送参会人员；并按会议要求检查、督导各部门落实执行情况，然后将具体情况及时反馈给公司领导。

三、会客预约制度
（一）为了规范公司领导会客预约的工作程序，提高总经理办公室的工作效率，特制定本制度。

（二）总经理办公室人员接到预约时，应先了解客人的身份、特殊要求和会面时间，做好书面记录；并把接待重要客户的任务以书面或电话形式上报总经理。

（三）总经理接到会客通报后，应详细了解客人的身份、特殊要求及会面时间等情况。

总经办根据总经理的安排相应做好接待准备工作，包括：
1、会议室、文件资料的准备。

2、相关部门配合的准备。

3、招待的准备。

4、其他准备工作。

5、通知并接待客人。

四、接待新闻机构的规定
1、严格遵循“对外无小事”的原则，禁止向新闻机构随意发布消息，发表意见和评论。

2、任何部门和个人未经总经理的批准和安排，不得擅自接受采访。

3、接待者须要求采访者出示工作证件，并报相关部门审批。

4、新闻记者因工作需要在现场拍照、录音、录像的，必须有公司领导的许可并由公司派人陪同。

5、未经公司领导批准，任何人无权代表公司向新闻媒体机构作任何表态或承诺。

6、接受采访时，须维护公司形象，实事求是，正面积极宣传，严禁泄露公司机密。

7、须向新闻记者声明，非正式采访不得以公司名誉公之于众。

8、涉及与本职工作无关的问题，被采访者应予以回避或婉言谢绝。

9、凡违犯上述规定者，将视情节轻重，按公司有关规定严肃处理。

五、公司呈文管理规定
为了完善公司内部管理，根据企业公文处理的相关要求，对公司的呈文工作做出如下规定：
（一）公文的种类包括：决定、通知、报告、请示、批复、复函、会议纪要等。

（二）公文的格式包括：标题、公文编号、机密等级、主送机关、正文、附件、发文机关、机关印章、成文年月日、抄报单位、印制份数等。

（三）内部行文关系：公司各部门的行文关系，应当根据各自的隶属关系和职权范围而定。

1、各部门不得越级行文请示问题。

因特殊情况必须越级行文请示时，应当抄报越过的部位。

2、各部门之间可以联合行文。

3、需以公司名义请示上级各有关单位解决的公文，由公司各归口部门草拟初稿报送公司总经理，经审查由公司总经理批准发出。

（四）公文处理的程序包括：收文、分办、批办、催办、拟稿、审核、签发、传递、立卷、销毁等。

1、公司各部门向上级的请示文件或要求批准下发的文件原件，均应送综合管理部登记存档。

2、凡上报下发的文件，经相应的主管领导审稿后送公司领导审批签发。

3、公文办理完毕，承办人员应根据文书立卷的要求把公文有效原稿和有关材料整理好送交档案主管立卷，个人不得私自保存应当存档的文件。

（五）公司公文要求
1、为利于文件的管理、立卷和查考，在公司范围内统一文件格式。

文件用纸统一用单页A4规格。

2、公司对外的请示报告或下发的决定、重要通知、批复等公文，采用文件用纸，对外发的函件或一般通知，则采用公函用纸。

3、根据公司规定，对外或下发的如决定、重要通知、批复、复函等文件，必要时公司总经理须在文件正稿上的签署名字，以示负责。

（六）公文的打印：
1、正式发出的文件均须经过打印和校对。

2、公文打印严格按公文的结构和尺寸打印。

3、凡金钱、数字、人名、地址、日期及含有重要意义之辞句，不得涂改或挖补，数字应大写。

4、上报、下发文件的份数视实际需要而定。