物流管理部工作职掌

壹、目的：明确物流管理部的工作职能，以标准化各分店物流管理
部的作业。

贰、适用范围：各分店物流管理部。

叁、主要职能：
一、协助掌控商品进销存管理。

二、执行各项系统规范。

三、协助各营运单位处理各项行政事务。

肆、商品进销存管理：
主要是利用订单系统与各种商品进销存报表管理工具，协助全店与各营运单位达到高商品服务水准（全店至少97%）与低库存天数之首要目标。

一、订单系统（HOPESM系统），详细操作见订货作业规范：
（一）总公司订单（代号"H"）。

（二）电脑订单（代号"0"）。

（三）永续订单（代号"P"）。

（四）紧急订单（代号"E"）。

（五）特殊订单（代号"S"）。

(六) 促销订单 (代号"M")。

二、订货管理系统：
（一） S151 OPL订货报表：
依据订货行程、送货行程、日均销量、最小订购倍数、准备天数、安全库存量等因素精准下单，保持合理的库存量与可销天数。

（二）S170可能缺货报表：
检视商品是否需订货，对报表中的加"★"之畅销商品第一时间处理，下单时依据订货行程、S133、S146、S151报表；每日催单，最大限度地减少缺货。

（三）S133促销商品销售趋势分析报表：
根据促销商品的每日销售与库存情况，结合课长下单量，以促销订单的方式精准下单，
并及时催单到货。

每档结束前利用此份报表合理控制促销商品的后八订货。

（四）S146促销商品计划报表：
根据促销商品的库存与日均销量，预估其销售状况，结合课长下单量以促销订单的方式精准下单，并及时催单到货。

利用此份报表合理控制促销商品的前七订货。

（五）S106总公司下单明细报表：
了解总公司对印花商品、新品、高单价商品的第一次下单量，预估该商品在未来的销售趋势，经采购同意合理增减订购量，避免店内与采购重复下单，造成高库存。

（六）S158迟交订单明细报表：
了解每日订单的迟交情况，及时催单到货。

若供应商有送货异常状况需及时通知相关课长、经理、采购、营运专员，并追踪与落实处理结果。

（七）S103当日收货明细报表：
每日检查商品的收货情况，针对异常到货作出相应处理。

（八）注意事项：
订货报表优先于其它报表的处理，营运课长、经理需认真审核后方可下单。

物流管理部需督促各课及时、完整、高效地完成订货，并审核其下单质量，具体操作流程详见订货作业规范。

三、销售管理系统：
（一）H108本月业绩报表：
是系统报表的核心，全面反映与"销售"相关的各个方面的数据，营运课长、经理
必须每日处理五大异常数据，了解销售业绩与商品服务水准，掌控库存金额与库存天数。

物流管理部可根据此报表督促各课针对各项数据作相应的处理。

（二）S133促销商品销售趋势分析报表：
了解促销商品的每日销售状况，审核课长下单量，以促销订单的方式精准下单，并及时催单到货。

若遇供应商送货异常，立即通知采购与营运处请求协助解决。

四、存货管理系统：
物流管理部的处理两大"核心"之一是——提升商品服务水准，即降低缺货率。

（一）影响商品服务水准的因素有：
1、库存小于（1／2 ）日均销量之品项数。

2、负库存品项数。

3、库存为0，且日均销量不为0之品项数。

（二）提升服务水准的相应处理有：
1、提高OPL订货之准确率与质量，注意维持正常可销天数与合理的库存。

2、利用S170报表，对日配冷藏商品可销天数小于等于1之品项及时下单，并确切追踪其到货日。

3、利用S170报表，第一时间处理报表显示可能发生缺货商品（即可销天数小于等于7天之商品），提前下单，以减少库存小于（1／2 ）日均销量之品项数。

下单时结合S151、S133? ?
S146、S806报表，并确切追踪其到货日。

4、每日处理S158迟交订单，及时联系供应商了解订单迟交原因，若有异常情况及时通知课长、经理与相关采购。

5、关注新品的销售清况，督促课长及时补单。

6、督促课长将负库存商品进行一次性盘点后再作库存调整。

7、若有供应商送货异常状况，及时与采购沟通，寻求协助解决。

8、每日根据报表的各项数据，有针对性地提升服务水准（详见附表"服务水准每日数据分
析对比表"）。

（三）五大异常报表的管理：
1、S806负库存商品明细报表：在做库存调整前检查课长对负库存商品是否已做一次性盘点并有经理签字。

单品售价超过100元、整张单售价合计超过500元者须由店总签字核可。

2、S807负毛利商品明细报表：分析负毛利产生的原因，进行追踪。

检
查每日异动，降低不必要的损失。

3、S809滞销商品明细报表：检查课长的处理结果，抽查滞销商品出样状况，并于每周二、五17：00时前将异常汇总至店总室。

4、S810畅缺商品明细报表：督促课长下单，及时催单到货，若供应商送货异常，及时反
馈给采购作相应处理。

5、S811进入删除商品明细报表：删除待收订单，每周五依据S811报表检查状态"6"、"8"商品下架情况，并汇总异常表。

检查课长对建"P"、建"R"商品的处理，并于每
周三将追踪处理的结果汇报店总。

为加强对状态6、8商品的处理，每日及时处理S141总公司商品异动明细报表，减少S811报表上之品项数。

（四）盘点管理：
盘点可分为：生鲜盘点、循环盘点、大盘点、会计师盘点。

1、生鲜与循环盘点：
（1）根据营运处设定的循环盘点行程在电脑中输入日期、大小分类。

列印S801报表给相关各课进行盘点。

（2）输入实际盘点量，完成S802报表（不需列印）；确认实际盘点量，完成S803报表（不需列印）；输入大、中、小分类，完成S804报表并列印交相关各课长进行检查差异。

（3）确认复盘无误后，由各课课长、经理、店总签字后交物流管理部完成S805报表， S804、S805报表送至会计课存档。

2、大盘点：
每年大盘两次。

根据营运处设定的盘点行程安排全店的盘点工作。

物流管理部要根据各部门设定的框格号在电脑中进行输入，并输入每一框格号对应的货号。

在盘点当日负责盘点单的发放、回收与核对工作。

3、会计师盘点：
每年一次。

根据营运处设定的盘点行程在电脑中输入日期、大中小分类，盘点当日完成S801至S805之盘点，并将S805报表之复印件交会计师，原件交会计课存档。

（五）库存调整管理：
检查课长在填写库存调整单前是否已做一次性盘点，检查其库存调整之数量与金额是否正确（具体操作详见库存调整作业规范）。

（六）高库存管理：
1、了解各部门高库存的定义，协助各部门进行分别处理。

2、了解各课高库存产生的原因，每周定期列印S601报表交各课进行处理。

3、协助经理共同探讨每个商品最合理的订货量以避免高库存产生。

伍、价格管理
改价管理：主要是敏感商品、破包商品、出清商品的改价。

（具体操作详见变价作业
规范）
一、敏感商品的改价：
（一）周一设定市调对象，列印S831访价报表。

周三分发给各课进行市调。

（二）周三电脑输入市调对象之价格，列印S832市调资料报表给经理填写建议价格。

电脑输入建议价格后列印S833市调资料二报表给经理、店总签字。

（三）周五根据经理、店总签字后的S833报表进行改价，并对S833报表存档备查。

（四）周五物流管理部根据本周市调的S833报表将未调价的其他敏感品项回价，并
签字存档。

二、破包商品的改价：
（一）根据课长填写的折扣标签（改价）表，从电脑列印折扣标签。

隔天可用S190
折扣/秘笈/折价标签列印记录报表检查输入是否正确。

（二）单品售价超过100元或整张售价合计超过500元须经店总签字后，方可列印折
扣标签。

（三）签核之折扣标签（改价）表，由物流管理部存档备查。

三、出清商品的改价：
课长填写折扣标签（改价）表，经理、店总签字后，物流管理部进行电脑
改价。

改价表一式两份，一份课长存档，一份物流管理部存档。

陆、设备管理：
一、按照设备保养时间操作，确保电脑、POP、货架卡、条码、订单各类列印机等
系统设备的规范使用与正常运行。

二、每日清洁，并督促、协助维修与电脑资讯作业人员每三个月对系统设备进行
定位、清理、保养。

三、杜绝浪费，节约成本。

规范使用POP、货架卡、条码等列印耗材。

柒、系统操作：
一、POP、货架卡、功能卡的列印：
（一） POP的管理与使用时机：
1、分类：按大小可分为A3、A4两种。

按商品可分为促销商品与正常商品两种。

2、使用时机：主要用于快报商品、印花商品、店内促销商品、天天便宜、新品上市。

3、注意事项：
（1）每日根据S147货架卡查验报表，物流管理部列印异动商品的POP交各部门值班课长进行更换。

（2）每档前4天提前电脑输入促销档期，列印快报商品之POP交各部门值
班课长进行更换。

（3）上档当日电脑列印印花商品之POP，交各课课长进行更换。

（4）视POP纸张为店内资源，正反双面均可使用，杜绝浪费与不合理作用。

（5） POP反映商品的价格信息，应视为店内机密，禁止外泄。

值班课长督促各课回
收废弃之POP交给物流管理部统一销毁。

（6）每周五依据S210及S211报表对新商品出样及POP上、下架情况进行检查。

（二）货架卡的管理与使用时机：
1、分类：按大小可分为大型货架卡与小型货架卡。

按颜色可分为黄色货架卡与蓝色货架卡。

按商品可分为促销货架卡与正常货架卡。

2、使用时机：蓝色货架卡适用于正常商品；黄色货架卡适用于促销商品；
单数档期使用黄色反白货架卡，双数档期使用黄色货架卡。

3、注意事项：
（1）每日根据S147货架卡查验报表，物流管理部列印异动商品的货架卡交各部门值班课长进行更换。

（2）每档前4天提前电脑输入促销档期列印快报商品之货架卡，交各部
门值班课长进行更换。

（3）上档当日电脑列印印花商品之货架卡，交各课课长进行更换。

(4) 值班课长督促各课及时将废弃之货架卡收回后与物流管理部作统一销毁。

(5) 视货架卡纸张为店内资源，杜绝浪费。

货架卡反映商品的价格信息，
应视为店内机密，禁止外泄。

（三）功能说明卡的管理与使用时机：
严格按照营运处提供的功能说明卡的标准进行列印，字体、字号、行高
统一标准，交相关课长进行更换，并将课长回收之功能卡进行销毁。

二、库存调整的输入与管理：
（一）检查库存调整前课长是否已做一次性盘点，检查库存调整之原因是否正确，检查"+"、"-"符号是否正确，检查经理是否已签字。

（二）单品售价金额超过100元或整张单售价合计超过500元者须由店总签字核可后，方可作电脑输入。

（三）电脑输入中若发现有异常状况，如货号、数量、加减符号不正确，需立即
与课长联系，确认后再作电脑输入。

（四）隔天以S122库存调整明细报表进行核对。

三、报废单的输入与管理：
（一）检查报废单的正确填写，检查是否有经理、防损员签字。

（二）单品售价超过100元或整张单售价合计超过500元者须由店总签字核可后，方可输入电脑。

捌、行政事务
一、日常事务：
（一）各类报表的每日追踪处理与电脑输入：S151、S170、S133、S146、S141、 S158、S106、S103。

（二）督促课长处理五大异常，注意服务水准的提升。

（三）各部门电子邮件的收发、归档及存档。

二、每周例行事务：
（一）周一：
1、设定市调，列印S831访价表。

2、法式长棍、果汁吧的销售汇总至生鲜专员
（二）周二：
1、督促各课完成上档快报之相应工作。

2、检查各课对S809滞销商品明细报表的处理，并存档备查。

（三）周三：
1、将S831市调表分发给相关各课进行市调。

2、抽查各课印花商品（每周一次）、快报商品（两周一次）的换档工作。

3、输入敏感品项市调，交经理、店总签字。

（四）周四：
1、检查各课对S811进入删除商品明细报表的处理，并存档备查。

2、敏感商品回价并存档。

（五）周五：
1、至店总室领取下一档之快报（两周一次）。

2、抄写快报货号，并检查有无快报印刷错误。

3、敏感商品变价并存档。

（六）周六：
1、汇总快报商品之印刷错误明细，发电子邮件至行销处。

2、汇总快报商品之赠品明细至客服部。

（七）周日：
1、收齐广播稿。

2、收齐各课下一档促销商品之端架计划表（两周一次）。

3、汇总一周促销商品到货异常至营运处、采购处。

4、汇总促销商品不送货之对照表至营运处、采购处。

三、每月例行事务：
（一）每月月底，对各部门存档报表进行整理，并按部门、类别进行归档。

（三）每月25日交下一月物流管理部行事历至营运处。