浅议开发区重点工程建设项目档案工作

浅议开发区重点工程建设项目档案工作
作者：周晓红
来源：《办公室业务》 2013年第6期
文／周晓红
近年来，我市沿江开发正处于一个高速发展的时期，随着进区企业大量增加和区内基建规
模的迅速扩大，重点工程建设项目档案管理也面临着更大的挑战。

作为重点工程项目建设的历
史记录，《档案法》和《建设项目（工程）验收办法》中规定：坚持对建设项目档案工作实行
集中统一领导、分级管理的原则，保证工程档案的完整、准确、系统以及安全保管和有效利用，为竣工后生产、运行、维修、改扩建服务。

如何加强开发区重点工程建设项目档案工作，下面
笔者就工作中的一些体会和大家共同探讨。

一、当前重点工程建设项目档案管理中存在问题
（一）重视程度不够。

开发区重点工程建设项目通常都存在着施工任务重、时间紧的问题，导致建设单位和参建单位把大部分的精力都放在工程进度、质量、资金等工作的协调解决上，
对档案工作不够重视。

常常到了工程处于尾声的时候，参建单位才不得不投入大量人力和物力
突击整理手头的档案资料，来应付竣工验收，导致档案资料质量较差，影响日后的档案利用。

（二）档案人员业务不熟。

重点工程建设是一个动态的过程，从项目的提出、设计到施工、验收，参建单位来自许多行业和系统，档案处于相对活跃的状态，有的参建队伍对档案工作的
相关法规一知半解，重视完成建设任务，忽视工程建设的文件材料和图纸的管理工作，任意指
定一名工作量相对较小的参加工程人员去收集和整理档案，导致建设任务完成后，档案资料不全。

（三）制度不够健全。

一般来说，建设单位和参建单位都把精力放在按时、保质完成工程
上面，特别是个别参建单位没有建立健全档案管理的机构和制度，也没有落实专职人员，等到
竣工验收前才不得不与档案部门联系，因为不清楚需要归档移交的是哪些材料，就应付式地收
集一些自认为“有用”的材料，导致不少应该归档和移交的文件材料遗失或损毁。

（四）经费投入不够。

区内的一般重点建设工程建设项目都没有预算档案工作经费，个别
参建单位重建设，轻档案，重点建设工程图纸和资料在用完后就放在纸箱里甚至就地堆放，根
本无法保证档案资料的安全和完整。

（五）规范化建设不够。

重点建设工程建设项目由于参加的参建单位多，且参建单位之间
联系不多，档案的整理容易形成“各自为政”的情况，导致档案质量参差不齐，或者个别档案
重复收集。

二、针对重点工程建设项目档案管理中存在问题的解决方案
（一）强化档案意识。

江都经济开发区管委会不但把档案工作列入了年度工作计划和领导
工作的职责范围，还由主要负责同志牵头，成立了档案工作领导小组。

在档案工作中遇到较大
问题时，召集相关局室负责人开专题会议研究解决方案。

重点工程项目则指定下属建设局派出
一名兼职档案员全程跟踪指导，在施工过程中及时跟踪检查档案的收集和整理情况，及早发现
问题，及时修正。

（二）提升档案业务。

重点工程档案的管理是一项专业技术性很强的工作，因此要求档案
员除了具备良好的政治、道德素养外，还应有精明强干的业务素质和能力素质。

江都开发区管
委会除组织档案员参加市档案局组织的培训、论文交流等活动以外，还让档案员参加相关专业
会议，在重点工程文件材料形成之前就把握了来龙去脉，从而保证了归档材料的完整性、系统性。

并且多次组织对建设部门兼职档案员的培训，增强他们的档案意识，了解所涉及工作领域
的现状及发展动态，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，由单一专业型向多
样复合型转变，起到了事半功倍的效果。

（三）健全规章制度。

完善的规章制度是促进单位档案管理水平的根本保证，要达到这个
目标，就需要档案员充分学习和领会党和国家有关档案工作的法律法规及相关致策，结合本单
位的实际情况，制定出适合本单位的切实可行的各项档案管理制度，从而走上依法治档的规范
化道路。

重点工程项目一般时间跨度大，从项目的提出、设计到施工、验收有一系列的活动，
参与的行业和系统较多，只有制定出适合本行业、本系统的规定来管理档案和编制工程图纸，
才能保证工程档案的完整、准确和系统。

开发区管委会为健全规章制度，制定了《档案管理实
施细则》，还建立了档案人员岗位责任制，制定并实施了文件材料的归档范围，建立了档案的
收集、整理、预立卷归档、保管、借阅、登记、保密、鉴定销毁、库房管理等制度。

着重抓好
档案的收集、整理、保管、利用四个环节，统筹规划，及时收集，使重点工程项目的档案工作
和项目建设得以同步进行。

（四）加强基础投入。

档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作，也是一项专业技术性
很强的工作，档案是不可再生的的信息，档案管理的好与坏，直接影响到档案的寿命。

因
此．保护档案的安全，防止档案霉变、虫蛀、纸张发黄变脆，是不容忽视的问题。

所以，除应
该有一个与单位规模相匹配的库房，实现库房、阅档、办公三分开外，还应配备一些必要的专
业设施来保证各类档案的完整和安全，提高档案的科学管理水平所必需的物质条件，势必让单
位档案工作开展得更加如鱼得水。

虽然江都的沿江开发还只是处于蹒跚学步的初级阶段，资金
比较紧缺，开发区管委会还是从有限的资金中挤出钱来配备了空调机、除湿机、照相机、摄像机、微机、打印机、扫描仪等设备，改变了传统的手工操作、信息储存量少、检索慢的状况。

特别是利用微机和档案管理系统专用软件，进行辅助立卷、编目、检索、统计、借阅等工作，
从很大程度上提高了效率。

（五）推进规范建设。

重点工程档案记录了建设项目活动的整个过程和结果，一旦事后需
要改建、扩建，档案资料就会成为最有用和最权威的信息资源，因此，加强重点工程档案工作
的规范化建设显得尤为重要。

江都经济开发区管委会对重点工程建设档案采取“不同时期，不
同对待”的方法，对前期文件，从形成单位入手，召集规划、勘察、设计等单位，明确提出相
关规范，一方面杜绝了前期文件的散失，另一方面可以对照中标单位的承诺，协助建设单位实
行对照管理。

在工作过程中和结束后，都有相应的部门和专人跟进，每个部门都配备有经过培
训的兼职档案员，将竣工验收文件及相关图纸文件资料按规定集齐，并按业务规范的要求整理
归档移交给档案室，在单位内部傲到分类、编号、装订的统一，以保证档案的完整性、准确性
和系统性。

另外，做好档案资料的收集、归档、积累贮存是为了更好地开发利用档案信息，反过来会
促进档案管理工作。

重点工程档案的形成是建设工作者劳动智慧的结晶，通过文件材料收集归档，将其转化为档案信息资源，而这些资源又反过来为建设工作者所利用。

对于档案员来说，
如果能将档案信息及时提供给相关业务部门和建设工作者，使他们亲身体验到档案信息的价值，就会促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作。

开发区管委会近几年实施电脑化管理、将档案资料及时输入电脑，随时为各相关部门提供他们所需的各重点工程的资料，对于目前沿
江开发建设如火如荼的关键时刻，这些档案信息无疑为江都市的开发工作提供了很大的帮助。

每当相关部门同志从档案中获得信息时，都体会到档案信息给他们的工作带来了方便，从而更
积极主动地向档案室归档文件材料、保证了工程档案的完整性，促使档案管理更上新台阶。

（作者单位：江苏省江都经济开友区管委会）。