理事会流程
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第三届XX青年商会第五次常务理事会
会议方案
时间:2011年9月 15日
地点:XX酒店
主持:XX韶关青年商会秘书长
参会人员:XX青年商会会长、副会长、秘书长、常务理事、理事
策划方案:
一、会前筹备:
▲确定会议议程:
1、主持人介绍领导和嘉宾;
2、商会秘书长作工作报告;
3、会员增补讨论;
4、商会近期有关活动讨论;
5、商会的年会计划;
6、讨论商会优秀会员的评选方案。
▲会前通知:通知参会人员
1、方式:11月11日(周五)电话通知;11月14日(周一)再次确认到会人数;
2、内容:时间、地点、简介会议议程;
3、统计制作参会人员名单。
▲联系酒店:
1、联系会议室:会议厅(容量、时间、设备、价格)
2、餐饮安排:会议时准备茶点(饮用水、水果);会议结束后午餐安排;▲会议准备材料:
1、商会秘书长工作报告稿;商会年会计划讨论稿;会员增补、商会近期活动以
及商会优秀会员评选方案材料;
2、发放资料:会议日程安排表、铅笔和纸、相关讨论文件等;
3、会议设备:铭牌、电脑、投影仪、激光笔、话筒、音响、录音录像摄影设备;
▲场地布置:
1、会议横幅
2、主席台的安排:按参会人员的商会会内职务高低依次就坐;
3、14日下午对会议室内投影、音响、话筒等现场设备进行调试;15日上午
会前再次调试;
4、开会材料(每人一份)会前至于桌面;
▲支出预算:会议场地租借、餐饮、相关设备及现场布置。
二、会议注意事项:
1、提前到会场调好空调、灯光效果、接好电脑投影、话筒影响等设备;
2、商会副秘书到酒店每口导引参会人员进入会议室;
3、保证会议准时开始(开会10分钟前逐一联系为到场者);
4、控制会议各项议程讨论时间,注意会议气氛;
5、商会副秘书负责会议速记、摄像等。
三、会后午餐:会议讨论结束后在华美达酒店餐厅聚餐,之后结束本次常理会。
四、会后总结:
▲会议照片:如有人需要,抽时间拷给他们,会后邮件发送很不方便
▲收拾:会议物品,避免忙中出错,遗漏东西
▲整理会议记录,总结为会议纪要
▲进行会议总结,分析不足之处,保留不错环节。