水利工程档案管理工作中的问题探讨

水利工程档案管理工作中的问题探讨
引言
水利工程的技术档案内容繁多，包括工程项目立项、项目设计、可行度分析、工程施工、质量检验、监控管理、竣工至验收等诸多过程中所形成的文字、图文、表格、音像文件以及计算数据，并以不同类型载体记录的历史性资料。

这些资料是水利工程日后运行、维护保养等一系列技术工作执行的重要凭据，其他水利工程在进行类似建设的时候也可以作为参考依据。

因此，水利工程的管理者必须做好相关的资料档案管理工作，让其发挥更全面的效能，以为水利事业的发展做出贡献。

1水利工程档案管理存在的问题
1.1档案管理重视不够，责任制没有很好落实。

（1）档案资料不全不实，表格填制不认真。

水利工程中由于存在大量的相同构筑物的建设和检验，在检查中发现施工人员填写的相关表格和监理的验收报告时有编造雷同数据现象，主要是施工人员认为相同构筑物的检测数据相差不大，往往凭经验随意填写，以减少检测工作量如有些报告中随意扩大混凝土养护时间，一些质量问题也没有在验收报告中如实反映。

此外，工程建设过程及项目运行过程中的制表人员不按规定格式或者要求填写表格。

返工情况较为普遍，使得工程资料归档效率下降，有些资料缺少专业人员签字盖章，导致责任不清，没有统一的操作交接程序，档案质量也就失去了坚强的保证。

（2）档案保管有漏洞，致使档案不齐全完整。

由于档案数量庞大、繁杂，人员经手次数较多、交接手续不完善、原始资料丢失等现象较为严重，在某大型水利工程中抽查工程质量时，发现没有原始检测资料，后经多方查找，才发现是施工人员将资料委托他人带回时受托者遗忘在自已宿舍。

1.2档案管理制度不完善
水利工程档案管理在目前还远没有达到标准化、制度化、规范化管理的要求。

档案管理制度不完善，致使应落实到管理过程中的制度成了挂在墙上的一纸空文，许多项目工程办公室制度挂了一墙。

但真正按要求操作的却不多。

许多工程管理人员只重视工程实体管理而忽略档案管理，工程开始时不注重收集档案资料，而到工期收尾时才临时收集，有些遗失的资料就只能凭印象补充。

1.3人员素质不高
档案管理中人是最主要的因素。

领导层、管理层、操作层人员的思想道德水平、管理素质高低都直接影响档案管理水平。

档案管理出现的漏洞往往是因管理人员的责任意识淡薄、对细节把关不严造成的，如质量检测报告出差错，就会造
成重大工程事故。

此外，随着科技高速发展，档案管理人员知识结构不适应形势的发展，不能很好地利用计算机来提高档案管理的工作效率。

也是制约水利工程档案管理的瓶颈。

2对水利档案管理工作的一些建议
2.1明确责任，强化对水利档案的组织领导
（1）应明确档案工作的主管领导。

设立专职档案员，做到档案工作层层有人负责、职责得以落实。

（2）单位主管领导应监督、促进档案人员认真履行职责，确保在工程项目建设中产生的档案资料得以及时收集、归档，确保档案资料的系统性、连续性和完整性，特别是立项、设计、施工中形成的报告、批复、图纸、合同、标书、账册、备忘录、协调文件等文件材料要及时整理、归档。

（3）一线跟班作业的技术人员，应在工程阶段验收之后，及时将记录资料整理移交归档，尤其是施工中的新工艺、新技术的资料，如不及时记录、收集、归档，对工程建设和运行管理将会产生不可弥补的损失。

2.2夯实基础，抓实水利档案工作的软、硬件建设
（1）加大对水利档案管理的设施设备投入和硬件建设，配备必要的铁制柜、灭火器、装订机、灭鼠药等，改善档案保管条件，做好防盗、防火、防鼠、防虫等工作；要加快档案室软件的配备完善，通过购置照相机、录像机、电脑和软件，实现档案存储介质多样化、信息交流网络化，有效改善档案管理环境。

（2）在软硬件建设逐步完善的基础上，要尝试和推动档案管理信息化和现代化。

改变“重藏轻管”的传统档案管理观念，充分调动档案管理人员的主观能动性。

运用信息资源管理理论和先进的电脑网络技术手段，最大程度地开发和利用水利档案资源。

水利档案要体现“可用性”，就必须通过创新和发展，将现代化的科学技术应用于档案管理，提高档案的利用效率和管理质量。

如使用U 盘、可移动硬盘、光盘等存储介质，减少档案保管的空问；利用微缩技术解决图纸保管问题；建立数据库，方便查询和实现数据共享等；积极推行电子档案管理、档案网上查询服务．使水利档案更好地得到保管和利用。

2.3创新方法，运用计算机技术管理水利档案
（1）建立水利档案目录系统。

根据《科学技术档案案卷构成的一般要求》，并结合水利专业特点，分类打印出各类水利档案的总目录和分类子目录，把根据档案目录格式打印出的清单提供给有关领导、业务部门等利用者，以替代原来建账、建卡的重复性手工劳动，使利用者根据手中的清单或计算机中的目录，就可直接进行查询、检索、办理借阅归还手续等。

建立水利档案目录系统，既能迅速地完成目录输入、修改、查询、打印等工作，又能提高水利档案利用率。

（2）建立水利档案计算机储存系统。

水利档案利用频繁，水利建设、工程管理、领导决策、水利科研等都离不开水利档案。

有时为了某个数据，往往要查阅许多资料，甚至有些资料还互有出入，事倍功半，耗费许多时间、精力。

而建立计算机储存系统后，因该系统具有数据输入、审核、转储、查询、统计、打印等功能，操作简便，用时较少，且查全率、查准率高。

（3）建立水利档案数据库系统。

应用计算机将水利档案信息进行分类汇总，建立水利档案数据库系统。

该系统可包括两大子系统：一是水利档案“死”资料数据系统，将灌区和流域及行政区划的水文地质、土壤类别、地下水开采等一些不变资料建立“死”数据库；二是水利档案“活”资料数据库系统．按灌区和流域及行政区划将水文气象、国民经济统计资料、水利工程等一些需要逐年延续的资料建立“活”数据库。

2.4用活档案，发挥水利档案存史资政的积极作用
围绕工程建设的实际，水利档案管理人员应广泛收集资料，尽力提供资料，注意用活档案，让档案从水利工程建设中来、再服务于水利工程建设中去。

如领导、技术人员等查阅档案资料时，档案管理人员不仅应提供其所需的直接材料，还需提供相关的文字、图片、声像等材料及外地优质工程材料。

此外，在严格履行审批手续、切实做好安全保密工作的同时，注意发挥水利档案的服务功能，在服务中收集水利档案，在服务中完善水利档案，努力提高水利档案的管理水平。

2.5加强学习，提升水利档案队伍整体素质
水利档案工作是一项政策性、法律性、连续性、保密性很强的工作。

水利档案队伍在思想观念、知识结构、专业水平、综合素质等方面面临着新的挑战。

因此，水利档案部门必须从传统观念的束缚中解放出来，担当起知识经济时代赋予水利档案工作者的重任。

（1）加强思想政治教育，培养教育档案人员爱岗敬业、吃苦奉献。

逐步提高水利档案队伍的政治素质。

（2）加强业务培训，学习和掌握档案专业知识和计算机信息技术等现代科学知识．改善档案人员的知识结构．造就“一专多能”的高层次、复合型档案人才。

（3）加强作风建设，培养严谨细致、一丝不苟、扎扎实实的工作作风，更好地服务于水利工作。

（4）建立利于人才培养、使用的激励机制，培养档案人员的创新意识和创新能力，对优秀的水利档案工作人员要给予提拔任用，以带动和促进水利档案工作整体上水平。

3总结
档案人员不但要学习档案理论，精通档案业务。

同时，还要真正做好新时期档案管理工作，运用现代化办公手段，实现档案网络化管理。

一是要提高思想素质，提倡爱岗敬业，增强服务意识，具备良好的职业道德和心理素质；二是要提高业务素质，做到依法治档，自觉参加岗位培训；三是要塑造复合型人才，既有档案管理专业能力，又善于计算机应用和网络信息管理。

总之，档案工作者应该解放思想，转变观念，勇于创造，适应档案信息化建设和水利工程档案事业发展的需要。