浅谈新形势下如何做好档案资源整合工作

浅谈新形势下如何做好档案资源整合工
作
摘要：档案资源整合是新形势下国家推行建设绿色低碳、高质量发展企业的
必然要求，即在本区域内，建立一个档案资料中心，将分散在各个部门(单位)的
档案资源进行集中整合，统一管理，最大限度地对社会开放，实现档案资源共享，践行绿色低碳环保要求，提供优质利用服务。

一改过去基层单位将一份归档档案
打印多份，除了本单位归档外，还上报上级不同部门，上级部门再次归档，导致
一份档案多部门重复归档造成资源浪费现状。

本文围绕新疆油田公司近年来开展
的勘探开发类档案资源整合实践与推广工作，浅谈几点经验与体会。

关键字：新形势档案资源整合
前言
2018年，根据新疆油田公司高质量发展战略实施方案，公司档案业务在未来
3年内要全面实现一体化集中管理，即公司所属36家单位的档案部门保管的各类
档案将整合到新疆油田公司勘探开发研究院。

当年12月，新疆油田公司档案中
心开始启动档案资源整合工作，以新疆油田库藏量最多、专业性最强、利用率最
高的油气勘探开发类档案为先导开展整合实践，以成立单位时间较短、库藏量较
少的红山公司为试点，将此类档案的系统数据和纸质实体全部整合到勘探开发研
究院，统一使用公司一个全宗号XJYT.1。

新疆油田采油一厂成立于1960年11月，是新疆石油工业成立最早的采油单位，承担着新疆油田二区、四区、五区、车排子、红浅、红山嘴等6大油田的石油、天然气开采任务，是一个集石油勘探、油气开发、油气集输、稠油热采供汽
为一体的年产原油百万吨的现代化采油厂。

新形势下如何做好档案资源整合工作，笔者结合工作实际浅谈几点工作体会。

一、档案资源整合是新形势下企业高质量发展的必然要求
随着现代企业推行绿色低碳、高质量发展战略逐步深入，区域内传统的档案
管理方式已经不适应新形势管理要求。

过去按单位管理，一份档案报送不同部门
重复归档，不仅造成资源浪费，而且导致单位与单位之间、部门与部门之间、区
域与区域之间缺乏档案资源共享，本行业内部、单位内资源有限、利用有限等原
因已经无法满足现代企业高质量发展的需求。

举例来说，采油一厂是一个具有近2000人、油田开发已达60年的老采油厂，每年都有来自体制内以及2000年前改制单位的职工共计100多人来到采油一厂
档案室，查阅复印上世纪七十至九十年代的工资，以办理退休手续。

对于曾在多
个单位工作过的职工来说，办理退休手续要跑好几家单位，上世纪九十年代机构
改革较为频繁，有的基层员工甚至不清楚自己单位改革后的具体名称，导致查档
难不便于利用。

加之“为民办实事”“最多跑一趟”等现代城市管理理念的推行，倒逼档案业务必须推行档案资源整合，实行集中统一管理。

新疆油田公司资源整合工作是一项“为未来着想”的巨大工程，是未来档案
管理的科学发展新模式，作为新疆油田的一家老采油单位，于2021年上半年全
力配合公司开展勘探开发类档案资料整合工作，为期半年。

二、档案资源整合的工作实践
按照公司档案资源整合工作计划安排，2021年上半年，采油一厂完成勘探开
发类档案整体移交新疆油田公司勘探开发研究院的工作任务。

采油一厂库藏勘探
开发类档案14232卷、183496件卷，为确保我厂档案移交质量，去年以来，采油
一厂实施多项举措。

首先，对借出未归还的档案进行催还，多次催还未归还者列出清单，上报厂
主管领导督查。

对历史丢失档案，则派出专人前往测井公司录井公司等资料产生
单位进行复制补充。

同时，清点库藏实体，核对清查工作量巨大，去年以来全体专职档案员全力
投入此项工作任务中，对18万余件单井档案进行纸质与档案系统数据一一核对，实物清点，补录著录项，纠错整改，修补破旧图纸，为移交勘探开发研究院打下
质量基础。

2021年1月起，采油一厂分作六批将库藏单井档案全部移交研究院，与研究
院库藏相同的单井档案一一比对，整合出一套完整的单井纸质档案和系统数据，
同时将重份档案拉回原单位封存。

整合后的各单位新增单井档案直接上交研究院，各二级单位不再库藏纸质档案。

截止目前，采油一厂已完成9253卷、183496件
库藏历史单井类勘探开发档案的移交工作。

通过档案资源优化整合，实现油气勘探开发类档案跨全宗统一管理，减少过
去勘探开发研究院保管一份，各二级单位保管一份的重复归档和重复保存的资源
耗费现状，逐步实现新疆油田档案资源单套制管理。

三、档案资源整合的存在问题
档案资源整合工作规模宏大，短期内无法完成，而随着新疆油田档案管理
3.0系统网上借阅的推广应用，系统中没有电子文件的档案数据成为制约提供利
用服务质量的重要因素。

在采油一厂档案资源整合过程中，笔者遇到一个很典型的问题，本部门一位
地质科研人员在3.0系统中要借阅克021井地层原油物性分析资料，但档案系统
里没有这个资料的电子文件，这份纸质资料只有一份，且收藏在乌鲁木齐市地球
物理勘探所，采油一厂和研究院所在的克拉玛依地区，都没有这份资料的纸质库藏，她找到笔者说不可能到离克拉玛依400多公里以外的乌鲁木齐去借一份纸质
档案吧？笔者便与乌鲁木齐地物所相关领导沟通，还好地物所领导非常配合，安
排档案员立即扫描，将扫描件挂接到档案系统，让研究人员成功借阅上了电子文件。

但档案系统里单井曲线、图纸档案目前还没有实现数字化，数字化工作任重
道远。

随着勘探开发类地质资料保密升级，纸质档案借阅审批环节更加严格，档案
借阅审批需要主管档案工作的厂领导签字盖章，给科研工作者借阅纸质档案带来
很大的不便，且领导不在无法及时审批无法实现借阅的话，在原油上产的关键时期，非常耽误生产工作。

然而尽量走网上借阅流程，许多历史单井资料由于没有100%实现数字化，无法全部实现网上借阅。

因此，为广大科研工作者提供更优质高效的档案利用服务是一项“为现实服务”的日常不能耽搁且势在必行的工作，如果等到资源整合后再开展的话又是三五年过去了，所以建议在条件许可的情况下同时开展单井档案数字化扫描工作。

四、档案资源整合的对策建议
单井档案是油田油井的“生命”档案，事关每口油井乃至整个油田的勘探、开发、科研与可持续生产。

单井档案生命周期长，数据庞大，利用率高，在生产发展中发挥着重要的作用。

在新疆油田提质增效，压缩一切非生产支出节约成本的形势下，如何一边做好单井档案资源整合一边开展单井档案数字化扫描工作？笔者认为自力更生依靠自己力量，不外包是完全可以实现的，主要有以下两点建议。

一是在二级单位抽调人员，与勘探开发研究院人员一起进行档案资源整合，成立勘探开发类档案数字化扫描工作领导小组，下设纸质拆卷装订组、纸质扫描组、数据挂接组、质量检验组等四个专业组，邀请与我们合作过的北京天则公司技术专家进行培训，边干边学，逐步开展扫描工作。

二是在扫描设备不足的情况下，可以像整合单井档案一样，整合档案设备，如扫描仪，每个二级单位都配有扫描仪，但利用率较低，这样既盘活了设备，又节约了资金，而且靠自身力量逐步开展了扫描工作。

今天的文件，明天的档案；今天的档案，将来的历史。

档案是企业的重要资产，做好“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的档案管理工作是我们每一位档案人最基本的工作职责。

集中统一管理是档案管理工作的基本原则，也是新形势下提升档案工作水平，更好地利用档案资源为社会服务的根本保证。

上下一心，其利断金。

新形势下只要我们团结协作，树立在新形势下有新作为、新担当的责任意识，定能圆满完成在以前认为想完成而又无法完成的工作任务，进一步提升档案管理专业化、系统化水平，实现档案管理工作质效双升，大力提高新疆油田公司档案工作的整体服务水平。