EHS-PD-001 EHS文件控制程序

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1 目的
为使各部门EHS文件格式标准化,特制定此《EHS文件控制程序》。

2 适用范围
JinHaas内部所有环境职业健康安全管理手册(EHSM)、程序文件（PD)、工作指导书（WI）、记录表格（RC）。

3 职责
3.1 EHS部门负责本规定的编制，各职能部门贯彻执行。

3.2 EHS体系文件负责人定期对EHS管理体系文件进行评审，确保工厂运行符合体系文件要求。

3.3 各部门负责相关EHS文件的制订。

手册由管理者代表审核，工厂厂长批准。

程序文件由EHS主管和文件制订部门负责人共同审核后报工厂厂长批准。

3.4 工作说明书由作业部门自行制定，EHS工程师审核，文件制定部门负责人批准。

3.5 记录表格文件的审批与其依附的程序文件或工作指导书相同。

3.6 需要定期回顾，更新的表格，需要在表格左上角标明表格负责人、职位、更新频率、更新日期。

4 程序内容
4.1 管理体系文件的分类
●环境职业健康安全一体化方针、目标。

●环境职业健康安全管理手册——依据标准对公司环境、职业健康安全管理
体系的程序文件及具有可操作性的法规性等程序文件的浓缩和概括，并将
相关记录表格作为文件的附录。

●程序文件——描述完成一项活动所经历的途径，该活动需要跨部门进行。

●工作指导书——根据各职能部门需要编制的详细作业文件，该活动在部门
内部完成。

●记录表格——阐明活动取得的结果或提供完成活动的证据的文件。

4.2 文件编写
4.2.1 文件的名称
4.2.1.1文件的名称由文件英文字符代号，数字序号和中文文件名称三部分组成。

文件英文字符代号规定
a)手册：JRH-EHSM-A
例如：
JRH-EHSM-A b)程序文件：EHS-PD-***
例如：EHS-PD-512 c)工作说明书：
例如：EHS-WI-210
版本号
环境健康安全管理体系手册代号
公司代号 文件序列号：如001，002等 程序文件代号
环境健康安全管理体系代号
d)记录表格：EHS-RC-***
例如：EHS-RC-005
4.2.1.2 文件序列号部门分布 ● 每个部门预留100个文件位。

4.2.1.3 文件的发放流程如下：
➢ 文件负责人起草或修改完成EHS 文件； ➢ 向EHS 工程师申请相应文件序列号； ➢ 发起文件发行或修改的MOC ；
➢ 纸质文件由文件负责人送至相关人员审核批准；
➢ 相应文件负责人将批准后的纸质文件递交至EHS 工程师处备案，同时将相应
电子版文件以邮件形式递交给EHS 工程师，并将MOC 及电子版文件发送给相应人员；
➢ EHS 工程师在确认纸质文件有效性后更新公共盘《EHS 文件清单》并将该电子
版文件更新至相应位置。

文件序列号：如001，002等
记录文件代号
环境健康安全管理体系代号
所有EHS文件有效版本只能在公共盘【P:\EHS\0 EHS Procedures EHS程序文件】目录下获得。

4.2.2文件的版本
a) 版本号用1.0，2.0，3.0 等表示
例如：1.0表示初版，2.0表示第二版。

b) 记录表格的代号标注在表格的左上角
4.2.3 页次表示：为确认文件的完整性及每页文件的顺序，文件需标示总页数及该页页次。

4.2.4 发行日期表示：以年-月-日，公元年表示。

文件更改后，文件发行日期相应调整为更改日期。

例如：2006-03-15 表示公元2006年3月15日。

4.2.5 文件格式
4.2.
5.1 文件编排
文件纸张大小以A4为主。

如有特别需求，可选用A3或B4纸。

每份文件分首页、修改记录页及续页。

文件首页应包含：
1)金泓罗门哈斯化工有限公司厂标
2)公司名称(中、英文皆要列出)
3)文件名称
4)文件编号：依4.2.1编号方式编排
5)版本：依4.2.2版次编订方式编排
6)页次：依4.2.3页次编列方式编排
7)发行日期：依4.2.4发行日期标示方式编排。

8)审核权责
9)版权声明
文件修改记录页包含：
1)*******************公司厂标
2)文件名称
3)文件编号：依4.2.1文件编号方式编排
4)页次：依4.2.3页次编列方式编排
5)修改记录表格
6)版权声明
文件续页应包含：
1)*****************************公司厂标
2)文件名称
3)文件编号：依4.2.1文件编号方式编排
4)页次：依4.2.3页次编列方式编排
5)文件内容
6)版权声明
4.2.
5.2 格式排版
页面设置，上下边距为1，左右边距为1.25；正文用1.5倍行距、小四号宋体(英文用Times New Roman)，页眉字体为13号宋体粗体，页脚字体为10号宋体。

文件应标注页码以利于编辑修改。

正文各部分都应简洁明了。

1 一级标题（小四号宋体粗体），顶格对齐;
1.1 二级标题（小四号宋体）,顶格对齐；
1.1.1 三级标题（小四号宋体）,顶格对齐；
4.3 文件内容书写方式：
4.3.1 本编写标准适用于公司EHS手册,程序及所有工作指导书，对于外来文件沿用原有格式。

4.3.2 手册中有关ISO标准要求的各项条款，按条款顺序编写，并列出下一阶程序文件。

4.3.3 文件内容应包含以下六大要项：
1 目的
2 适用范围
3 职责
4 程序内容
5 相关文件(不需附于本文件中，仅需列出文件名称)
6 记录表格
为维持文件内容编排方式一致性，若某文件的六大要项中有缺时，请仍保留该要项，而于要项后注明。

例：6 相关文件（换行）无
4.3.4 工作指导书内容要符合以下要求
4.3.4.1 工厂的运做需要有清楚的工作指导书，需要有工作指导书的作业和操作举例如下：
1)生产过程
2)非生产过程，如保养、运输、实验和类似过程
3)原材料处理/输送操作
4)设备/机器操作
5)打包设备操作
6)不经常的、非常规的，困难的，实验的或临时的作业或过程
7)废物处理
4.3.4.2 工作指导书必须包括下列主题：
1)正常启动和关闭
2)正常的操作和参数
3)偏差的影响以及避免或纠正偏差所需要的步骤
4)反常的操作，包括关闭和关闭之后的启动
5)安全系统和他们的功能
6)安全和健康危害信息包括：个人防护用品的要求，化学和健康危
害信息，管理和工程控制。

注：化学和健康危害信息必须标注在工作指导书中，并可以快速找
到。

而不是查阅MSDS。

7)正确的取样方法
4.3.4.3 工作指导书必须在操作开始前经厂长或相关部门主管核准，并且必须在操作开始之前可用。

4.3.4.4 工作指导书必须在员工作业位置附近且能立即得到。

4.3.4.5 员工必须接受与其工作相关的工作指导书以及违反正常操作参数会导致的后果的培训。

4.3.4.6 应定期评审工作指导书是否与EHS510标准的要求一致，至少每三年一次。

5 相关文件
5.1 EHS510 WORK AND OPERATING INSTRUCTIONS
5.2 EHS-RC- EHS程序文件及工作指导书格式范本
6 记录表格
无。