第14章Access2000数据库
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• 字段大小； • 必填字段； • 允许空字符串； • “有效性规则”等。
６ 对每一行重复这个过程，完成表的设计。
14.4.2 通过输入数据创建表
• （1）在“数据库对象”视窗中双击“通过输入数据创 建表”图标，得到一个空数据表。
• （2）右击“字段1”，弹出的快捷菜单，在快捷菜单中 执行“重命名列”命令，输入字段名，比如“编号”， 则实现了字段重命名。
• 4．暂时隐藏列
右击要隐藏的列的标题，选择该列。或执行 “格式∣隐藏列”命令。
如果要恢复显示被隐藏的列，可以执行“格 式∣取消隐藏列”命令。
• 5．改变字体
如果有大量需要阅读和编辑的信息，则可以 通过改变文本的外观来提高其可视性，执行“格 式∣字体”命令。
• 6．保存
调整数据表布局后，应执行“文件∣保存”命 令。
• 操作步骤如下：
• （1）打开需要设置的数据库；
• （2）在“数据库”窗口，打开“工具”菜单，选 择“启动”选项，进入“启动”窗口；
• （3）在“启动”窗口，输入应用程序标题，再设 置系统图标，确定自动启动窗体，如图14-93所示；
• （4）在“启动”的窗口，按“确定”按钮，结束 自动启动窗体的设置。
14.5.6 编辑记录 • 1．删除记录
选中要删除的记录，按Delete键。
• 2．复制、剪切记录
选中要复制或剪切的记录，右击选中的区域，弹出 快捷菜单，执行“复制”或“剪切”命令。
• 3．粘贴记录
右击新记录的“记录选择器”，在弹出的快捷菜单 中执行“粘贴”命令 。
14.5.7 修改数据表的布局
• 2.退出Access 2000应用程序 • 在关闭Access 2000应用程序窗口，有多种退
出方法，常用的方法有：
• ·方法一：依次单击“文件∣退出”。 • ·方法二：单击Access 2000应用程序关闭按钮X。
• ·方法三：单击最右上角标题栏图标，点击关闭按 钮，或双击此图关闭。
14.1.2 Access 2000 窗口界面
单击记录左侧的“记录选择器”，整条记录即被选中。
• 2．选定多条记录
单击要选中的一条记录的“记录选择器”，同时按住鼠 标不放，向下拖动，直到覆盖所有要选定的记录，松 开鼠标。
• 3．选定全部记录 快捷的几种方法：
• 单击字段名行（第一行）中的“记录选择器”，整个 表格都会被选中。
• 执行“编辑∣选择所有记录”命令。 • 按组合键Ctrl+A。
14.1 Access 2000用户界面
14.1.1 Access启动和退出
• 1.启动Access 2000应用程序
在Windows XP界面下，启动Access 2000文 字处理系统一般常用有如下三种方法： ·方 法 一 ： 依 次 单 击 “ 开 始 ∣ 所 有 程 序 ∣ Microsoft Access”。 ·方法二：双击桌面上的Access 2000快捷方式图 标。 ·方法三：单击Access 2000文件。此时，自动先 启动Access应用程序，然后打开Access文件。
14.4.1 使用设计器创建表
• 具体的步骤如下：
• １ 在创建好的数据库中单击“对象”下的“表” 图标。
• ２ 双击“使用设计器创建表”，弹出表设计器。 • ３ 在“字段名称”中填写字段名，它将是表的列
名。
• ４ 在“数据类型”下拉列表框中选择一种数据类 型。
５、在对话框下半部分对字段的属性进行设 置，它关系到表中数据的可靠性。比如：
“编辑∣替换”命令。 • （2）在“查找内容”框中输入内容。 • （3）在“替换为”框中输入新内容。 • （4）在“查找范围”框中选择字段。 • （5）在“匹配”框中选择“整个字段”。 • （6）单击“查找下一处”按钮，可以有选择地替换数
据，
• （7）单击“全部替换”按钮，会弹出一条警告信息， 告诉你这个替换操作将不能撤销。
（3）同样的方法，将表的每一列命名。
（4）在表中输入数据，然后执行“文件∣保存”命令或单 击“保存图标”保存
（5）此时，系统会提示你为这张表建立一个主键，单击 “是”按钮即可。
14.4.3 使用向导创建表
• 在“数据库对象”视窗中双击“使用向导创建表”图 标，出现表向导对话框，进行设置。
14.5 表的操作
“删除行”命令。 • （4）要添加一字段，右击要添加处的下一字段，如图14-
41，在快捷菜单中执行“插入行”命令，并为添加的字段 设定字段名和数据类型。
14.6.2 设置表的有效性规则
• （1）打开“表”的设计器。
• （2）右击某字段，在弹出的快捷菜单中执行 “属性”命令。
• （3）单击“有效性规则”文本框右边的按钮，打开 “表达式生成器”对话框，在对话框中，双击选项 ， 并确认
14.7 定位和排序信息
14.7.1 排序数据
• 1．按单个列排序 光标放在该列中的任意位置，然后单击工具
栏中的排序按钮 。 • 2．按多个列排序
多个列排序时，这些列必须是紧靠在一起并 且主排序字段必须在最左侧，如果它们不靠着， 将它们移动到一起，然后再进行排序，排序完毕 后再重新安排它们的位置。
14.9.4 创建报表
报表从表中获取信息，然后将这些信息进行特定的组 织和综合，并打印输出。
• 有三种创建报表的方式：
• 自动创建报表 • 快速创建简易报表 • 利用向导创建报表
14.9.5 修改窗体和报表的结构
•
要修改窗体的结构，首先在数据库窗体中单击
“窗体”类别按钮，右击要修改的窗体图标，在弹出
的快．增加和删除一个绑定的控件 • 2．增加一个非绑定控件 • 3．删除控件 • 4．改变控件的位置和大小
14.9.6 报表的打印
• 1．使用打印预览 • 2．“打印”对话框中的选项
• 使用工具栏中的“打印”按钮，使用“文件∣打 印”命令。
14.9.7 设置自动启动窗体
• Access 2000与以前的版本比较增加了新的功能： • ·数据库对象设计简捷方便； • ·不同版本数据库共享； • ·关闭时，系统自动压缩数据库文件； • ·自动更正数据库对象名称，减少操作； • ·建立Web数据访问页，与网络资源共享 • ·与Office其他应用程序进行数据传递 • ·直接编辑SQL Server端的对象
14.3 打开数据库
14.3.1 打开数据库文件
• 执行“文件∣打开”命令。 • 单击工具栏中的图标。 • 按Ctrl+O组合键。
14.3.2 关闭数据库文件
• 单击文件窗口右上角的关闭图标 • 或者执行“文件∣关闭”命令
14.4 创建数据表
• 使用设计器创建表 • 通过输入数据创建表 • 使用向导创建表
• （2）在新字段中编辑数据，之后不按Tab键。
• （3）按Esc键，可以看到Access撤销了对当前字段（第 二个字段）的修改，这是第一级撤销操作。
• （4）再按一下Esc键，此时Access把所有字段都恢复到 编辑之前的数值，这是第二级撤销操作。
14.5.5 选定表中的记录
• 1．选定一条记录
14.7.2 使用“查找和替换”对话框定位数据
• 查找功能的使用方法如下：
• （1）打开要查找的表格，执行“编辑∣查找”命 令，弹出 “查找和替换”对话框。
• （2）在“查找内容”文本框中输入要查找的内 容；
14.7.3 使用“查找和替换”对话框替换数据
• 方法如下： • （1）打开“表”，将光标放在所需要的字段中，执行
• 1．调整列宽和行高 将鼠标指向该字段名字的右边界，待鼠标
指针变成双箭头，按下鼠标，左右拖动，即可 改变该列的宽度。
• 2．重排列的顺序
为单独移动某列，先单击该列的标题选择 该列，释放鼠标，再按下鼠标左右拖动该字段 的名字，到新位置释放。
• 3．锁定列的位置
在要冻结的列中右击列标题，在列被选中 的同时会弹出快捷菜单，在快捷菜单中执行 “冻结列”命令 。
• ·对记录中的字段进行编辑时，可单击“记录选择 器”上的铅笔图标来保存改动的数据。
14.5.4 撤销操作
• Access2000中文版中有两级撤销操作。第一级是撤销当 前记录中正被编辑字段的修改，第二级是撤销对整条记录 的修改。操作方法如下：
• （1）编辑一条记录中几个字段的数据，按Tab键移到下一 个字段。
14.5.1 表中数据的查看
14.5.2 编辑表中的数据 • 1．添加记录 • 2．编辑记录 • 3．使用键盘在表中移动
14.5.3 保存表中的数据
• 有以下几种方法保存表中的数据：
• ·光标移动到另一条记录时，原记录中的数据即被 保存。
• ·有时会在一个字段中工作很长时间，又不希望用 把光标移出去的方法保存，这时可以用按 Shift+Enter组合键的方法来保存数据。
• （6）在“编辑关系”对话框中单击“新建”，弹出 “新建”对话框。在4个下拉列表框中选择相应的内容， 进行关联，返回“关系”视窗。
14.8 数据查询与统计
14.8.1 在一张表中查找符合条件的记录
在数据库视窗中，单击“对象”栏中的“查 询”图标。
14.8.2 统计查询的建立
• 启动设计器，将“表”添加到查询中，双击
14.9.1 窗体
•
窗体形如一个窗口，其中包含一组控件，这
样的控件有标签、文本框、命令按钮等。
14.9.2 创建窗体 • 创建窗体的常用方法有3种： • 利用窗体向导创建 • 自动创建窗体 • 设计视图中创建。
14.9.3 利用窗体查看和修改数据记录
• 1．浏览记录 • 2．建立新记录 • 3．复制数据 • 4．删除记录 • 5．使用键盘在控件间移动 • 6．修改控件中的信息 • 7．撤销操作
14.7.4 在数据表间设置关系
• （1）为表格创建一个主键，
• （2）关闭所有表窗口，保持数据库窗口打开。
• （3）执行“工具∣关系”命令，或者单击工具栏上的 “关系”按钮，都会弹出 “显示表”对话框。
• （4）单击要关联的表，然后单击“添加”按钮
• （5）双击“关系”视窗内的空白处，弹出“编辑关系” 对话框。
查询的字段，将其添加到下面的表格（QBE表格） 中去。单击工具栏中的按钮，此时的查询设计视 图多出了“总计”一行。
14.8.3 建立多表查询
• 打开查询设计视图，加人“表1”和“表2”。
• 双击两表查询字段，将它们添加到下面的QBE表格中 去，单击“运行”按钮即可查看查询的结果 。
14.9 窗体和报表
标题栏
菜单栏
状态栏
工具栏 工作区
• 1．标题栏 • 2．菜单栏
• “文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“工 具”、“窗口”和“帮助”等七个菜单选项。
• 3．工具栏
• 工作区
14.2 创建数据库
• 三种方法来建立一个数据库： • ·创建一个空数据库， • ·使用数据库向导创建数据库 • ·利用菜单创建一个数据库。
14.6 修改数据表的结构
14.6.1 添加、删除字段和改变字段的数据类型
• 这3种操作的方法如下： • （1）右击要修改的表的图标，在弹出的快捷菜单中执行
“设计视图”命令，打开如图14-17所示的表设计器。 • （2）在表设计器中，可以直接修改字段的名称、数据类
型。 • （3）要删除某一字段，右击该字段，在快捷菜单中执行
６ 对每一行重复这个过程，完成表的设计。
14.4.2 通过输入数据创建表
• （1）在“数据库对象”视窗中双击“通过输入数据创 建表”图标，得到一个空数据表。
• （2）右击“字段1”，弹出的快捷菜单，在快捷菜单中 执行“重命名列”命令，输入字段名，比如“编号”， 则实现了字段重命名。
• 4．暂时隐藏列
右击要隐藏的列的标题，选择该列。或执行 “格式∣隐藏列”命令。
如果要恢复显示被隐藏的列，可以执行“格 式∣取消隐藏列”命令。
• 5．改变字体
如果有大量需要阅读和编辑的信息，则可以 通过改变文本的外观来提高其可视性，执行“格 式∣字体”命令。
• 6．保存
调整数据表布局后，应执行“文件∣保存”命 令。
• 操作步骤如下：
• （1）打开需要设置的数据库；
• （2）在“数据库”窗口，打开“工具”菜单，选 择“启动”选项，进入“启动”窗口；
• （3）在“启动”窗口，输入应用程序标题，再设 置系统图标，确定自动启动窗体，如图14-93所示；
• （4）在“启动”的窗口，按“确定”按钮，结束 自动启动窗体的设置。
14.5.6 编辑记录 • 1．删除记录
选中要删除的记录，按Delete键。
• 2．复制、剪切记录
选中要复制或剪切的记录，右击选中的区域，弹出 快捷菜单，执行“复制”或“剪切”命令。
• 3．粘贴记录
右击新记录的“记录选择器”，在弹出的快捷菜单 中执行“粘贴”命令 。
14.5.7 修改数据表的布局
• 2.退出Access 2000应用程序 • 在关闭Access 2000应用程序窗口，有多种退
出方法，常用的方法有：
• ·方法一：依次单击“文件∣退出”。 • ·方法二：单击Access 2000应用程序关闭按钮X。
• ·方法三：单击最右上角标题栏图标，点击关闭按 钮，或双击此图关闭。
14.1.2 Access 2000 窗口界面
单击记录左侧的“记录选择器”，整条记录即被选中。
• 2．选定多条记录
单击要选中的一条记录的“记录选择器”，同时按住鼠 标不放，向下拖动，直到覆盖所有要选定的记录，松 开鼠标。
• 3．选定全部记录 快捷的几种方法：
• 单击字段名行（第一行）中的“记录选择器”，整个 表格都会被选中。
• 执行“编辑∣选择所有记录”命令。 • 按组合键Ctrl+A。
14.1 Access 2000用户界面
14.1.1 Access启动和退出
• 1.启动Access 2000应用程序
在Windows XP界面下，启动Access 2000文 字处理系统一般常用有如下三种方法： ·方 法 一 ： 依 次 单 击 “ 开 始 ∣ 所 有 程 序 ∣ Microsoft Access”。 ·方法二：双击桌面上的Access 2000快捷方式图 标。 ·方法三：单击Access 2000文件。此时，自动先 启动Access应用程序，然后打开Access文件。
14.4.1 使用设计器创建表
• 具体的步骤如下：
• １ 在创建好的数据库中单击“对象”下的“表” 图标。
• ２ 双击“使用设计器创建表”，弹出表设计器。 • ３ 在“字段名称”中填写字段名，它将是表的列
名。
• ４ 在“数据类型”下拉列表框中选择一种数据类 型。
５、在对话框下半部分对字段的属性进行设 置，它关系到表中数据的可靠性。比如：
“编辑∣替换”命令。 • （2）在“查找内容”框中输入内容。 • （3）在“替换为”框中输入新内容。 • （4）在“查找范围”框中选择字段。 • （5）在“匹配”框中选择“整个字段”。 • （6）单击“查找下一处”按钮，可以有选择地替换数
据，
• （7）单击“全部替换”按钮，会弹出一条警告信息， 告诉你这个替换操作将不能撤销。
（3）同样的方法，将表的每一列命名。
（4）在表中输入数据，然后执行“文件∣保存”命令或单 击“保存图标”保存
（5）此时，系统会提示你为这张表建立一个主键，单击 “是”按钮即可。
14.4.3 使用向导创建表
• 在“数据库对象”视窗中双击“使用向导创建表”图 标，出现表向导对话框，进行设置。
14.5 表的操作
“删除行”命令。 • （4）要添加一字段，右击要添加处的下一字段，如图14-
41，在快捷菜单中执行“插入行”命令，并为添加的字段 设定字段名和数据类型。
14.6.2 设置表的有效性规则
• （1）打开“表”的设计器。
• （2）右击某字段，在弹出的快捷菜单中执行 “属性”命令。
• （3）单击“有效性规则”文本框右边的按钮，打开 “表达式生成器”对话框，在对话框中，双击选项 ， 并确认
14.7 定位和排序信息
14.7.1 排序数据
• 1．按单个列排序 光标放在该列中的任意位置，然后单击工具
栏中的排序按钮 。 • 2．按多个列排序
多个列排序时，这些列必须是紧靠在一起并 且主排序字段必须在最左侧，如果它们不靠着， 将它们移动到一起，然后再进行排序，排序完毕 后再重新安排它们的位置。
14.9.4 创建报表
报表从表中获取信息，然后将这些信息进行特定的组 织和综合，并打印输出。
• 有三种创建报表的方式：
• 自动创建报表 • 快速创建简易报表 • 利用向导创建报表
14.9.5 修改窗体和报表的结构
•
要修改窗体的结构，首先在数据库窗体中单击
“窗体”类别按钮，右击要修改的窗体图标，在弹出
的快．增加和删除一个绑定的控件 • 2．增加一个非绑定控件 • 3．删除控件 • 4．改变控件的位置和大小
14.9.6 报表的打印
• 1．使用打印预览 • 2．“打印”对话框中的选项
• 使用工具栏中的“打印”按钮，使用“文件∣打 印”命令。
14.9.7 设置自动启动窗体
• Access 2000与以前的版本比较增加了新的功能： • ·数据库对象设计简捷方便； • ·不同版本数据库共享； • ·关闭时，系统自动压缩数据库文件； • ·自动更正数据库对象名称，减少操作； • ·建立Web数据访问页，与网络资源共享 • ·与Office其他应用程序进行数据传递 • ·直接编辑SQL Server端的对象
14.3 打开数据库
14.3.1 打开数据库文件
• 执行“文件∣打开”命令。 • 单击工具栏中的图标。 • 按Ctrl+O组合键。
14.3.2 关闭数据库文件
• 单击文件窗口右上角的关闭图标 • 或者执行“文件∣关闭”命令
14.4 创建数据表
• 使用设计器创建表 • 通过输入数据创建表 • 使用向导创建表
• （2）在新字段中编辑数据，之后不按Tab键。
• （3）按Esc键，可以看到Access撤销了对当前字段（第 二个字段）的修改，这是第一级撤销操作。
• （4）再按一下Esc键，此时Access把所有字段都恢复到 编辑之前的数值，这是第二级撤销操作。
14.5.5 选定表中的记录
• 1．选定一条记录
14.7.2 使用“查找和替换”对话框定位数据
• 查找功能的使用方法如下：
• （1）打开要查找的表格，执行“编辑∣查找”命 令，弹出 “查找和替换”对话框。
• （2）在“查找内容”文本框中输入要查找的内 容；
14.7.3 使用“查找和替换”对话框替换数据
• 方法如下： • （1）打开“表”，将光标放在所需要的字段中，执行
• 1．调整列宽和行高 将鼠标指向该字段名字的右边界，待鼠标
指针变成双箭头，按下鼠标，左右拖动，即可 改变该列的宽度。
• 2．重排列的顺序
为单独移动某列，先单击该列的标题选择 该列，释放鼠标，再按下鼠标左右拖动该字段 的名字，到新位置释放。
• 3．锁定列的位置
在要冻结的列中右击列标题，在列被选中 的同时会弹出快捷菜单，在快捷菜单中执行 “冻结列”命令 。
• ·对记录中的字段进行编辑时，可单击“记录选择 器”上的铅笔图标来保存改动的数据。
14.5.4 撤销操作
• Access2000中文版中有两级撤销操作。第一级是撤销当 前记录中正被编辑字段的修改，第二级是撤销对整条记录 的修改。操作方法如下：
• （1）编辑一条记录中几个字段的数据，按Tab键移到下一 个字段。
14.5.1 表中数据的查看
14.5.2 编辑表中的数据 • 1．添加记录 • 2．编辑记录 • 3．使用键盘在表中移动
14.5.3 保存表中的数据
• 有以下几种方法保存表中的数据：
• ·光标移动到另一条记录时，原记录中的数据即被 保存。
• ·有时会在一个字段中工作很长时间，又不希望用 把光标移出去的方法保存，这时可以用按 Shift+Enter组合键的方法来保存数据。
• （6）在“编辑关系”对话框中单击“新建”，弹出 “新建”对话框。在4个下拉列表框中选择相应的内容， 进行关联，返回“关系”视窗。
14.8 数据查询与统计
14.8.1 在一张表中查找符合条件的记录
在数据库视窗中，单击“对象”栏中的“查 询”图标。
14.8.2 统计查询的建立
• 启动设计器，将“表”添加到查询中，双击
14.9.1 窗体
•
窗体形如一个窗口，其中包含一组控件，这
样的控件有标签、文本框、命令按钮等。
14.9.2 创建窗体 • 创建窗体的常用方法有3种： • 利用窗体向导创建 • 自动创建窗体 • 设计视图中创建。
14.9.3 利用窗体查看和修改数据记录
• 1．浏览记录 • 2．建立新记录 • 3．复制数据 • 4．删除记录 • 5．使用键盘在控件间移动 • 6．修改控件中的信息 • 7．撤销操作
14.7.4 在数据表间设置关系
• （1）为表格创建一个主键，
• （2）关闭所有表窗口，保持数据库窗口打开。
• （3）执行“工具∣关系”命令，或者单击工具栏上的 “关系”按钮，都会弹出 “显示表”对话框。
• （4）单击要关联的表，然后单击“添加”按钮
• （5）双击“关系”视窗内的空白处，弹出“编辑关系” 对话框。
查询的字段，将其添加到下面的表格（QBE表格） 中去。单击工具栏中的按钮，此时的查询设计视 图多出了“总计”一行。
14.8.3 建立多表查询
• 打开查询设计视图，加人“表1”和“表2”。
• 双击两表查询字段，将它们添加到下面的QBE表格中 去，单击“运行”按钮即可查看查询的结果 。
14.9 窗体和报表
标题栏
菜单栏
状态栏
工具栏 工作区
• 1．标题栏 • 2．菜单栏
• “文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“工 具”、“窗口”和“帮助”等七个菜单选项。
• 3．工具栏
• 工作区
14.2 创建数据库
• 三种方法来建立一个数据库： • ·创建一个空数据库， • ·使用数据库向导创建数据库 • ·利用菜单创建一个数据库。
14.6 修改数据表的结构
14.6.1 添加、删除字段和改变字段的数据类型
• 这3种操作的方法如下： • （1）右击要修改的表的图标，在弹出的快捷菜单中执行
“设计视图”命令，打开如图14-17所示的表设计器。 • （2）在表设计器中，可以直接修改字段的名称、数据类
型。 • （3）要删除某一字段，右击该字段，在快捷菜单中执行