纸质文件与电子文件的双轨制归档管理

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纸质文件与电子文件的双轨制归档管理■陈茹广东省微生物研究所
摘要：立足新的发展时期，档案菅理工作备受瞩目。

纸质文档与电子文件各具优势，共同存在于档案管理之中，彼此促进、共同进步。

由此可见，纸质文件与电子文件的双轨制管理方式是时代发展的需求。

本文以新阶段档案管理实践为切入点，阐述了档案管理双轨制的含义，分析了其社会价值，并对其实际应用进行了介绍，以期有效发挥双轨制的优势，切实提升档案管理水平，为档案事业的稳定发展提供坚实保障。

关键词：纸质文件；电子文件；双轨制；管理
对于档案管理工作而言，其最终目的是实现档案服务社会的价值，而服务效果与档案管理水平息息相关。

基于此，档案管理要坚持与时俱进，以社会发展与需求为方向。

面对数字化发展趋势，传统单一纸质档案很难适应新时代的要求，以计算机网络为依托的电子档案成为档案管理的重要形式，并对纸质档案产生冲击。

因此，电子档案与数字档案是档案领域发展的趋势，而这一转变极具复杂性与长期性。

为此，纸质档案与电子档案呈现并驾齐驱的状态，双轨制是现代社会发展的必然，成为一定阶段内档案管理工作的重要内容。

档案管理双轨制的含义
双轨制，顾名思义就是纸质文件与电子文件的共存。

档案双轨制需要从三个角度进行分析。

其一，双轨制是在传统档案管理基础上，继续对纸质档案进行管理与研究。

其二，突破传统纸质档案管理体系的束缚，探索全新档案管理方式，保证与时代发展相契合，依托信息科技,构建电子文件管理发展的道路。

其三，在时代的引领下，随着信息技术的不断优化与完善，双轨制会迎来并轨阶段，强化二者的合理融合，实现传统管理精华与现代科技的高效整合，代表了更加先进的档案管理模式，这也是档案管理双轨制的发展趋势。

二、纸质文件与电子文件双轨制归档管理模式的必然性与意义
（一）档案管理双轨制突出档案信息共享性与操作性，提高价值信息获取效率
对于纸质档案与电子档案，其各自拥有不同的特征，文件运行周期以及作用具有差异性，这也是实施纸质文件与电子文件并存双轨制的关键。

电子文件在信息技术的支撑下必然会不断丰富与完善，尤其是具有突出的共享性、庞大的存储规模以及极强的可操作性，这也是其得以推广与应用的根本原因。

基于此，与纸质文档相比，电子文档能够满足快速查询的需求，强化信息数据的高效交互，有利于信息价值的深度挖掘与应用，对提升档案服务水平意义重大，这在根本上满足了新时期整个社会对档案管理的新标准。

立足知识时代，一旦一味发展纸质文档，忽略电子文件管理，很难快速、高效地在海量信息中获取价值信息。

（二）有利于维护原始资料价值，加快档案管理规范化与数字化进程
双轨制的管理模式是发展档案网络化与数字化的根本，要重视档案实体存储过渡为档案信息数字化保管，构建了融实体管理与信息化管理于一体的现代化管理模式。

这种模式有利于档案资源的高效开发，维护原始档案资料价值，推动档案管理向着规范化、数字化与网络化方向发展，为档案价值的发挥创造更加有利的条件。

三、如何加强纸质文件与电子文件双轨制归档管理模式的发展
（-）全面加强基础设施建设，强化基础性保障作用的发挥
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档案管理Archives Management
为了全面提升档案归档管理水平，双轨制的应用成为必然，专门的档案管理机构不可或缺，同时更要注重档案基础设备与设施建设，以便满足双轨制档案管理的实际要求。

具体讲，应合理加大资金投入，结合实际需求，深入了解市场行业，选择性能高、功能强的设备与设施，主要涉及计算机、复印件、扫描仪等多种数字化化加工设备，以便满足档案管理人员电子化文档操作需求。

同时，还涉及一些档案安全维护设施与软件。

要注重全方位对比，以便保证归档设备的先进性，实现档案管理的高效性。

（二）优化馆藏档案资源，加快纸质文档向数字化文档的转换，强化档案管理的高效性
为了促进双轨制档案管理模式的有序推进，馆藏档案优化工作不容忽视。

首先，要对档案资料进行全面而细致的普查，判定档案价值，结合管理规范进行科学分类与整理，有效减少计算机档案管理的重复性工作。

另外，做好不完整档案的修复工作，为工作效率的提升创造条件。

除此之外，要定期对纸质文件进行检查与保护，维护整体安全性，做好备份工作，保证数据信息的完整性。

重新组卷的优势是强化馆藏资源的优化整合，实现科学保管，为信息技术在档案管理中的应用奠定基础。

其次，加快馆藏纸质文档数字化建设，对声像档案进行格式转换，构建数据库，保护档案完整性，切实提升计算机管理档案的效率与水平。

（三）全面提升电子存储功能，强化双轨制档案管理架构的实现
纵观档案管理双轨制的实施，比较突出的问题是电子文件的存储。

电子文件存储主要涉及两个方面的内容，即大规模存储以及长时间保存。

目前，针对这两个问题，主要解决方式为在线、离线以及近线存储，满足长期保管的目的。

具体讲，在线存储强调用户对数据的随时性下载，比较适合于使用频率较高的数据。

离线存储是进行离线备份存储，其使用率相对不高。

近线存储处于两者中间，主要适合于访问量不大、需求几率相对高的信息。

因此，要重视依托科技，有效提高电子储存功能，强化规范化与高效化。

（四）积极构建动态化电子文件体系，强化纸质文档与电子文档的无缝对接
立足新时期，纸质档案与电子文件处于并存状态，二者在融合中发展，在发展中突破，这也是构建档案双轨制的根本出发点。

基于此，要结合时代以及社会需求，以现有纸质档案管理模式为依托，建立更富有动态性的电子文件管理体系，融多接口于一体，强化兼容，形成现代化档案管理共识。

双轨制代表了混合式管理手段，凸显混合化与现代化管理特征，是适应新时期档案管理的新型信息格局。

首先，全兼容的目标既要保证纸质档案与电子文件的-致性，又要关注硬件发展，强化对未来以及历史数据的兼容性防护，保证两种形式的文档都能够长期使用，避免硬件升级带来的数据丢失，而唯-性强调的是两种形式的文件的一致性。

其次，对管理制度进行不断健全与完善，关注软件开发、局域网建设等，对整个流程进行规划，构建统一执行标准与接口，为电子文件的真实性以及与纸质档案的对应性奠定基础。

最后，要依托先进科技，构建纸质与电子文件之间的动态链接，保证二者的真实性与实用性，全面体现双轨制对现代档案管理的价值。

数据库以及网络技术的融入使得两种形式的档案具备快捷的检索与目录，强化归档的无缝链接，保证整个流程的动态性，有力维护电子文件的可靠性，保证与纸质档案的一致性。

立足新的发展阶段，双轨制成为档案管理的主要模式，支持纸质文件与电子档案的共存状态，这也是新时期社会发展的必然要求。

基于此，要结合行业发展实际，准确掌握档案管理双轨制的概念，明确社会价值，构建行之有效的发展策略，最大化地发挥两种档案管理手段的优势，维护档案本身的可靠性，实现管理的高效性，从根本上推动档案管理事业实现可持续发展。

参考文献：
[1]陈彦.“双套制”“双轨制”走向何方[J].机电兵船档案,2018⑵：36-38.
⑵郭莉•“双套制”与“双轨制”对电子档案管理的影响[J].人力资源管理，2017（7）：342-343.
抵良的玄2019.03/59。