外事处工作规范条例
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长春中医药大学
外事处(国际教育学院、港澳台事务办公室)工作规范条例
00 六年十二月
外事处(国际教育学院)工作理念
相互尊重精益求精勤于思考诚信务实团结协作谋求发展善于学习开拓进取
前言 (4)
处长(院长)、畐U处长(畐U院长)职责 (5)
国际交流与合作科工作职责 (5)
外宾接待 (5)
因公出国手续办理 (6)
留学生及港澳台学生入学手续、签证及用印制度 (7)
新生(接机)接站 (7)
档案管理 (7)
宣传及联谊活动 (8)
外籍专家管理 (8)
办公用品采购及维护 (8)
其它 (9)
留学生科职责 (9)
本科留学生教育 (10)
研究生(硕士、博士)教育 (11)
关于授课教师聘任 (11)
关于留学生考试 (11)
插班生管理 (12)
执业医师考试 (12)
任课教师讲课酬金支付 (13)
留学生档案管理 (13)
非学历留学生培养 (14)
留学生证办理 (14)
签证办理 (14)
毕业证书和学位证书 (15)
毕业注册 (15)
留学生活动 (16)
财务办公室工作人员工作规范 (16)
后勤管理科职责 (16)
会议室日常管理工作 (17)
总台人员工作规定 (18)
客房服务员工作规定 (18)
会客制度 (19)
餐厅工作人员条例 (20)
卫生清洁工作规定 (21)
电工工作条例 (21)
水暖维修人员工作条例 (22)
夜勤人员工作职责 (22)
外事处(国际教育学院)工作人员规定 (23)
办公行文 (24)
车辆使用管理 (24)
关于复印、横幅制作 (25)
突发事件应急处理预案 (25)
关于聘任长春中医药大学客座教授的规定 (27)
外事处(国际教育学院)安全工作领导小组 (30)
学校外事处(国际教育学院)是负责全校外事工作的一个职能部门,是学校执行国家外交政策、教育外事政策、处理全校外事工作的一个归口管理部门和办事机构。
同时,负责国外留学生、港澳台学生的教育教学管理和日常生活等事务管理工作。
长春中医药大学外事处(国际教育学院、港澳台事务办公室)工作规范条例涉及到部门工作中经常遇到的事务性工作,是对外事工作人员做好本职工作的要求。
把工作做好,做到实处,收到实效,要求每位工作人员都要以积极的心态,高度的事业心和责任感做好本职工作。
希望全体工作人员为了学校的事业发展献计献策!
处长(院长、主任):主持全面工作,负责外事处(国际教育学院、港澳台事务办公室)的日常行政管理以及与上级主管部门和学校相关部门的沟通协调工作。
副处长(副院长、副主任):分管留学生和港澳台地区学生的管理工作;同时,协助院长做好各方面工作。
办公室(国际交流与合作科)工作职责
主要负责对外交流活动的有关事宜,包括境外来宾的接待安排、国际
学术会议的组织以及对外宣传等具体工作;办理因公出访人员的手续和外国专家、外教聘请及管理工作;负责“引智” 项目的申报及管理工作;负责外籍客座、名誉教授的受理工作;负责留学生及港澳台学生的招生宣传、入学手续、相关档案的整理及其它工作。
外宾接待
第一条认真做好外宾及港澳台客人的接待工作,制定详细的
接待方案。
第二条认真做好外宾及港澳台客人来访的后续工作,包括材料总结、照片洗印、宣传报道、资料归档等各项工作。
第三条接待外宾一般要求正装(陪同观光旅游除外),要积极、热情大方,注意外交礼节。
如遇特殊天气时,准备防寒和雨具等用品。
第四条宴请时,要考虑到客人的生活及饮食习惯,本着“节俭、特色”的原则,合理安排用餐。
第五条活动结束后,要认真检查,避免客人的物品发生遗失现象。
第六条陪同外宾购物时,一般选择大商场,同时要做好外宾安全保护工作,避免物品遗失等事件的发生。
第七条负责赠送外宾礼品的准备和包装。
第八条负责标语或横幅制作及会场布置(必要时,与校办及相关部门协调)。
第九条负责具体落实学校国际学术交流活动的有关事项,如会议邀请、会议联络、迎送接待、车辆安排、食宿安排、会场布置等。
第十条认真做好外事活动记录;合同书、协议书、备忘录等要妥善保管,及时归档;必要时,留复印件备查。
因公出国手续办理
第一条严格执行学校关于因公出国的有关规定。
第二条负责校级领导及其他公派人员出国手续审批、护照申领及签证办理工作。
结束出访任务后,按规定及时做好护照收缴工作。
留学生及港澳台学生入学手续、签证及用印制度
第一条办公室负责留学生入学手续办理工作。
通常情况下,入学申请表办理在材料齐全后的5个工作日内办理完毕。
特殊情
况下,应向申请人及时做出说明。
办理外国留学生来华留学签证申请表(JW202表)时,要求将申请人护照号码、英文名字、出生年月日、原居住国详细地址等相关内容填写清楚。
第二条做好原始资料的记录和存档工作。
及时录入留学生个人信息(保留JW202表复印件)。
入学手续办理完毕后,应及时移交给留学生科,应有移交人和接收人签字。
第三条外事处(国际教育学院、港澳台事务办公室)印章要交由专人负责,并严格执行用印登记制度。
留学生各类证明需要由留学生科科长签字。
其它上报学校文件用印,由外事处长签字。
第四条留学生成绩证明、学习证明、在学证明、办理签证介绍信、健康体检介绍信、奖惩决定上报等应使用“长春中医药大学国际教育学院” 印章;涉及台湾学生的各类证明时,一般应首先考虑使用“长春中医药大学国际教育学院”印章;必要时,根据情况使用“长春中医药大学教务处”印章。
涉及外国专家的各类证明,应使用“长春中医药大学外事处”印章;必要时,使用长春中医药大学印章。
第五条成绩证明单最后要有经办人签字并备份核查。
新生(接机)接站
第一条留学生新生(包括已经办完手续或未办理手续)需要接机、接站时,要根据人数合理安排车辆,做好接机、接站工作;人数较多时,留学生科派人协助。
第二条学生相关手续办理之前,负责学生的联系工作,手续办理后,及时将学生介绍到留学生科。
第三条对需要在留学生公寓住宿的新生,与后勤管理科协调做好安排。
档案管理
第一条负责我校外籍客座教授、名誉教授的档案保存工作,并按学校要求及时将各类档案归档。
同时对外籍客座教授、讲师、名誉教授的聘期要做到适时掌握,以便指导下一步工作。
第二条与外事活动有关的各类档案应按学校要求及时向学校档案室归档,交接时要有双方交接人签字并由主任负责把关。
第三条做好外事交流协议书的保管并及时归档。
宣传及联谊工作
第一条负责对外宣传工作。
如网络宣传(网页更新)、外事活动信息发布等。
并按照学校规定程序上报。
第二条及时向国际友人邮寄新年贺卡。
第三条组织外籍专家参加上级主管部门组织的各类有关活动。
外籍专家管理
第一条外籍专家聘任手续办理。
负责提醒财务部门按时发放专家工资。
第二条按时做好专家证、签证延期,迎送及家属接待。
第三条日常生活管理及节假日慰问;经常与外籍专家进行沟通并协助解决遇到的困难,为专家更好进行教学工作提供保障。
办公用品采购及维护
第一条负责外事处(国际教育学院)办公用品的采购工作;各办公室需要购买纸张,墨盒等耗材及电脑软件时,办公室负责统计并做预算后,经处长审批后方可购买。
第二条手续齐全并做好登记;本着勤俭节约的原则,杜绝浪费。
第三条负责复印机的使用管理、维护、维修工作。
第四条大额物资采购,严格执行学校有关规定。
其它
第一条组织召开外事处人员会议,并做好会议记录。
第二条组织外事处人员集体活动(包括春游、寒暑假活动、元旦、中秋节、五一、^一娱乐活动)。
第三条慰问患病职工或家属(包括对生活有困难的职工进行慰问)。
第四条负责和学校相关部门的联谊活动等具体事宜安排。
留学生科职责
第一条负责留学生及港澳台学生的日常生活和教学管理工作。
具体包括留学生的入学教育(国家相关的政策、法律法规及校纪教育等)、日常安全教育(如交通规则、煤水电使用须知等)并提供必要的联络信息等。
第二条制定留学生教学计划并组织教学。
第三条学籍管理(留学生学籍及毕业生成绩向学校档案管理部门交接时要有双方经手人签字)、学业考核、出示各类证明(对留学生所出示的各类证明及文件要严谨规范,对文件名、正文、字间距、行间距按规定执行)。
第四条根据实际情况,并借鉴兄弟院校留学生管理的经验,适时修订留学生手册。
第五条日常生活管理,包括签证延期、健康检查等;并对留
学生的学习生活给予关心,帮助解决遇到的各种困难。
第六条积极组织留学生参加学校的各类文体活动及上级主管部门组织的活动。
第七条配合其它科室做好相关工作。
如留学生住宿、安全检查及学费收缴等工作。
第八条按照公安管理部门的有关规定,协助留学生(包括港澳台学生)办理外住手续,并做好住所和电话详细登记及做好存档工作。
第九条认真做好师生意见征求工作,包括对教学安排和日常
管理等,并及时进行信息反馈。
第十条要及时了解和掌握国内其它中医院校有关留学生教学管理的动态,借鉴其先进的教学管理经验为我所用,积极探索留学生教学、教学管理的新思维、新路子、新方法。
本科留学生教育
第一条积极探讨本科留学生教学改革,借鉴国内同类中医院
校的教学经验,组织专家论证课程设置的合理性和科学性;加大教学投入,规范教学管理,保持良好的教学秩序。
在完成正常课程安排的同时,要注重语言能力和临床业务能力的培养。
第二条认真做好课间实习、毕业实习安排,并做好临床实习的检查工作。
毕业实习时,由留学生科统一安排,并认真做好实习人数的记录。
实习结束后,按规定向实习单位以校内转帐形式划拨留学生实习经费。
实验课和实习时,要求留学生穿白大衣。
第三条认真做好教学检查和听课记录,对于教学过程中存在
的突出问题及时提出整改意见。
研究生(硕士、博士)教育
第一条具体管理办法参照《长春中医药大学研究生管理手册》,同时,兼顾留学生的特点,重点加强专业知识的培养。
第二条开学初,认真做好研究生新生教学计划说明工作。
同时,做好阶段考核工作,并有详细记录。
并向学生及时通报考核情况。
第三条研究生导师待遇和毕业论文经费参照学校研究生院标准执行,划拨前要到财务室核查留学生的学费上缴情况。
第四条认真做好毕业论文的排版印刷工作。
印刷格式参照学校研究生院毕业论文格式(标明国籍)。
关于授课教师聘任
第一条留学生科负责及时下发盖有国际教育学院印章的教学任务书,并送达各相关教学管理部门;下发任务书时间同步或提前于教务处。
短期留学生任课教师聘任可根据实际情况灵活掌握,在不影响任课教师正常工作的情况下可直接与教师联系授课事宜。
必要时,应和教师主管部门联系。
第二条教师聘书返回后要妥善保存,中途任课教师变化应有详细记录,便于教师晋级工作量的考证。
第三条任务书要有教研室主任和各院系部领导签字并加盖国际教育学
院公章。
关于留学生考试
第一条留学生单科成绩记录办法:考试课:期中考试15% 期末80% 平时出勤5% 考查课:平时出勤20%课堂考核80% 第二条留学生期末各科考试成绩应在每学期开学后一周内向本人公布。
第三条每年五月份,组织留学生毕业考试,具体办法见留学生手册。
第三条留学生考试卷一律按标准格式打印。
印刷或复印前,要对打印稿进行认真审核,杜绝试卷错别字、漏字、漏题等现象;装订时谨防漏页、倒页现象发生;考试后,考试卷要按学校规定完整保存。
第五条对个别留学生对考试成绩产生疑问时,留学生科应在开学后一周内协助留学生察阅试卷。
第六条按照学校规定,试卷命题、评阅及成绩记录。
第八条对于缺考留学生要认真做好记录。
插班生管理
第一条负责办理插班生的手续,并经常和插班生取得联系,了解插班生学习和生活情况,并给予必要协助。
第二条可根据实际情况对插班生进行毕业补考及毕业考试。
第三条插班生要参加学校应届毕业留学生毕业注册并参加留学生毕业
典礼暨学位授予仪式。
第四条按学校规定向插班生管理部门支付插班生管理费用。
执业医师考试
第一条凡我校本科以上(含本科学历)毕业留学生均有资格参加次年中医执业医师资格考试。
第二条负责报考的有关事宜。
第三条认真做好执业医师考试辅导安排工作,辅导总学时不
超过420学时,于每年10月到次年7月末进行。
临床考试前应进行考前辅导,一般安排10学时左右。
准考证应于考前3天发放。
第四条负责参加考试人员辅导费的催缴工作。
辅导费应在临
床考试前一个月内缴纳完毕。
本科毕业生临床考试通过后二周内,
理论考试费用应全部缴纳,研究生只交纳辅导费。
任课教师讲课酬金支付
第一条具体执行学校文件(长中校发2006年第1号)。
短期班任课教师授课酬金,根据授课内容和具体情况,由留学生科提出计划报请领导审批后执行。
第二条国际教育学院在开学后一个月内统计授课教师工作量,授课教师到所在教学院系部领取。
第三条由国际教育学院发放的讲课酬金,要由本人签字,如需代领,必须经本人同意,并有代领人签字。
留学生档案管理
第一条档案管理工作是留学生教学管理的重要环节,应该予以高度重视。
第二条档案管理由专人负责,确保每位留学生从入学到毕业
(或结业)档案完整,填写规范(用钢笔或黑色碳素笔),填写涂改时需加盖本人印章。
必要项目填写不能有遗漏。
第三条档案管理要装入专柜上锁。
要清晰标明档案的种类及卷宗名
称,便于及时核查。
第四条留学生档案收录内容包括:外国留学生来华留学签证申请表(JW202)复印件或原件、奖惩记录(要求有奖惩决定复印件)、学籍卡(原居住国详细地址、电话等联系方式、家庭成员、在学时护照号、出生年月等;要求有原始成绩单,原始成绩单要求有教师签字、思想评定、出勤考核记录)等。
第五条留学生试卷保存工作要严格按照学校教务处要求进行。
不需要保存的试卷要进行统一集中销毁,严禁以废品形式出售。
非学历留学生培养
第一条认真做好非学历留学生学习档案,包括照片、学习内容、学习时间、国外永驻联系电话、传真、电子邮件等。
待学习完毕后,及时归档,交学校档案室保存。
第二条制定详细教学计划,安排教师授课。
第三条研修期满,发放研修或结业证书。
第四条负责迎送接待工作。
学生证办理
留学生学生证的办理应遵循以下原则:
第一条确认留学生至少缴纳一学期学费方可办理注册。
第二条留学生新生学生证办理要在各类手续齐全(包括学费)后办理。
第三条留学生证遗失补发应参照学校大学生学生证管理办法执行。
考虑到留学生放假回国的特殊情况,可在放假前二周集中补办,逾期不再办理,并按规定收取工本费。
第四条台湾籍学生学生证的办理参照学校在校大学生学生证办理办法执行。
签证办理
第一条留学生科要有专人负责办理留学生各类签证(如签证变更、签证延期、往返签证等)。
第二条协助身体行动不变或肢体有障碍的留学生办理签证时,索要发票并及时向留学生结清相关费用。
第三条由专人负责对留学生的签证延期加以提示,避免签证延期延误。
第四条协助台港澳学生办理在我校学习的各类证件(如台胞证延期等)。
毕业证书和学位证书
第一条留学生科要认真做好应届毕业生毕业证和学位证的申领工作。
毕业证应在每年的3月10日前向上级教育行政主管部门(吉林省教育厅外事处)申报。
学位证书应于每年的9月份开
学后(或更早时间)和学校教务处(申报学士学位证书)、研究生学院(申报博士学位证书和硕士学位证书)主动取得联系。
经办人对申报数目和申报时间等要有详细记录。
第二条留学生毕业证书和学位证书(包括英文本)的填写要规范,毕业证书编号和学位证书编号要根据国家教育部关于留学生毕业证书和学位证书编号的规定。
填写内容要与本人核对无误后,方可填写(用打印机打印)。
第三条毕业证书和学位证书发放办法参照学校相关规定执行。
第四条经过上级主管部门批准转学至我校学习的留学生和港澳台学生,需提前做好毕业证书和学位证书的申领工作。
毕业注册
第一条专人负责留学生毕业注册,应到指定地点办理注册并做好登
记。
第二条留学生科应于每年的12月中旬办理次年毕业生毕业注册。
并将具体注册时间向全体毕业生提前3个月予以公布。
因故未能参加注册的毕业生,后果自负。
留学生活动
第一条包括毕业典礼、中秋节、圣诞节暨新年招待会、全省留学生足球赛、电视台外国人文艺演出、学校组织的文体活动等。
第二条留学生科要积极组织和筹办各项活动。
第三条对积极参加大型活动的留学生,留学生部老师应认真
做好档案记录,在评选优秀留学生时予以考虑。
三、财务办公室
第一条协助学校做好留学生学费收缴等相关财务管理工作。
严格执行财务制度,并及时向处长通报财务收支情况。
第二条对各类借款予以提示清欠。
第三条学生科沟通学费上缴情况,并提供欠费学生名单。
第四条餐厅往来帐目统计和成本核算清楚,定期查出入库。
第五条及时发放临时工作人员工资。
如因故未能及时发放,应委托后勤管理科向临时工作人员说明原因。
四、后勤管理科职责
第一条做好后勤服务工作。
包括留学生公寓、教室、客房、餐厅、
大楼维修以及安全保卫等工作。
第二条负责客房服务人员、保洁人员、餐厅工作人员的聘任工作。
第三条电视、音响、空调、监控设备、排风扇、应急灯、照明等设施经常进行检修,确保工作正常。
负责楼内各科室及客房、留学生宿舍电脑网络及电话安装调试工作。
第四条对大楼内设施进行经常检查,及时发现漏洞,杜绝火险、盗险等不安全隐患。
发现问题,需要学校解决时,及时打报告,消除隐患。
第五条放假前,发出检查通知,必要时,要与学校保卫处联系共同进行安全大检查。
第六条建立楼内(包括客房)应急处理预案。
对停电、停水、火险、盗险等突发事件进行集中演练,锻炼工作人员处理突发事件的能力。
第七条力口强临时工作人员的管理,做好节假日的慰问工作,对临时工作人员的生活给予关心。
第八条负责楼内煤、水、电等日常支出的转账、结帐工作,并认真做好审核工作。
第九条负责节假日一楼大厅及楼前彩灯、彩旗的装饰工作。
第十条负责统筹外事处报刊订阅及管理工作。
会议室日常管理工作
第一条负责会议室的使用管理。
要有专职人员认真做好使用记录。
每季度对会议室的使用情况进行统计并及时结帐。
第二条行政科要对会议室空调、座椅、沙发、茶几、音响等及时进行日常保养和维护,确保正常使用
第三条会议室管理人员要做好卫生清扫工作:如对窗帘、椅套等进行定期清洗,对地面进行定期除尘、除污以及会议室茶具的除污、清洗和消毒等工作。
第四条行政科负责会议室的防寒工作;要对会议室窗户进行
认真检查;损毁灯具进行及时更换;要认真做好会议室防火防盗工作,杜绝隐患。
第五条重要会议(国际教育学院为主办方或主要参与方)时,要准备茶水、果盘、消毒巾、纸巾等。
必要时,要准备好会议桌牌。
第六条会议室布置力求朴素典雅,注意整洁,禁止摆放杂物和个人物品。
总台工作人员规定
第一条对待客人热情有礼貌,认真做好客人入住身份登记及结帐等手续。
第二条服务台工作人员应将所收缴的费用及时上缴到二楼财务室。
第三条按时上岗,工作时间因故暂时离岗,应请其他工作人员代岗,不可空岗,缺岗。
第五条实行陌生人员登记制度。
外来办事人员来访时,服务台工作人员应主动和外事处二楼被访工作人员取得联系。
及时提醒来访人员按时离开宿舍。
第五条工作人员要着工作装上岗。
第六条认真保管好留学生及楼内常住人员的往来信件、邮件,并及时通知领受人。
客房服务员工作规定
第一条着装上岗,按规定认真做好客房卫生清洁及其它消耗品的更换工作。
第二条认真做好客人退房物品检查工作。
第三条做好防火、防盗安全检察工作,发现隐患及时上报。
第四条对房间的空调、电视、风扇等电器及下水管道进行检查,发现问题及时报告修理。
第五条认真做好上下班交接工作,交班时下班人员必须向接班人员详细介绍入住情况。
工作时间有事请假应和主管领导请假;
禁止工作时间擅自离岗。
第六条禁止和留学生做买卖交易。
对于留学生搬迁退房所遗留的生活用品,客房服务人员不能擅自处理,需报主管领导处理。
第七条要定期打印楼内客房用电单据,对用电量过高或超标
的房间予以提示纠正,并按规定征收超额电费。
第八条认真做好入住客人的服务工作。
如打热水、室内卫生、按规定更换床单被罩及其它消耗品的更换工作。
第九条做好外籍教师室内卫生工作(包括床单被罩的更换工作)。
第十条认真做好客房内水杯、浴盆、洗脸池、坐便等器具的卫生清洁工作。
第十一条客房值班服务员在领取客房备品时,严格执行出入
库制度,认真做好登记,有经手人和领取人签字。
第十二条要认真检查监控器的工作情况,确保正常监控。
各楼层出入口灯光照明度要达标,确保监控录像清晰。
会客制度
第一条楼内住宿留学生或住宿人员的客人来访,要认真做好来访登记。
来访人员要出示能够证明其身份的有效证件,并做好姓名、单位(或住址)、身份证号登记,并写明会见人,对拒绝登记的人员,服务台值班人员有权拒绝其进入楼内。
一楼服务人员要和受访人进行电话确认,否则禁止来访。
第二条一楼服务台工作人员应在规定时间内提示来访人员按时离开留学生公寓,严禁留宿。
对拒不离开人员,可通知值班老师,直至通知学校保卫处处理。
第三条留学生教室不是会客场所,禁止在教室会见来访客人。