商务交往中的电话礼仪和技巧商务礼仪

商务交往中的电话礼仪和技巧商务礼仪
1、其次次铃声响完是最正确的接听时机。

太快或太慢接听电话都是不合适的。

假如第一声响起后立即拿起话筒，对方会没有思想预备。

就像你盼望和某个人讲话，假如他猛然冲到你的面前，你也会吓一跳的；假如在第三声响后接听，对方已经有等待的感觉了。

所以在其次次铃声响过以后拿起话筒是最合适的。

假如你在第四声后才接听，应当有抱歉的话语，如“您好！让您久等了”。

2、接听电话的动作。

第一声电话铃声响起，可以把左手放在电话上，预备用左手拿话筒，右手进行电话记录〔左手写字倾向的人恰好相反，用右手预备拿起话筒〕。

3、接听的第一句话。

通常拿起话筒，我们许多人习惯性的第一句话是“喂”。

严格来讲，“喂”是试话筒的声音。

当接听电话是工作的一部分时，应当表达精炼、沉着的职业感觉，所以“喂”这句开场白是必需去掉的。

取而代之的应当是问候语。

依据公司要求，在问候语之后，可以报出公司和部门名称以及你个人的姓名。

4、电话记录的内容：5个“W”，1个“H”。

5个“W”是指when 、who〔whose〕、what 、where、why，1个“H”是指how。

详细来讲，电话记录应当包括来电时间、来电人、来电事由、哪里打来电话、为什么来电话，怎样处理等。

在进行电话记录时对数字、对方说的某个时间、电子邮件地址等信息应当重复一遍赐予确认。

5、电话中的称谓：询问对方的姓名时应当说：“请问您贵姓？”，不能直接问“你叫什么名字？”。

假如对方告知你他的姓名，
应当对姓名中的每一个字进行确认。

众所周知，姓名就是一个人的代表符号，对姓名的重视可以示意对他的敬重，同时可以避开产生“音同字不同”的错误。

即便知道了对方的全名，在随后的称谓中也不要直呼其名，尽量使用“姓+职务”的称呼方式，或者说××先生、××女士。

6、措辞。

电话交谈应当语言简洁、措辞高雅，避开俚语或者不礼貌的语言。

7、声音的把握。

有讨论显示，当你与别人沟通时，你说话的内容对别人的影响占20%，而你的声音对别人的感染力占到80%。

因此，声音的作用不行小觑。

在电话里应当保持语调主动、明朗；合适的.语速可以掌握沟通的节奏，假如对方语速过快，你可以比他稍慢一点，反之，假如对方说话很慢，你可以比他稍快一点，两种状况都保持差距不太大。

假如两个人说话节奏相差很大，双方都会感觉到不和谐，会影响双方的开心沟通；总之，声音的把握能够经营电话沟通的感觉，传递你主动、冷静的工作风格。

8、微笑的魅力。

不要以为电话另一端的人看不见你，就不必在意自己的表情。

其实人的心情、看法、声音、表情、动作等外在与内在的状态是整体统一的。

不要试图让自己板着脸孔却说出动听悦耳的语言，即便那样，你的声音也是干涩的，毫无感染力可言。

微笑不只是表情，而是一种美妙的感觉，在电话里看不到但是感觉的到！
9、你的心情和身体姿势。

假如你趴在办公桌上接电话，声音会显得闷而不畅，会给对方造成困惑；假如你一边焦虑其他的事情一
边打电话，对方能够听出你有些急迫。

因此，把握心情、保持良好的身体姿势是很有必要的。

10、正确处理接电话过程中的各种状况。

假如对方要找的人不在，应当说“他〔她〕恰好不在”，或者说“公务外出”，不要透露同事的去向。

若有留言需转告，应当记录下来，以免遗忘交给同事，或者由于事情太多而弄错电话内容。

假如电话需要转接，应当说“好的，请稍等。

”若分机无人接听转回总机，应当用第一次接电话的方式接听。

假如电话中噪音比较大，听不清对方说话，应当直截了当的告知对方“对不起，我听不清您讲话，请您再拨一遍。

”有时办公室内恰好有客人在，电话铃声响起时，应当对客人礼貌的说明“对不起，我接个电话。

”对自己没有准时接到的电话，应当在二十四小时以内赐予回复，假如有特别的状况没能准时回复，肯定要向对方做一个简洁的解释。

商务交往中的电话礼仪禁忌
在商务交往中，不允许接电话时以“喂，喂”或者“你找谁呀”作为“见面礼”。

特殊是不允许一张嘴就毫不客气地查一查对方的“户口”，一个劲儿地问人家“你找谁”，“你是谁”，或者“有什么事儿呀？”
万一对方拨错了电话或电话串了线，也要保持风度。

切勿发脾气“耍看法”。

确认对方拨错了电话，应先自报一下“家门”，然后再告之电话拨错了。

对方假如道了歉，不要忘了以“没关系”去应对，而不要教训人家“下次长好眼睛”、“瞧认真些”。

假如有可能，不防问一问对方，是否需要关心他查一下正确的电话号码。

真的这样做了，不是“吃饱了撑的”，而是借机宣扬了本单位的以礼待人的良好形象。

在通话途中，不要对着话筒打哈欠，或是吃东西。

也不要同时与其他人闲聊。

不要让对方由此来感到在受话人的心中无足轻重。

结束通话时，应仔细地道别。

而且要恭候对方先放下电话，不宜“越位”抢先。

在接电话时，再次要留意赐予对方以同等的待遇。

坚持不分对象地一视同仁。

极其个别的人，长着一对挑肥拣瘦的“势利眼”。

即使是接电话地，也极为庸俗地“因人而宜”、“对象化”的倾向非常明显。

他们在接电话时，一开头总是“拿架子”，“打官腔”。

先是爱搭不理地问上几句“谁呀”、“什么事呀”，然后能推的事情就推，能踢的皮球就踢，“事不关己，高高挂起”。

不过他们的“天气”也不总是永久这般“阴沉”，一旦听出来对方是上司、是家人、是伴侣，或是自己正在求助的人，马上就会“雨过天晴云散尽”，低声下气，细语柔声，卑躬屈膝，有求必应，不怕旁人说自己是一副奴才腔。

这种不能公平待人的做法，既简单得罪人，也会让旁人看不起。

在接待外来的电话时，理当一律赐予同等的待遇，不卑不亢。

这种公正的看法，简单为自己赢得伴侣。

在通话时，接电话在的一方不宜抢先提出中止通话的要求。

万一自己正在开会、会客，不宜长谈，或另有其他电话挂出来，需要中
止通话时，应说明缘由，并告之对方：“一有空闲，我立刻挂电话给您。

”免得让对方觉得我方厚此薄彼。

遇上不识相的人打起电话没个完，非得让其“适可而止”不行的话，说得应当委婉、含蓄，不要让对方尴尬。

比方，不宜说：“你说完了没有？我还有别的事情呢，”而应当讲：“好吧，我不再占用您的珍贵时间了”，“真不盼望就此道别，不过以后真的盼望再有机会与您联络”。